Checklist para organizar una ruta de arte

Una ruta de arte necesita más coordinación que una exposición en un solo lugar: cada sede debe tener horarios confirmados, obras identificadas y materiales preparados. Empieza definiendo el recorrido y contactando con los artistas; después cierra las reservas, las inscripciones y la comunicación al público. Durante la última semana, comprueba el mapa, distribuye al personal y prepara el traslado seguro de las obras. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para llegar al día del evento sin improvisaciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ruta y los lugares
2 personas
Contactar a los artistas participantes
2 personas
Gestionar las inscripciones de artistas
2 personas
Recopilar los datos de contacto de los artistas
Confirmar los horarios con las ubicaciones
2 personas
Diseñar el mapa de ruta
Imprimir el mapa de ruta
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar obras de arte por ubicación
2 personas
Crear listas de títulos de obras de arte
2 personas
Montar los paneles informativos
Hacer las acreditaciones para el personal
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar a los voluntarios por ubicación
2 personas
Confirmar las reservas de espacios
Hacer reservas para el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Distribuir los materiales por ubicación
2 personas
Empaquetar las obras de arte de forma segura
3 personas
Llevar las obras de arte a los lugares
3 personas
Hacer accesibles los espacios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Ordenar los carteles de ruta
2 personas
Preparar los programas por sede
2 personas
Informar a los artistas sobre la recepción

Evento

Abrir los espacios
4 personas
Desembalar obras de arte
4 personas
Colocar las obras de arte
6 personas
Colgar los paneles informativos
3 personas
Colocar etiquetas de obras de arte
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir mapas de ruta
2 personas
Presentar las obras de arte
6 personas
Guiar visitas
3 personas
Coordinar la sala del taller
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
3 personas
Reponer los programas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
Reponer la iluminación
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Cerrar las ubicaciones
4 personas

Seguimiento

Empaquetar las obras de arte
4 personas
Devolver las obras
3 personas
Retirar las señales de ruta
3 personas
Retirar los paneles informativos
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los espacios
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 48
Mostrador de recepción
Percheroscant. 4
Taburetescant. 12
Parasolcant. 4

Decoración

Carteles de rutacant. 40
Carteles direccionalescant. 20
Paneles informativoscant. 12
Etiquetas para obras de artecant. 100
Marcos de fotoscant. 20
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30
Credencialescant. 25

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Impresoras
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 16
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de piecant. 8
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Jarrascant. 8
Termoscant. 6
Cuencos para servircant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4

Presentación

Pedestalescant. 12
Ganchos de paredcant. 80
Tiras adhesivascant. 12
Caballetes de mesacant. 30
Lienzoscant. 10
Mesas de trabajocant. 4
Delantalescant. 20
Lápices de colorescant. 20
Papel para dibujarcant. 300
Bolígrafoscant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los horarios antes de publicar el evento. Confirma cada ubicación por escrito y deja una copia del horario en el mostrador de recepción de cada sede.
Prepara el mapa con tiempo suficiente para corregir errores: imprime una prueba al menos 7 días antes y calcula copias para visitantes, artistas, voluntarios y ubicaciones.
No esperes al montaje para identificar las obras. Haz un inventario por sede, prepara las etiquetas y crea una lista de títulos que el personal pueda consultar sin abrir cajas.
Asigna voluntarios por ubicación al menos 3 días antes. Entrega sus credenciales, horarios y teléfonos de contacto junto con las indicaciones sobre accesibilidad y recepción de visitantes.
Separa los materiales por sede y comprueba la electricidad antes de abrir: máquinas de café, teteras, neveras portátiles, cables, regletas, lámparas y baterías externas suelen quedarse en el almacén equivocado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varias sedes y artistas. Reserva los espacios y confirma horarios durante las primeras 2 semanas; deja la última semana para mapas, materiales, voluntarios y transporte de obras.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de una ruta de arte?: Contacta con ellos al inicio y cierra su participación al menos 6 semanas antes. Recopila sus datos de contacto, horarios, necesidades y preferencias dietéticas antes de preparar la comunicación y el programa.
¿Cuántos voluntarios hacen falta por ubicación?: Como referencia, planifica 2 voluntarios por sede abierta al público y añade 1 persona coordinadora por cada 4 ubicaciones. Confirma las asignaciones 3 días antes y prepara un sustituto para cada turno.
¿Cuándo se deben transportar las obras de arte?: Traslada las obras entre 1 y 2 días antes, una vez confirmadas las reservas y el acceso a cada espacio. Empaquétalas de forma segura, comprueba el inventario al salir y vuelve a revisarlo al llegar.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.