Kortfilmfestival organiseren: checklist en planning
Een kortfilmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films selecteren. Je regelt tegelijk programma, vertoningsrechten, techniek, publieksontvangst en een team dat tijdens elk filmblok weet wat het doet. Begin met datum, locatie en programmaopzet en werk daarna toe naar een technische proef. Controleer filmbestanden uiterlijk enkele dagen vooraf en bewaar ze op meerdere plekken. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van aanmeldingen en programmaboekjes tot badges, catering en koele dranken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum en tijden vastleggen
2 personen
Programma en filmblokken samenstellen
2 personen
Filmmakers en rechten bevestigen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Projectieapparatuur reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
Programma online publiceren
Filmbestanden verzamelen
2 personen
Filmbestanden technisch controleren
2 personen
Reservekopieën maken
Draaiboek en tijdschema maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Naamkaartjes en badges maken
2 personen
Programmaboekjes opmaken
Bewegwijzering ontwerpen
Presentaties en aankondigingen schrijven
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Technische proef plannen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Filmbestanden op afspeelstation zetten
2 personen
Technische proef uitvoeren
3 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Licht instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
3 personen
Event
Ontvangstteam klaarzetten
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Filmmakers ontvangen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Eerste filmblok afspelen
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede filmblok afspelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Derde filmblok afspelen
2 personen
Juryberaad begeleiden
3 personen
Publieksstemming verzamelen
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Winnaars fotograferen
Afsluitende film afspelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Projectieapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Filmbestanden veilig archiveren
Foto's en uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Facturen en bonnetjes verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 110
- Cocktailtafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Jurytafel
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Projectoraantal 2
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- Reserve laptop
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- USB-sticksaantal 4
- Externe harde schijf
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Laserpointer
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerlampenaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Tangenaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Filmklapbordenaantal 3
- Filmpostersaantal 12
- Fotowand
- Rode loper
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 12
- Prijzenaantal 3
- Bloemstukkenaantal 4
- Pijlbordenaantal 10
- Kabelbindersaantal 50
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Registratie
- Naamstickersaantal 150
- Balpennenaantal 20
- Klembordenaantal 4
- Registratielijstenaantal 10
- Stembiljettenaantal 150
- Stemdozenaantal 2
- Programmaboekjesaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Enveloppenaantal 30
Kantoor
- Printer
- Printerpapieraantal 2
- Permanentmarkersaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Nietmachinesaantal 2
- Nietjesaantal 4
- Lijmstiftenaantal 6
- Clipboardsaantal 6
- Tijdklokkenaantal 3
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 8
- Waarschuwingsbordenaantal 6
- Zaklampenaantal 4
- Basisgereedschapaantal 2
- Reservezekeringenaantal 10
Tips
- Plan de technische proef niet op de festivaldag. Test projector, scherm, laptop, reserve-laptop, HDMI-kabels, adapters, geluidsinstallatie en microfoons minstens 3 tot 7 dagen vooraf met de echte filmbestanden.
- Verzamel filmbestanden niet alleen via één laptop. Bewaar elke film op een externe harde schijf én minstens één USB-stick en controleer beeld, geluid, ondertitels en speelduur voordat het programma online komt.
- Maak het vrijwilligersrooster per taak en tijdsblok. Plan aparte mensen voor registratie, zaalbegeleiding, techniek en presentaties, zodat een probleem bij de projector niet meteen de ontvangst stillegt.
- Sluit aanmeldingen enkele dagen voor het festival af als je met vaste zitplaatsen, badges, catering of dieetwensen werkt. Gebruik de definitieve aantallen voor naamkaartjes, programmaboekjes, glazen, kopjes en borden.
- Loop de locatie aan het einde van de opbouw volledig na: registratietafel, bewegwijzering, kabelgoten, stekkerdozen, verlengkabels, gaffer tape en verlichting. Leg reservebatterijen en adapters op één herkenbare plek bij de techniek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kortfilmfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en uitnodigingen. Plan de technische proef en verzamel alle definitieve filmbestanden uiterlijk 3 tot 7 dagen voor de vertoning.
- Wanneer moet ik de films voor een kortfilmfestival aanleveren?
- Vraag de definitieve bestanden minimaal 1 tot 2 weken vooraf op. Zo houd je nog tijd over voor een technische controle, het maken van reservekopieën en het oplossen van problemen met beeld, geluid of ondertitels.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kortfilmfestival?
- Reken voor een klein festival op minstens 1 coördinator, 1 technisch verantwoordelijke, 2 mensen voor ontvangst en 1 zaalbegeleider per filmzaal. Bij meerdere zalen of overlappende blokken heb je per extra zaal een eigen technisch aanspreekpunt en zaalbegeleider nodig.
- Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?
- Vraag dieetwensen uit zodra de aanmeldingen openen en plaats de cateringbestelling uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Bestel daarna op basis van het definitieve aantal bezoekers en plan dranken koelen en boodschappen doen in de laatste 24 uur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!