Checklist pour organiser un parcours d’art

Un parcours d’art demande de coordonner plusieurs lieux, artistes et équipes le même jour. Commencez par définir l’itinéraire et confirmer les horaires, puis gérez les inscriptions, les œuvres et l’accueil des visiteurs. Les derniers jours servent surtout à répartir les bénévoles, transporter les œuvres et vérifier le matériel sur chaque site. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre sans oublier les détails qui bloquent souvent l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et les lieux
2 personnes
Contacter les artistes participants
2 personnes
Traiter les inscriptions des artistes
2 personnes
Collecter les coordonnées des artistes
Confirmer les horaires avec les lieux
2 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier les œuvres d'art par lieu
2 personnes
Créer des listes de titres pour les œuvres d'art
2 personnes
Mettre en forme les panneaux d’information
Créer des badges nominatifs pour les employés
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles par lieu
2 personnes
Confirmer les réservations des lieux
Faire les réservations de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Répartir le matériel par site
2 personnes
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Acheminer les œuvres vers les lieux
3 personnes
Rendre les lieux accessibles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Trier les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les programmes par site
2 personnes
Informer les artistes de l’accueil

Événement

Ouvrir les lieux
4 personnes
Déballer les œuvres d'art
4 personnes
Installer les œuvres d’art
6 personnes
Installer les panneaux d'information
3 personnes
Fixer les étiquettes des œuvres
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Présenter les œuvres d'art
6 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Ravitailler les programmes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Réapprovisionner l’éclairage
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
Fermer les sites
4 personnes

Suivi

Emballer les œuvres d'art
4 personnes
Rapporter les œuvres d'art
3 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Retirer les panneaux d'information
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les lieux
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 48
Accueil
Porte-manteauxqté 4
Tabouretsqté 12
Parasolqté 4

Décoration

Panneaux d’orientationqté 40
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Étiquettes des œuvresqté 100
Cadres photoqté 20
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Badges nominatifsqté 25

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimantes
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampadairesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Carafesqté 8
Thermosqté 6
Saladiersqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 6
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Présentation

Soclesqté 12
Crochets murauxqté 80
Bandes adhésivesqté 12
Présentoirs de tableqté 30
Toiles de peintureqté 10
Tables de travailqté 4
Tabliersqté 20
Crayons de couleurqté 20
Papier à dessinqté 300
Stylosqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et les lieux avant de publier l’événement. Une fois les horaires confirmés, vous pouvez créer la carte, préparer la signalétique et communiquer des informations fiables aux visiteurs.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez le récapitulatif au traiteur au moins 7 jours avant le parcours. Prévoyez aussi une solution pour le café et l’eau sur chaque lieu.
Étiquetez les œuvres par lieu avant le transport et emballez-les séparément. Ajoutez une liste d’inventaire dans chaque colis afin de vérifier rapidement qu’aucune pièce ne manque à l’arrivée.
Répartissez les bénévoles par site au plus tard 3 jours avant l’événement. Donnez à chaque personne un horaire, un lieu précis et un moyen de contacter le responsable du parcours.
Faites un contrôle de chaque lieu la veille : accès, tables, chaises, panneaux, rallonges, multiprises et éclairage. Les batteries externes, lampes de poche et imprimantes sont souvent oubliées alors qu’elles deviennent indispensables sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un parcours d’art ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les artistes, les lieux et les horaires doivent être confirmés avant l’envoi des invitations et la publication en ligne.
Combien de temps prévoir pour installer un parcours d’art ?: Prévoyez au moins 3 heures par lieu pour installer l’accueil, les panneaux, les œuvres et le matériel. Ajoutez 30 minutes de vérification avant l’arrivée du public.
Quand imprimer la carte du parcours d’art ?: Finalisez la carte après confirmation des lieux et des horaires, puis faites-la imprimer 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez une version numérique et quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Quand transporter les œuvres vers les lieux ?: Transportez les œuvres la veille ou le matin même, selon leur fragilité et les horaires d’accès. Terminez chaque livraison au moins 2 heures avant l’ouverture pour permettre l’inventaire et l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.