Checklist para organizar una exposición de arte

Organizar una exposición de arte implica mucho más que elegir obras y colgarlas. Hay que cerrar fechas, préstamos, transporte y seguros antes de anunciar el evento, y preparar etiquetas, señalización y pagos con tiempo. Esta checklist reúne 71 tareas y 58 materiales en un orden de trabajo claro. Úsala para controlar tanto la preparación de las obras como la inauguración y la atención a los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Seleccionar a los artistas y las obras
2 personas
Confirmar los artistas participantes
Fijar lugar y fecha
2 personas
Desarrollar el plan de exposición
2 personas
Crear un plano de trabajo
2 personas
Recopilar biografías
Recopilar datos de trabajo y precios
Coordinar el transporte de las obras
2 personas
Firmar los acuerdos de préstamo
2 personas
Confirmar cobertura del seguro
Escribir texto promocional
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el horario de apertura en línea
Escribir el texto de apertura
Confirmar la apertura por el ponente
Encargar material impreso
Preparar etiquetas de trabajo
2 personas
Hacer señales de ruta y salas
Hacer reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Realizar el pedido de catering
Preparar opciones de pago
2 personas
Informar a los artistas sobre el montaje
Hacer la compra
2 personas
Recibir trabajos y materiales
3 personas
Inspeccionar las obras por daños
2 personas
Registrar los trabajos
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar paredes y pedestales de exposición
3 personas
Colgar obras de arte
4 personas
Colgar las etiquetas de trabajo
2 personas
Orientar la iluminación
2 personas
Señalizar la entrada y la ruta
2 personas
Preparar catálogos y folletos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de ventas
2 personas
Comprobar las salas y los baños
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar a los artistas y las obras
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir vino y zumo
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vigilar las salas y el arte
2 personas
Registrar ventas y pagos
2 personas
Coordinar el discurso de apertura
2 personas
Hacer fotos de la exposición
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Asegurar la caja registradora y los documentos
2 personas
Empaquetar cuidadosamente las obras de arte
4 personas
Entregar trabajos a artistas
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Desmontar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
2 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Contar y guardar el inventario
2 personas
Registrar los datos de ventas
Guardar de forma segura la recaudación
2 personas
Archivar fotos y documentos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Pedestalescant. 8
Paredes de exposicióncant. 6
Percheroscant. 2

Presentación

Marcos de fotoscant. 30
Carriles de suspensióncant. 12
Ganchos para colgarcant. 60
Cables de acerocant. 60
Etiquetas de trabajocant. 40
Paneles informativoscant. 6
Portacatálogoscant. 4
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 12
Masilla adhesivacant. 4
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Cinta métricacant. 2
Nivelcant. 2
Martillocant. 2
Juego de destornilladorescant. 2
Pinzascant. 2
Mantas de mudanzacant. 20
Plástico de burbujascant. 2
Cajas de mudanzacant. 20

Equipo

Terminal de pago
Tabletacant. 2
Cargadorescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teléfono móvilcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Luces decorativascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Copas de vinocant. 50
Vasos para aguacant. 50
Tazas de cafécant. 30
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Pinzas de servircant. 6
Jarracant. 4
Palangana para lavarcant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portafotoscant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Esponjascant. 6
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma primero a los artistas, las obras, el lugar y la fecha. Después recopila biografías, precios y datos técnicos para evitar rehacer invitaciones, etiquetas y textos promocionales.
No dejes el transporte para la última semana. Firma los acuerdos de préstamo y confirma la cobertura del seguro antes de que las obras salgan de su ubicación.
Prepara un plano de trabajo antes del montaje: define paredes, pedestales, recorridos y puntos de suspensión. Comprueba las medidas con una cinta métrica y utiliza un nivel para que las piezas queden alineadas.
Envía las invitaciones cuando el horario de apertura y el ponente estén confirmados. Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de encargar el catering.
Prueba los cobros antes de abrir: carga la tableta, conecta el terminal de pago y lleva cargadores, cables alargadores y regletas. También conviene imprimir las etiquetas, los textos y las señales con varios días de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición de arte?: Empieza al menos 8 semanas antes de la apertura. Ese margen permite confirmar artistas, cerrar préstamos y seguros, coordinar el transporte y preparar la promoción sin trabajar con datos provisionales.
¿Cuándo hay que contratar el transporte y el seguro de las obras?: Confirma ambos aspectos antes de fijar la fecha de traslado, preferiblemente entre 3 y 4 semanas antes de la exposición. No envíes ninguna obra hasta tener firmado el acuerdo de préstamo y confirmada la cobertura.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una exposición?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la inauguración, cuando el horario, el lugar y el ponente ya estén confirmados. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes del evento.
¿Qué hay que preparar el día del montaje de una exposición?: Reserva un bloque de 4 a 6 horas para colocar paredes, pedestales, marcos y sistemas de suspensión, y para instalar etiquetas y paneles informativos. Lleva también herramientas, cinta métrica, nivel, material de embalaje y mantas de mudanza para proteger las obras.

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