Eine Kunstroute Schritt für Schritt organisieren
Eine Kunstroute steht und fällt mit einer belastbaren Route und klaren Absprachen. Beginne mit den teilnehmenden Künstlern und Ausstellungsorten, bevor du Programm, Öffnungszeiten und Kommunikation festlegst. Danach folgen Kartengestaltung, Pressearbeit, Einladungen, Anmeldungen und die praktische Ausstattung jedes Standorts. Plane außerdem Transporte, Schlüsselübergaben und Helferschichten früh ein – genau dort entstehen kurz vor der Eröffnung die meisten Lücken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Routenkonzept festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Künstler kontaktieren
2 Personen
- 3
Ausstellungsorte erfassen
2 Personen
- 4
Standorte und Öffnungszeiten bestätigen
2 Personen
- 5
Teilnehmerdaten sammeln
- 6
Kunstwerke und Titel erfassen
2 Personen
- 7
Routenkarte gestalten
2 Personen
- 8
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 9
Website-Informationen veröffentlichen
- 10
Pressemitteilung verfassen
- 11
Pressemitteilung versenden
- 12
Einladungen verschicken
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Führungen reservieren
- 16
Drucksachen bestellen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Standortschlüssel einsammeln
- 19
Kunsttransport planen
2 Personen
- 20
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 21
Wegweisung kontrollieren
- 22
Druckmaterial abholen
- 23
Künstlerbrief versenden
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Materialien pro Standort verteilen
3 Personen
- 26
Kunstwerke liefern
4 Personen
- 27
Ausstellungsräume reinigen
4 Personen
- 28
Kunstwerke aufhängen
6 Personen
- 29
Objekte sicher platzieren
4 Personen
- 30
Arbeitsbeschreibungen einstellen
3 Personen
- 31
Empfangstische aufstellen
3 Personen
- 32
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 33
Fensteraufkleber anbringen
2 Personen
- 34
Beleuchtung testen
2 Personen
- 35
Audiovisuelle Anlagen testen
2 Personen
- 36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 40
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
- 41
Notausgänge freihalten
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
- 43
Catering vorbereiten
3 Personen
Event
- 44
Registrierung öffnen
3 Personen
- 45
Besucher begrüßen
4 Personen
- 46
Routenpläne austeilen
3 Personen
- 47
Künstler empfangen
2 Personen
- 48
Führungen begleiten
3 Personen
- 49
Besucherströme lenken
4 Personen
- 50
Informationsfragen beantworten
2 Personen
- 51
Künstler unterstützen
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Wegweiser prüfen
2 Personen
- 58
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
- 59
Programmpunkte ankündigen
- 60
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Kunstwerke abbauen
6 Personen
- 63
Kunstwerke verpacken
4 Personen
- 64
Kunstwerke zurückgeben
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Wegweiser entfernen
3 Personen
- 67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Locations reinigen
5 Personen
- 70
Abfall entsorgen
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- HockerAnz. 20
- TischdeckenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 6
- SockelblöckeAnz. 20
- PräsentationspaneeleAnz. 24
- AbsperrpfostenAnz. 20
Ausstattung
- KassentabletsAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- Audio- und VideoplayerAnz. 6
- LaptopsAnz. 3
- TabletsAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- LadestationenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 16
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 48
Dekoration
- WegweiserAnz. 30
- WegweiserAnz. 40
- FensteraufkleberAnz. 20
- Künstler-SchilderAnz. 40
- ArbeitsbeschreibungenAnz. 120
- BilderrahmenAnz. 12
- KlebestreifenAnz. 6
- AbdeckbandAnz. 10
- SeilAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- LagerboxenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- BesenAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 16
- AbfallcontainerAnz. 6
- GummihandschuheAnz. 12
Papierkram
- RoutenpläneAnz. 1200
- ProgrammhefteAnz. 800
- NamensaufkleberAnz. 250
- RegistrierungsformulareAnz. 300
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 12
Werkzeug
- AkkuschrauberAnz. 3
- SchraubendreherAnz. 6
- HämmerAnz. 4
- WasserwaagenAnz. 3
- SchraubensortimentAnz. 3
- AufhängehakenAnz. 150
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Transport
- TransportwagenAnz. 4
- UmzugsdeckenAnz. 30
- UmzugskartonsAnz. 80
- LuftpolsterfolieAnz. 4
- VerpackungsbandAnz. 12
- FrischhaltefolieAnz. 4
Tipps
- Lege die Route zuerst fest und bestätige jeden Ausstellungsort schriftlich mit Adresse, Öffnungszeiten, Ansprechpartner und technischen Anforderungen. Änderungen nach dem Druck der Wegweiser und Karten verursachen unnötige Nacharbeit.
- Sammle Künstlerdaten, Werkangaben und Bildtitel in einer gemeinsamen Tabelle. Setze dafür eine feste Frist, zum Beispiel vier Wochen vor der Veranstaltung, damit Programm, Schilder und Website rechtzeitig fertig werden.
- Plane jeden Standort einzeln: Empfangstisch, Sitzgelegenheiten, Sockel oder Präsentationspaneele, Beleuchtung, Verlängerungskabel und Wegweisung. Verteile die Materialien vorab pro Ort, statt sie am Veranstaltungstag zu suchen.
- Organisiere Kunsttransport und Schlüsselübergaben spätestens eine Woche vorher. Halte fest, wer welches Werk wann bringt, wer den Standort öffnet und wo Ersatzschlüssel oder Funkgeräte liegen.
- Schicke den Künstlerbrief mit Ankunftszeit, Aufbauhinweisen, Parkmöglichkeit, Ansprechpartner und Abbaufrist mindestens sieben Tage vor dem Termin. Teile Freiwillige in konkrete Schichten ein und prüfe die Route einmal vollständig vor der Eröffnung.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunstroute organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Orte und Öffnungszeiten müssen zuerst feststehen; Drucksachen, Pressemitteilung und Helferplanung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wie viele Ausstellungsorte braucht eine Kunstroute?
- Das hängt von der Gehzeit und dem Programm ab. Plane pro Standort etwa 30 bis 60 Minuten und halte die gesamte Route für Besucher möglichst innerhalb von 2 bis 4 Stunden überschaubar.
- Wann müssen Flyer und Routenkarten bestellt werden?
- Bestelle Drucksachen mindestens 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung. Lass vorher Namen, Adressen, Öffnungszeiten, Kartendaten und Programm von einer zweiten Person prüfen.
- Was wird bei einer Kunstroute häufig vergessen?
- Oft fehlen Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, Klebematerial, Schlüssel und eine klare Zuständigkeit pro Standort. Kontrolliere diese Punkte spätestens am Vortag und packe pro Ort eine eigene Materialkiste.
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