Kunstfestival organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert

Ein Kunstfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Künstler einlädst oder Werbung machst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Ausstellung, Workshops, Catering und Technik. Plane außerdem Zeit für Dinge ein, die oft zu spät auffallen: Kunstwerke müssen angenommen und beschriftet, Wegweiser aufgestellt und Präsentationstechnik getestet werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Künstler auswählen
3 Personen
5
Künstler einladen
6
Teilnehmerdaten erfassen
7
Einladungen erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung online stellen
10
Poster verteilen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Kunstwerke-Liste erstellen
2 Personen
14
Arbeitsblätter für Workshops erstellen
2 Personen
15
Catering reservieren
16
Getränkevorrat bestellen
17
Tische und Stühle reservieren
18
Technische Materialien testen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
20
Wegweiser erstellen
21
Künstler informieren
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kunstwerke entgegennehmen
3 Personen
24
Frische Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Materialien bereitstellen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Lieferungen überprüfen
2 Personen
28
Saal und Außenbereich inspizieren
2 Personen
29
Möbel ausladen
4 Personen
30
Ausstellungstafeln aufstellen
4 Personen
31
Easels aufstellen
2 Personen
32
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
33
Kunstwerke beschriften
2 Personen
34
Workshoptische aufstellen
3 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
2 Personen
37
Beleuchtung installieren
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Mikrofon testen
2 Personen
40
Infotisch einrichten
2 Personen
41
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
42
Workshopmaterial verteilen
2 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
45
Snacks auslegen
2 Personen
46
Müllstationen aufstellen
2 Personen
47
Toiletten kontrollieren
48
Wegweiser aufstellen
2 Personen

Event

49
Teilnehmende empfangen
3 Personen
50
Besucher registrieren
3 Personen
51
Eröffnungsrede halten
52
Besucher begrüßen
2 Personen
53
Ausstellungsräume betreuen
3 Personen
54
Künstler vorstellen
55
Malworkshop betreuen
2 Personen
56
Zeichenworkshop leiten
2 Personen
57
Live-Kunst-Demonstration betreuen
2 Personen
58
Künstlerporträts machen
59
Snacks servieren
3 Personen
60
Getränke servieren
2 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Kaffee und Tee nachfüllen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Toiletten zwischendurch kontrollieren
65
Fotowand betreuen
66
Musik abspielen
67
Abendprogramm ankündigen
68
Letzte Besucher informieren
2 Personen
69
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

70
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
71
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
72
Ausstellungspaneele abbauen
4 Personen
73
Mobiliar abbauen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
2 Personen
75
Geräte ausschalten
2 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Abfall sammeln
3 Personen
78
Räume reinigen
3 Personen
79
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
80
Materialien einpacken
3 Personen
81
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
82
Restbestand einlagern
2 Personen
83
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
84
Fundsachen sammeln
85
Fotos archivieren
86
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Registrierungstisch
ZeltAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Präsentation

AusstellungstafelnAnz. 16
StaffeleienAnz. 12
SockelblöckeAnz. 8
Kunstwerk-EtikettenAnz. 60
InfotafelnAnz. 10
Fotowand
KlebestiftAnz. 10
BilderrahmenAnz. 20
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
Weiße PappeAnz. 50
StifteAnz. 30
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Tonmischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 30
WegweiserAnz. 12

Workshop

ZeichenpapierAnz. 300
LeinwändeAnz. 100
BleistiftsätzeAnz. 30
BuntstifteAnz. 30
PinselAnz. 100
FarbpalettenAnz. 30
MischschalenAnz. 40
AcrylfarbsetsAnz. 20
SchürzenAnz. 30
TischfolienAnz. 14
WasserbecherAnz. 40
AbdeckbandAnz. 12
Töpfe KleberAnz. 20
KinderschürzenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Prüfe Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Poster drucken lässt.
Lade Künstler erst ein, wenn Ablauf und Ausstellungsfläche feststehen. Erfasse anschließend Kontaktdaten, Ankunftszeiten und eine vollständige Liste der Kunstwerke.
Plane Workshops rückwärts: Arbeitsblätter, Materialien und Sitzplätze sollten spätestens 7 Tage vorher bereitliegen. Teste Beamer, Lautsprecher und Mikrofone mindestens einmal mit den tatsächlichen Anschlüssen.
Schließe Catering und Getränke nicht erst kurz vor dem Festival ab. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle verderbliche Snacks so, dass sie am Veranstaltungstag frisch vorbereitet werden können.
Bereite Orientierung und Aufbau getrennt vor: Namensschilder, Etiketten, Infotafeln und Wegweiser gehören vor der Öffnung an ihren Platz. Rechne für Tische, Ausstellungstafeln und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kunstfestival organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Für Genehmigungen, Künstlerzusagen und die Bewerbung brauchst du meist mehrere Wochen, bevor die ersten Besucher kommen.
Was muss man bei einem Kunstfestival zuerst planen?: Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest. Danach prüfst du Genehmigungen, wählst Künstler aus und klärst Kapazität, Ausstellungsflächen und Workshopräume.
Wann sollte man Künstler zu einem Kunstfestival einladen?: Lade Künstler ein, sobald Datum, Programm und Location verbindlich sind, meist 6 bis 10 Wochen vor dem Termin. Bitte direkt um Rückmeldung, Kontaktdaten und Angaben zu den Kunstwerken.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstfestivals?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Mobiliar, Ausstellungstafeln, Beschriftungen, Registrierung und Technik ein. Bei mehreren Workshops oder einer größeren Ausstellung ist ein Aufbau am Vortag zuverlässiger.

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