Bildungsmesse organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Bildungsmesse steht und fällt mit vielen kleinen Abstimmungen: Schulen müssen rechtzeitig zugesagt haben, Aussteller brauchen klare Informationen und Präsentationen müssen vor dem Einlass funktionieren. Plane Anmeldung, Programm, Catering und Drucksachen nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Aufbau mit Tischen, Technik und Beschilderung. So erkennst du früh, was noch fehlt und welche Lieferungen am Veranstaltungstag angenommen werden müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Teilnehmende Schulen kontaktieren
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller einteilen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Präsentationszeiten bestätigen
Catering reservieren
2 Personen
Drucksachen bestellen
Reservierungen prüfen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung vorbereiten
Besucherliste aktualisieren
Ausstellerinformationen per E-Mail senden
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Flyer nach Stand sortieren
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standmaterialien verteilen
3 Personen
Flyer und Broschüren auslegen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffeemaschinen anschließen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Technik erneut überprüfen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Standaussteller briefen
2 Personen
Event
Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Technik bei Präsentationen bedienen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Informationsfragen beantworten
2 Personen
Pausen für Aussteller regeln
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Besucherströme lenken
2 Personen
Letzte Präsentationen begleiten
2 Personen
Besucher über Schließung informieren
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
Flyer und Materialien sammeln
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering zurückgeben
2 Personen
Registrierungsdaten archivieren
Dankes-E-Mails versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 30
- Besucher-StühleAnz. 120
- RegistrierungstischeAnz. 3
- BiertischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 12
- TischröckeAnz. 30
- HockerAnz. 24
- KleiderständerAnz. 6
Ausstattung
- PräsentationslaptopsAnz. 4
- ProjektorenAnz. 4
- ProjektionsleinwändeAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 8
- HDMI-AdapterAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- FunkmikrofoneAnz. 3
- LautsprecherAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 4
- LadestationenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- HandkarrenAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 20
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- TeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- StandwändeAnz. 30
- StandnummernAnz. 30
- Roll-Up-BannerAnz. 6
- PflanzenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 40
- StiftehalterAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichtkabelAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 400
- LanyardsAnz. 400
- RegistrierungsformulareAnz. 400
- KlemmbretterAnz. 10
- TresenstifteAnz. 30
- ArmbänderAnz. 400
Büro
- ProgrammflyerAnz. 500
- AusstellerordnerAnz. 40
- A4-PapierAnz. 5
- Druckerpapier farbigAnz. 3
- KlebebandAnz. 12
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
- ScherenAnz. 8
- StifteAnz. 40
- StifteAnz. 100
- Post-itsAnz. 20
- TackerAnz. 4
- BüroklammernAnz. 6
- UmschlägeAnz. 100
- MessetaschenAnz. 400
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MülleimerAnz. 12
- AbfalltrennbehälterAnz. 6
- GummihandschuheAnz. 12
- WarnschilderAnz. 4
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
- AbsperrbandAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- ErsatzpfeileAnz. 20
Tipps
- Schließe die Anmeldung nicht erst kurz vor der Messe. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Besucherliste regelmäßig, damit Catering und Namensschilder mit demselben Stand arbeiten.
- Bestätige Präsentationszeiten und Ausstelleraufteilung spätestens einige Tage vor der Veranstaltung schriftlich. Schicke anschließend einen Ablaufplan mit Standzuordnung, Anlieferhinweisen und technischen Anforderungen per E-Mail.
- Teste jede Präsentation vor dem Einlass mit dem tatsächlichen Präsentationslaptop, Projektor, HDMI-Kabel und passenden Adaptern. Plane pro Präsentationsplatz mindestens ein Verlängerungskabel und sichere lose Kabel mit Kabelkanälen.
- Bereite Flyer nach Stand und Namensschilder nach der aktuellen Besucherliste vor. Lege außerdem Beschilderung, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker so bereit, dass sie beim Öffnen der Location sofort auffindbar sind.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Lieferungen zuerst annehmen, dann Tische und Stühle stellen, Technik anschließen und Getränke kühlen. Halte für den Transport von Material und Kühlboxen einen Handkarren bereit, damit der Aufbau nicht an mehreren kleinen Wegen hängen bleibt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Bildungsmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu teilnehmenden Schulen. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ausstelleraufteilung, Programm und Catering weitgehend feststehen.
- Wann sollten Einladungen für eine Bildungsmesse verschickt werden?
- Verschicke die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Eine kurze Erinnerung mit Anmeldefrist, Programm und organisatorischen Hinweisen sollte 10 bis 14 Tage vorher folgen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Bildungsmesse?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro weiterer Stunde. Ergänze Kaffee, Tassen, Gläser und Wasser getrennt und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche beim Catering.
- Wann sollte die Technik für Präsentationen getestet werden?
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest von 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass, statt erstmals während der Präsentation nach Fehlern zu suchen.
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