Kunstroute organisieren: die praktische Checkliste

Eine Kunstroute verbindet mehrere Ausstellungsorte, Künstler und Besucher an einem Tag oder Wochenende. Damit am Ende nicht nur die Kunstwerke, sondern auch Öffnungszeiten, Wegweiser, Helfer und Transport stimmen, brauchst du einen festen Ablauf. Plane zuerst Route und Standorte, kläre danach Künstler und Anmeldungen und arbeite dich anschließend durch Beschilderung, Ausstattung und Logistik. Besonders häufig werden barrierefreie Zugänge, vollständige Werklisten und die Verteilung der Materialien auf die einzelnen Orte zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Orte festlegen
2 Personen
Teilnehmende Künstler kontaktieren
2 Personen
Anmeldungen von Künstlern bearbeiten
2 Personen
Kontaktdaten der Künstler sammeln
Öffnungszeiten mit den Standorten bestätigen
2 Personen
Routenkarte gestalten
Streckenkarte drucken lassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Event veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kunstwerke pro Standort inventarisieren
2 Personen
Titellisten für Kunstwerke erstellen
2 Personen
Informationstafeln gestalten
Namensschilder für Mitarbeitende erstellen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige nach Standort einteilen
2 Personen
Reservierungen für Veranstaltungsorte bestätigen
Catering-Reservierungen machen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Materialien pro Standort verteilen
2 Personen
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
Kunstwerke zu den Standorten bringen
3 Personen
Standorte barrierefrei machen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
Wegweiser sortieren
2 Personen
Programme pro Standort bereitlegen
2 Personen
Künstler über den Empfang informieren

Event

Orte öffnen
4 Personen
Kunstwerke auspacken
4 Personen
Kunstwerke platzieren
6 Personen
Informationsschilder aufhängen
3 Personen
Kunstwerkbeschriftungen anbringen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Besucherregistrierung einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Routenpläne austeilen
2 Personen
Kunstwerke erläutern
6 Personen
Führungen begleiten
3 Personen
Workshopraum betreuen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
3 Personen
Programme nachfüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Wegweiser kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung nachfüllen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Künstler auschecken
2 Personen
Locations abschließen
4 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke verpacken
4 Personen
Kunstwerke zurückbringen
3 Personen
Routenschilder entfernen
3 Personen
Informationspaneele entfernen
2 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Locations reinigen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien einlagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 48
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 4
HockerAnz. 12
SonnenschirmAnz. 4

Dekoration

WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 20
InformationsschilderAnz. 12
Kunstwerk-EtikettenAnz. 100
BilderrahmenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
NamensschilderAnz. 25

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
Drucker
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Präsentation

PodesteAnz. 12
WandhakenAnz. 80
KlebestreifenAnz. 12
TischaufstellerAnz. 30
LeinwändeAnz. 10
ArbeitstischeAnz. 4
SchürzenAnz. 20
BuntstifteAnz. 20
ZeichenpapierAnz. 300
StifteAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Standorte zuerst fest und bestätige die Öffnungszeiten schriftlich. Erst danach lassen sich Routenkarte, Einladungen und die Einteilung der Helfer zuverlässig erstellen.
Führe für jeden Standort eine eigene Liste mit Kunstwerken, Titeln, Etiketten, Informationstafeln und benötigtem Mobiliar. So bleibt beim Verteilen von Tischen, Stühlen und Empfangsmaterial sichtbar, was noch fehlt.
Plane den Kunsttransport nicht für den Veranstaltungstag ein. Verpacke die Werke vorher sicher, ordne sie den Standorten zu und lege einen Zeitplan fest, damit Aufbau und Kontrolle vor der Öffnung abgeschlossen sind.
Rekrutiere freiwillige Helfer frühzeitig und teile sie nach Standort ein. Pro Ort sollte mindestens eine eingewiesene Ansprechperson wissen, wo Wegweiser, Namensschilder, Taschenlampen und Ersatzmaterial liegen.
Prüfe Strom, Licht und Zugänglichkeit mindestens eine Woche vorher vor Ort. Verlängerungskabel, Powerbanks, LED-Lampen und barrierefreie Wege werden leicht übersehen, sind aber nach Beginn kaum noch unauffällig nachzurüsten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstroute organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Standorten und der Kontaktaufnahme zu den Künstlern. Öffnungszeiten, Reservierungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kunstroute?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Standort und zusätzlich 1 bis 2 Personen für Transport, Aufbau oder spontane Ausfälle ein. Bei mehreren Räumen an einem Standort kommt pro Raum eine weitere Ansprechperson hinzu.
Wann sollte man die Kunstwerke zu den Ausstellungsorten bringen?: Der Transport sollte mindestens einen Tag vor der Öffnung stattfinden, bei empfindlichen Werken besser 24 bis 48 Stunden vorher. So bleibt Zeit für Inventarkontrolle, Etiketten, Beleuchtung und Nachbesserungen.
Was muss bei einer Kunstroute besonders früh gedruckt werden?: Routenkarte, Informationstafeln, Werklisten, Kunstwerk-Etiketten und Namensschilder solltest du mindestens 7 bis 10 Tage vorher drucken lassen. Änderungen an Künstlern, Öffnungszeiten oder Standorten können dann noch eingearbeitet werden.

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