Kunstfestival-Einkaufsliste: Material, Verpflegung und Technik

Für ein Kunstfestival brauchst du mehr als Kunstwerke und Ausstellungsflächen. Auf deiner Einkaufsliste stehen Empfang, Beschilderung, Präsentation, Workshop-Materialien, Getränke, Snacks und technische Ausstattung. Plane pro angemeldeter Person, Künstler und Helfer und bestelle Leihmobiliar frühzeitig. Besonders leicht vergessen werden Etiketten, Verlängerungskabel, Kühlung und zusätzliche Becher für Workshops. Die folgende Liste hilft dir, den Bedarf vor dem Einkauf systematisch zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Registrierungstisch
ZeltAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Präsentation

AusstellungstafelnAnz. 16
StaffeleienAnz. 12
SockelblöckeAnz. 8
Kunstwerk-EtikettenAnz. 60
InfotafelnAnz. 10
Fotowand
KlebestiftAnz. 10
BilderrahmenAnz. 20
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
Weiße PappeAnz. 50
StifteAnz. 30
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Tonmischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 30
WegweiserAnz. 12

Workshop

ZeichenpapierAnz. 300
LeinwändeAnz. 100
BleistiftsätzeAnz. 30
BuntstifteAnz. 30
PinselAnz. 100
FarbpalettenAnz. 30
MischschalenAnz. 40
AcrylfarbsetsAnz. 20
SchürzenAnz. 30
TischfolienAnz. 14
WasserbecherAnz. 40
AbdeckbandAnz. 12
Töpfe KleberAnz. 20
KinderschürzenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Stilles Mineralwasser - 8 Kisten
- Sprudelwasser - 4 Kisten
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Toast - 12 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Butter - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Tapenade - 2 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Birnen - 40 Stück
- Mandarinen - 50 Stück
- Gurken - 10 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Karotten - 4 Kilogramm
- Paprika - 20 Stück
- Staudensellerie - 6 Stangen
- Gemischter Salat - 3 Kilogramm
- Nussmix - 2 kilogramm
- Rosinen - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Salzgebäck - 6 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Zitronenkuchen - 6 Stück
- Vegane Kekse - 6 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto-Dressing - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Frisches Basilikum - 6 Bund
- Zitronen - 20 Stück
- Kräuterbutter - 2 Kilogramm
- Backspray - 2 Dosen
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 6 Flaschen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Diätfreundliche Brötchen - 30 Stück
- Vegane Aufstriche - 2 Kilogramm
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen

Tipps

Rechne bei einer dreistündigen Veranstaltung mit etwa 1,5 bis 2 Getränken pro Person, zusätzlich 0,5 Liter Wasser pro Gast. Bestelle alkoholfreie Getränke nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 3 bis 5 Tage vorher.
Plane für jeden Ausstellungsbereich mindestens ein Kunstwerk-Etikett und eine Infotafel ein; drucke zusätzlich 10 Prozent Reserve. Beschriftungen werden oft erst beim Aufbau vermisst, wenn Änderungen kaum noch möglich sind.
Kalkuliere bei Workshops pro Teilnehmer ein vollständiges Materialset plus 10 Prozent Reserve. Arbeitsblätter, Stifte und Verbrauchsmaterial sollten spätestens am Vortag sortiert und an den jeweiligen Tischen bereitliegen.
Bestelle Tische, Stühle, Ausstellungstafeln und Staffeleien mindestens 2 bis 4 Wochen vor dem Festival. Für den Registrierungstisch brauchst du außerdem Namensschilder, Teilnehmerlisten und gut sichtbare Wegweiser.
Prüfe die Technik spätestens 24 Stunden vorher mit Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprechern und Mikrofonen. Plane je nach Raum mindestens eine zusätzliche Strom- und Audiolösung ein und stelle Kühlboxen bereit, falls kein Kühlschrank vorhanden ist.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Kunstfestival an Getränken?: Plane 1,5 bis 2 Getränke pro Person für drei Stunden sowie 0,5 Liter Wasser pro Gast ein. Für Kaffee und Tee solltest du zusätzlich etwa eine Tasse pro Person kalkulieren. Die Bestellung idealerweise 3 bis 5 Tage vorher auslösen.
Wie viele Ausstellungstafeln und Staffeleien brauche ich?: Das hängt von der Kunstwerke-Liste und dem Aufbau ab: Rechne pro Werk mit einer passenden Präsentationsfläche und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Prüfe die endgültige Anzahl spätestens 2 Wochen vor dem Festival, bevor du Mobiliar reservierst.
Welche Technik muss ich für ein Kunstfestival einpacken?: Für Präsentationen gehören Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofone auf die Prüfliste. Teste alles 24 Stunden vor Beginn und nimm notwendige Adapter, Kabel sowie mindestens eine Reserve für die Stromversorgung mit.
Wann sollte ich Material für Kunstworkshops einkaufen?: Erstelle pro Teilnehmer ein Materialset und kaufe 10 Prozent zusätzlich ein. Sortiere Arbeitsblätter und Verbrauchsmaterial spätestens am Vortag, damit die Tische zum Einlass vollständig vorbereitet sind.

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