Kunstfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kunstfestival braucht mehr als Ausstellungsflächen und Einladungen. Du koordinierst Künstler, Kunstwerke, Workshops, Technik, Catering und Besucherinformationen in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Termin, Programm und Location, kläre danach Genehmigungen und Zusagen und plane die Ausstattung erst auf Basis des Programms. So fallen fehlende Mikrofone, unbeschriftete Werke oder zu wenige Sitzplätze nicht erst am Veranstaltungstag auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Künstler auswählen
3 Personen
Künstler einladen
Teilnehmerdaten erfassen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kunstwerke-Liste erstellen
2 Personen
Arbeitsblätter für Workshops erstellen
2 Personen
Catering reservieren
Getränkevorrat bestellen
Tische und Stühle reservieren
Technische Materialien testen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Wegweiser erstellen
Künstler informieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Kunstwerke entgegennehmen
3 Personen
Frische Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Saal und Außenbereich inspizieren
2 Personen
Möbel ausladen
4 Personen
Ausstellungstafeln aufstellen
4 Personen
Easels aufstellen
2 Personen
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
Kunstwerke beschriften
2 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Workshopmaterial verteilen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Wegweiser aufstellen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Besucher begrüßen
2 Personen
Ausstellungsräume betreuen
3 Personen
Künstler vorstellen
Malworkshop betreuen
2 Personen
Zeichenworkshop leiten
2 Personen
Live-Kunst-Demonstration betreuen
2 Personen
Künstlerporträts machen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Fotowand betreuen
Musik abspielen
Abendprogramm ankündigen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
Ausstellungspaneele abbauen
4 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Fotos archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Registrierungstisch
ZeltAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Präsentation

AusstellungstafelnAnz. 16
StaffeleienAnz. 12
SockelblöckeAnz. 8
Kunstwerk-EtikettenAnz. 60
InfotafelnAnz. 10
Fotowand
KlebestiftAnz. 10
BilderrahmenAnz. 20
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
Weiße PappeAnz. 50
StifteAnz. 30
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Tonmischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 30
WegweiserAnz. 12

Workshop

ZeichenpapierAnz. 300
LeinwändeAnz. 100
BleistiftsätzeAnz. 30
BuntstifteAnz. 30
PinselAnz. 100
FarbpalettenAnz. 30
MischschalenAnz. 40
AcrylfarbsetsAnz. 20
SchürzenAnz. 30
TischfolienAnz. 14
WasserbecherAnz. 40
AbdeckbandAnz. 12
Töpfe KleberAnz. 20
KinderschürzenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Raumaufteilung mindestens 8 Wochen vorher fest. Plane dabei Ausstellungstafeln, Staffeleien, Sockelblöcke sowie Tische und Stühle passend zu den einzelnen Bereichen ein.
Fordere von allen Künstlern spätestens 3 Wochen vor dem Festival eine verbindliche Werkliste an. Erstelle daraus Etiketten mit Name, Titel und den Angaben, die Besucher vor Ort brauchen.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 7 Tage vorher gemeinsam am Veranstaltungsort. Ein Ersatzplan für Strom, Ton oder Präsentationen verhindert Verzögerungen im Programm.
Bestelle Catering und Getränkevorrat nach der Anmeldezahl und den erfassten Ernährungswünschen. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und prüfe zusätzlich Kühlschränke oder Kühlboxen.
Bereite Registrierungstisch, Namensschilder, Wegweiser und Infotafeln spätestens am Vortag vor. Stelle Arbeitsblätter und Workshop-Materialien nach Gruppen sortiert bereit, damit die Anmeldung nicht zur Materialausgabe wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Kunstfestival organisieren?: Beginne idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Künstler, Genehmigungen und Werbung brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden; die letzten 7 Tage sollten nur noch Tests, Aufbau und Vorbereitung enthalten.
Welche Genehmigungen brauche ich für ein Kunstfestival?: Das hängt von Location, Besucherzahl, Außenflächen, Ausschank und Technik ab. Prüfe die Anforderungen mindestens 8 Wochen vor dem Termin bei Location und zuständigen Stellen, damit Auflagen noch in die Planung einfließen können.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Kunstfestival?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen und danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Bestelle erst nach dem Anmeldeschluss und berücksichtige zusätzlich Künstler, Workshop-Leitung und Helfer.
Wann sollten Kunstwerke und Ausstellungsetiketten fertig sein?: Fordere die verbindliche Kunstwerke-Liste spätestens 3 Wochen vor dem Festival an. Drucke und sortiere die Etiketten 3 bis 5 Tage vorher und kontrolliere beim Annehmen jedes Werk gegen die Liste.

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