Checklist pour organiser une exposition d’art

Une exposition d’art demande de coordonner les artistes, les œuvres, le lieu et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par confirmer la date, le lieu et les participants, puis verrouille les prêts, l’assurance et le transport. Les textes, invitations, inscriptions et impressions prennent souvent plus de temps que prévu. Cette checklist t’aide à suivre les 71 tâches du projet et à prévoir les 58 fournitures nécessaires, de la préparation des murs jusqu’au paiement des œuvres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner les artistes et les œuvres
2 personnes
Confirmer les artistes participants
Définir le lieu et la date
2 personnes
Élaborer le plan d’exposition
2 personnes
Créer le plan des œuvres
2 personnes
Rassembler les biographies
Rassembler les données de travail et les prix
Organiser le transport des œuvres
2 personnes
Signer les contrats de prêt
2 personnes
Confirmer la couverture d'assurance
Rédiger le texte promotionnel
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier l’heure d’ouverture en ligne
Rédiger le texte d'ouverture
Confirmer l'ouverture par l'orateur
Faire réaliser les imprimés
Préparer les étiquettes des œuvres
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
Faire les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Passer la commande traiteur
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
Informer les artistes du montage
Faire les courses
2 personnes
Recevoir les travaux et le matériel
3 personnes
Vérifier les œuvres pour détecter les dommages
2 personnes
Enregistrer les heures de travail
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les cloisons d’exposition et les socles
3 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Installer les badges de travail
2 personnes
Orienter l'éclairage
2 personnes
Marquer l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
Préparer les catalogues et les flyers
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table de vente
2 personnes
Contrôler les salles et les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter les artistes et les œuvres
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir du vin et du jus
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Surveiller les salles et les œuvres
2 personnes
Enregistrer les ventes et les paiements
2 personnes
Présenter le discours d'ouverture
2 personnes
Prendre des photos de l'exposition
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Sécuriser la caisse et les documents
2 personnes
Emballer soigneusement les œuvres d'art
4 personnes
Remettre les œuvres aux artistes
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter et ranger le stock
2 personnes
Enregistrer les données de vente
Mettre le produit de la vente en lieu sûr
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Soclesqté 8
Murs d’expositionqté 6
Porte-manteauxqté 2

Présentation

Cadres photoqté 30
Rails de suspensionqté 12
Crochets de suspensionqté 60
Câbles en acierqté 60
Étiquettes de travailqté 40
Panneaux d'informationqté 6
Porte-cataloguesqté 4
Livre d'or
Stylosqté 12
Pâte adhésiveqté 4
Ruban adhésif double faceqté 4
Mètre rubanqté 2
Niveau à bulleqté 2
Marteauqté 2
Jeu de tournevisqté 2
Pincesqté 2
Couvertures de déménagementqté 20
Film à bullesqté 2
Cartons de déménagementqté 20

Équipement

Terminal de paiement
Tabletteqté 2
Chargeursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 50
Verres à eauqté 50
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 6
Carafeqté 4
Bac à vaisselleqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Support photoqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le plan d’exposition avant de commander les supports : mesure les murs, vérifie l’emplacement des socles et prévois la circulation entre les œuvres. Garde une marge pour les cadres et les câbles de suspension.
Ne réserve pas le transport avant d’avoir signé les contrats de prêt et confirmé l’assurance. Pour chaque œuvre, rassemble au même moment les dimensions, la valeur déclarée, le prix et les consignes de manipulation.
Prépare les étiquettes, biographies, panneaux de salle et catalogues avant l’installation. Fais imprimer les éléments au moins 7 jours avant l’ouverture afin de pouvoir corriger une erreur de nom ou de prix.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations, puis relance les personnes sans réponse 5 à 7 jours avant le vernissage. Cela permet d’ajuster la commande traiteur plutôt que de commander au dernier moment.
Teste les paiements et l’alimentation électrique avant l’arrivée du public. Charge le terminal, la tablette et les téléphones, puis vérifie les rallonges et multiprises pendant l’installation, au moins 2 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une exposition d’art ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les contrats de prêt, l’assurance, le transport et les impressions doivent être finalisés au plus tard 7 jours avant le vernissage.
Que faut-il prévoir pour présenter les œuvres ?: Prévois les murs d’exposition, socles, cadres, rails, crochets et câbles adaptés au plan de salle. Ajoute les étiquettes, panneaux d’information, outils de mesure et matériel de fixation pour terminer l’installation sans aller faire des achats le jour même.
Quand envoyer les invitations pour une exposition ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’ouverture, avec l’heure, l’adresse et les modalités d’inscription. Ferme les inscriptions environ 5 à 7 jours avant l’événement pour confirmer le traiteur et les besoins alimentaires.
Comment organiser le transport des œuvres ?: Confirme d’abord les œuvres, leurs dimensions, leur valeur et les contrats de prêt, puis réserve le transport au moins 2 semaines avant l’exposition. Prépare des cartons, du film à bulles et des couvertures de déménagement, et vérifie que l’assurance couvre le trajet et la période d’exposition.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.