Checklist para organizar un festival de cortometrajes

Un festival de cortometrajes necesita más que una buena selección de películas. Hay que cerrar fechas, derechos y sala con tiempo, y después controlar archivos, proyección, acreditaciones y atención al público. Esta checklist reúne 75 tareas y 88 elementos para avanzar en el orden adecuado. Incluye también los detalles que suelen quedar para el último día, como las copias de seguridad, el ensayo técnico, la señalización y las preferencias alimentarias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario del festival
2 personas
Preparar el programa y los bloques de película
2 personas
Confirmar cineastas y derechos
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Reservar el equipo de proyección
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar promoción en redes sociales
Publicar el programa en línea
Recopilar archivos de vídeo
2 personas
Comprobar técnicamente los archivos de vídeo
2 personas
Hacer copias de seguridad
Preparar el guion y el horario
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Realizar el pedido de catering
Hacer tarjetas identificativas y acreditaciones
2 personas
Maquetar los programas
Diseñar la señalización
Escribir presentaciones y anuncios
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar los archivos de película en la estación de reproducción
2 personas
Realizar la prueba técnica
3 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar prueba técnica final
3 personas

Evento

Preparar el equipo de recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Recibir a los cineastas
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Reproducir el primer bloque de película
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reproducir el segundo bloque de película
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Reproducir el tercer bloque de películas
2 personas
Coordinar la deliberación del jurado
3 personas
Recoger la opinión del público
2 personas
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Fotografiar a los ganadores
Reproducir la película de cierre
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger los objetos olvidados
2 personas
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo de proyección
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar de forma segura los archivos de vídeo
Publicar las fotos y los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Procesar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesa del jurado
Taburetescant. 6

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Portátil de reserva
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Disco duro externo
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 6
Cinta gaffercant. 4
Puntero láser

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Jarras de servircant. 6
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Claquetas de cinecant. 3
Pósters de películascant. 12
Photowall
Alfombra roja
Mantelescant. 8
Portanombrescant. 12
Premioscant. 3
Arreglos floralescant. 4
Carteles direccionalescant. 10
Bridascant. 50

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Registro

Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Listas de registrocant. 10
Boletascant. 150
Urnascant. 2
Programascant. 150
Pulserascant. 150
Sobrescant. 30

Oficina

Impresora
Papel para impresoracant. 2
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Grapadorascant. 2
Grapascant. 4
Barras de pegamentocant. 6
Portapapelescant. 6
Relojes de tiempocant. 3

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Señales de advertenciacant. 6
Linternascant. 4
Herramientas básicascant. 2
Fusibles de repuestocant. 10

Consejos

Cierra la programación y los derechos antes de publicarla: deja al menos 3 semanas para recopilar los archivos de vídeo y resolver formatos o permisos pendientes.
Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba cada cortometraje en el portátil principal, prepara un portátil de reserva y guarda copias en una memoria USB y un disco duro externo.
Distribuye la sala antes de alquilar o mover el equipo: cuenta las sillas, reserva espacio para la mesa de registro y el jurado, y deja los cables protegidos con canaletas y cinta gaffer.
Asigna turnos concretos a los voluntarios, incluyendo registro, sala y apoyo técnico. Entrega las acreditaciones y el horario antes de la apertura para evitar que una sola persona tenga que resolverlo todo.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el catering varios días antes. Enfría las bebidas con antelación y calcula vasos, tazas, platos y platos de postre según el número final de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cortometrajes?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y sala, confirmar cineastas y derechos, abrir inscripciones, promocionar el programa y resolver problemas técnicos sin prisas.
¿Cuándo hay que comprobar los archivos de vídeo?: Haz una primera comprobación en cuanto recibas cada archivo y una prueba final entre 24 y 48 horas antes del festival. Reproduce todos los cortometrajes en el equipo que utilizarás y conserva dos copias de seguridad.
¿Qué equipo hace falta para proyectar cortometrajes?: Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil principal, un portátil de reserva, cables HDMI, adaptadores, altavoces y micrófonos. Añade regletas, alargadores y canaletas para que el montaje sea seguro.
¿Cuándo se prepara el catering de un festival de cine?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y realiza el pedido varios días antes. Compra y enfría las bebidas el día anterior, cuando ya tengas una cifra bastante estable de asistentes.

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