Kunstausstellung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Kunstausstellung steht und fällt mit guter Vorbereitung: Werke, Künstler, Raumaufteilung und Transport müssen zusammenpassen. Plane zuerst Ort, Datum und Ausstellungsplan, danach Verträge, Versicherung und Kommunikationsmaterial. In den letzten Tagen zählen vor allem Aufbau, Beschriftung, Technik, Catering und Zahlungsoptionen. Die Checkliste bündelt 71 Aufgaben und 58 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge, damit am Eröffnungstag weder Werketiketten noch Ladegeräte oder ein funktionierendes Kartenterminal fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Künstler und Werke auswählen
2 Personen
Teilnehmende Künstler bestätigen
Ort und Datum festlegen
2 Personen
Ausstellungsplan ausarbeiten
2 Personen
Plan für Arbeiten erstellen
2 Personen
Biografien sammeln
Arbeitsdaten und Preise sammeln
Transport der Werke abstimmen
2 Personen
Darlehensverträge unterzeichnen
2 Personen
Versicherungsschutz bestätigen
Werbetext schreiben
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Online-Veröffentlichungszeit
Eröffnungstext schreiben
Eröffnung durch den Redner bestätigen
Drucksachen anfertigen lassen
Werketiketten vorbereiten
2 Personen
Wegweiser und Raumschilder erstellen
Reservierungen vornehmen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Zahlungsmöglichkeiten vorbereiten
2 Personen
Künstler über den Aufbau informieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Arbeiten und Materialien entgegennehmen
3 Personen
Werke auf Schäden prüfen
2 Personen
Arbeiten erfassen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Ausstellungswände und Sockel aufstellen
3 Personen
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
Arbeitsausweise aufhängen
2 Personen
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
Eingang und Route markieren
2 Personen
Kataloge und Flyer bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Verkaufstisch einrichten
2 Personen
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

Besucher empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Künstler und Werke vorstellen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Wein und Saft servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Räume und Kunstwerke bewachen
2 Personen
Verkäufe und Zahlungen erfassen
2 Personen
Eröffnungsrede begleiten
2 Personen
Fotos von der Ausstellung machen
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

Kasse und Unterlagen sichern
2 Personen
Kunstwerke sorgfältig verpacken
4 Personen
Werke an Künstler übergeben
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Mobiliar abbauen
3 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Vorräte zählen und aufbewahren
2 Personen
Verkaufsdaten erfassen
Verkaufserlös sicher verstauen
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
PodesteAnz. 8
AusstellungswändeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Präsentation

BilderrahmenAnz. 30
AufhängeschienenAnz. 12
AufhängehakenAnz. 60
StahlseileAnz. 60
WerketikettenAnz. 40
InfotafelnAnz. 6
KataloghalterAnz. 4
Besucherbuch
StifteAnz. 12
KlebestiftAnz. 4
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
MaßbandAnz. 2
WasserwaageAnz. 2
HammerAnz. 2
SchraubendrehersatzAnz. 2
ZangenAnz. 2
UmzugsdeckenAnz. 20
LuftpolsterfolieAnz. 2
UmzugskartonsAnz. 20

Ausstattung

Kartenterminal
TabletAnz. 2
LadegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MobiltelefonAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsleuchtenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

WeingläserAnz. 50
WassergläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServiertablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
KaraffeAnz. 4
SpülwanneAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
FotohalterAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
GummihandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Ausstellungsplan fest, bevor du Wände, Podeste und Aufhängeschienen bestellst. Miss jeden Raum aus und notiere für jede Arbeit den vorgesehenen Platz.
Sammle Biografien, Werkdaten und Preise spätestens vier Wochen vor der Eröffnung. Dann bleiben mindestens 14 Tage für Korrekturen an Katalog, Infotafeln und Werketiketten.
Kläre Transport, Darlehensverträge und Versicherung, bevor die Werke abgeholt werden. Plane für empfindliche Arbeiten Umzugsdecken, Luftpolsterfolie und passende Umzugskartons ein.
Verschicke Einladungen früh genug, um Anmeldungen und Ernährungswünsche noch vor der Cateringbestellung auszuwerten. Eine belastbare Gästezahl sollte spätestens sieben Tage vorher vorliegen.
Teste Kartenterminal, Tablet, Ladegeräte und Verlängerungskabel am Vortag. Lege außerdem Eröffnungstext, Wegweiser und Raumschilder bereit, damit der Aufbau nicht durch letzte Druck- oder Technikfragen ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstausstellung organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vor der Eröffnung. Künstler, Ort, Datum, Leihverträge und Versicherung sollten spätestens sechs Wochen vorher bestätigt sein.
Wann müssen Werketiketten und Ausstellungstexte fertig sein?: Plane die fertigen Texte und Werkdaten mindestens 14 Tage vor der Eröffnung ein. So bleiben noch einige Tage für Druck, Korrektur und die Anbringung vor dem Aufbau.
Wie viele Tage vorher sollte man das Catering für eine Kunstausstellung bestellen?: Gib die Cateringbestellung etwa sieben Tage vorher auf, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Bei Sonderwünschen oder vielen Gästen solltest du zwei Wochen Vorlauf einplanen.
Was muss am Tag vor der Ausstellung geprüft werden?: Kontrolliere am Vortag die Hängung, Beschriftungen, Beleuchtung, Wegweiser und die Eröffnungstexte. Teste außerdem Kartenterminal, Tablet und Ladegeräte und lege Werkzeug sowie Verpackungsmaterial für letzte Korrekturen bereit.

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