Kunstroute organiseren: checklist en planning

Een kunstroute staat of valt met een sluitende route, duidelijke informatie en goede afspraken per locatie. Leg eerst de deelnemende kunstenaars en openingstijden vast, en werk daarna toe naar routekaart, uitnodigingen en publieksinformatie. In de laatste week draait het vooral om kunstwerken veilig vervoeren, materialen verdelen en vrijwilligers instrueren. Deze checklist bevat 73 taken en 60 spullen, zodat je per locatie kunt controleren wat nog ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en locaties vastleggen
2 personen
Deelnemende kunstenaars benaderen
2 personen
Aanmeldingen van kunstenaars verwerken
2 personen
Contactgegevens kunstenaars verzamelen
Openingstijden met locaties bevestigen
2 personen
Routekaart ontwerpen
Routekaart laten drukken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kunstwerken per locatie inventariseren
2 personen
Titellijsten voor kunstwerken maken
2 personen
Informatiepanelen opmaken
Naambadges voor medewerkers maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen per locatie
2 personen
Reserveringen voor locaties bevestigen
Reserveringen voor catering maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen per locatie verdelen
2 personen
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Kunstwerken naar locaties brengen
3 personen
Locaties toegankelijk maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Routebordjes sorteren
2 personen
Programma's per locatie klaarleggen
2 personen
Kunstenaars informeren over ontvangst

Event

Locaties openen
4 personen
Kunstwerken uitpakken
4 personen
Kunstwerken plaatsen
6 personen
Informatiepanelen ophangen
3 personen
Kunstwerklabels bevestigen
3 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting controleren
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Bezoekersregistratie klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Kunstwerken toelichten
6 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Workshopruimte begeleiden
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
3 personen
Programma's bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Routebordjes controleren
2 personen
Verlichting bijvullen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kunstenaars uitchecken
2 personen
Locaties afsluiten
4 personen

Nazorg

Kunstwerken inpakken
4 personen
Kunstwerken terugbrengen
3 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Informatiepanelen verwijderen
2 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locaties schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 48
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 4
Krukkenaantal 12
Parasolaantal 4

Decoratie

Routebordjesaantal 40
Pijlbordenaantal 20
Informatiepanelenaantal 12
Kunstwerklabelsaantal 100
Fotolijstenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Naambadgesaantal 25

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printers
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 16
Lichtslingersaantal 8
Staande lampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Schenkkommenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Presentatie

Sokkelsaantal 12
Wandhakenaantal 80
Plakstripsaantal 12
Tafelezelsaantal 30
Schildersdoekenaantal 10
Werktafelsaantal 4
Schortenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Tekenpapieraantal 300
Pennenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en locaties vroeg vast en bevestig de openingstijden uiterlijk enkele weken voor de kunstroute. Zonder die informatie kun je de routekaart, uitnodigingen en online publicatie niet definitief maken.
Verzamel per kunstenaar contactgegevens, kunstwerkinformatie en eventuele dieetwensen in één overzicht. Maak daarna per locatie een aparte inventaris met kunstwerklabels, titellijsten en informatiepanelen.
Plan vrijwilligers per locatie en geef iedereen vooraf een korte briefing. Vermeld per dienst het adres, de openingstijden, de ontvangstbalie en wie verantwoordelijk is voor routebordjes en bezoekersvragen.
Verdeel materialen niet pas op de ochtend zelf. Maak per locatie een pakket met onder meer routebordjes, pijlborden, naambadges, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting, en controleer dat pakket minstens één dag eerder.
Regel het vervoer van kunstwerken met extra tijd voor veilig verpakken en uitladen. Controleer bij aankomst of elk werk op de juiste locatie staat en of labels en informatiepanelen leesbaar zijn voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstroute organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locaties en deelnemende kunstenaars. Plan de routekaart, uitnodigingen en online publicatie uiterlijk 3 tot 4 weken voor de kunstroute.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kunstroute?: Reken minimaal op 1 aanspreekpunt per locatie en plan daarnaast een kleine invalpool van 2 tot 3 vrijwilligers. Bij locaties met veel bezoekers of meerdere zalen zijn 2 medewerkers per dienst praktischer.
Wanneer moet je de routekaart voor een kunstroute laten drukken?: Laat de routekaart pas drukken nadat locaties, openingstijden en routebordjes definitief zijn. Houd minimaal 7 werkdagen aan voor opmaak, controle en drukwerk, plus extra tijd als er meerdere correctierondes nodig zijn.
Wanneer breng je kunstwerken naar de locaties?: Breng kunstwerken bij voorkeur 1 dag voor de opening naar de locaties, zodat je tijd hebt voor uitpakken, plaatsen en controleren. Maak per locatie een inventaris en laat ontvangst of overdracht bevestigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.