Qué necesitas para organizar un festival de arte

Un festival de arte necesita más que obras y artistas: el público debe poder registrarse, moverse, sentarse, comer y seguir las actividades sin interrupciones. Esta lista reúne lo que conviene comprar, alquilar o llevar para la exposición, los talleres y la atención a visitantes. Calcula las cantidades según el número de participantes y añade un margen para no quedarte sin vasos, sillas o material durante el programa.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesa de registro
Carpacant. 2
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Presentación

Paneles de exposicióncant. 16
Caballetescant. 12
Bloques de peanacant. 8
Etiquetas para obras de artecant. 60
Paneles informativoscant. 10
Photowall
Masilla adhesivacant. 10
Marcos de fotoscant. 20
Cuerdacant. 4
Bridascant. 100
Cartulina blancacant. 50
Rotuladorescant. 30
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de piecant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 8
Mantelescant. 14
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles direccionalescant. 12

Taller

Papel para dibujarcant. 300
Lienzoscant. 100
Sets de lápicescant. 30
Lápices de colorescant. 30
Pincelescant. 100
Paletas de pinturacant. 30
Recipientes para mezclarcant. 40
Sets de pintura acrílicacant. 20
Delantalescant. 30
Manteles de plásticocant. 14
Vasos de aguacant. 40
Cinta de pintorcant. 12
Tarros de pegamentocant. 20
Delantales infantilescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 8 cajas
- Agua mineral con gas - 4 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Tostaditas - 12 paquetes
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 3 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogramos
- Hummus - 3 kilogramos
- Tapenade - 2 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Peras - 40 unidades
- Mandarinas - 50 unidades
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Pimientos - 20 unidades
- Apio - 6 tallos
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Pasas - 1 kilogramo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Crackers de arroz - 6 paquetes
- Galletas saladas - 6 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Pastel de limón - 6 unidades
- Galletas veganas - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aliño pesto - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Albahaca fresca - 6 ramos
- Limones - 20 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Spray desmoldante - 2 botes
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Bocadillos aptos para dietas - 30 unidades
- Fiambre vegano - 2 kilogramo
- Galletas sin gluten - 4 paquetes

Consejos

Prepara entre un 10 y un 15 % más de vasos, platos y cubiertos que el número previsto de asistentes. Las degustaciones, los talleres y las reposiciones hacen que se usen más unidades de las calculadas inicialmente.
Para la zona de exposición, cuenta con un soporte por obra cuando sea necesario y lleva etiquetas y paneles informativos de repuesto. Imprime al menos un 10 % extra de etiquetas para corregir datos o sustituir las que se dañen.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y una o dos por cada hora adicional. Reserva agua suficiente y separa las bebidas que necesitan refrigeración para comprobar con tiempo si las neveras tienen capacidad.
Prueba portátiles, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos como mínimo 24 horas antes. Lleva cables, adaptadores y regletas compatibles: suelen ser los accesorios que faltan cuando el equipo principal ya está reservado.
Compra los materiales de los talleres después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas, pero al menos 48 horas antes del festival. Prepara un puesto de registro con tarjetas de nombre y señalización visible para evitar búsquedas y colas al llegar.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para un festival de arte?: Calcula entre 2 y 3 vasos por persona si habrá bebidas durante la primera hora y añade 1 o 2 por cada hora adicional. Compra o alquila un 10-15 % extra para reposiciones y pérdidas.
¿Cuándo debo comprar los materiales para los talleres?: Haz la compra definitiva al menos 48 horas antes del festival, cuando ya conozcas el número de participantes. Comprueba cada kit el día anterior y separa el material por taller.
¿Cuántas sillas y mesas hacen falta?: Reserva una silla por participante sentado y añade un margen del 10 % si el espacio lo permite. Para las mesas, mide antes la zona de registro, el catering, los talleres y la exposición, dejando pasillos de al menos 1 metro.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa 24 horas antes y otra de 30 minutos antes de abrir las puertas. Comprueba también micrófonos, altavoces, proyector, pantalla, portátiles, cables y adaptadores, no solo los aparatos principales.

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