Kunstexpositie organiseren: checklist en planning

Een kunstexpositie organiseren vraagt meer dan werken ophangen. Je legt eerst kunstenaars, locatie, datum en verzekering vast en werkt daarna de indeling, transport en presentatie uit. In de laatste weken regel je uitnodigingen, aanmeldingen, catering en openingsteksten. Deze checklist bevat 71 taken en 58 spullen, zodat je ziet wat geregeld moet zijn en wanneer je controleert of de zaal, werken en betaling klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kunstenaars en werken selecteren
2 personen
Deelnemende kunstenaars bevestigen
Locatie en datum vastleggen
2 personen
Expositieplan uitwerken
2 personen
Plattegrond voor werken maken
2 personen
Biografieën verzamelen
Werkgegevens en prijzen verzamelen
Transport van werken afspreken
2 personen
Leningsovereenkomsten ondertekenen
2 personen
Verzekeringsdekking bevestigen
Promotietekst schrijven
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Openingstijd online publiceren
Openingstekst schrijven
Opening door spreker bevestigen
Drukwerk laten maken
Werklabels voorbereiden
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
Reserveringen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Betaalmogelijkheden voorbereiden
2 personen
Kunstenaars informeren over opbouw
Boodschappen doen
2 personen
Werken en materialen ontvangen
3 personen
Werken controleren op schade
2 personen
Werken registreren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Expositiewanden en sokkels plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Werklabels ophangen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Entree en route markeren
2 personen
Catalogi en flyers klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Verkooptafel inrichten
2 personen
Zalen en toiletten controleren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Kunstenaars en werken toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Wijn en sap serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Zalen en kunst bewaken
2 personen
Verkoop en betalingen registreren
2 personen
Openingstoespraak begeleiden
2 personen
Foto's van de expositie maken
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Kassa en documenten veiligstellen
2 personen
Kunstwerken zorgvuldig verpakken
4 personen
Werken aan kunstenaars overdragen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Meubilair afbouwen
3 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen en opbergen
2 personen
Verkoopgegevens vastleggen
Verkoopopbrengst veilig opbergen
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Sokkelsaantal 8
Expositiewandenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Presentatie

Fotolijstenaantal 30
Ophangrailsaantal 12
Ophanghakenaantal 60
Staalkabelsaantal 60
Werklabelsaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Catalogushoudersaantal 4
Bezoekersboek
Pennenaantal 12
Kleefgumaantal 4
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Rolmaataantal 2
Waterpasaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersetaantal 2
Tangenaantal 2
Verhuisdekensaantal 20
Noppenfolieaantal 2
Verhuisdozenaantal 20

Apparatuur

Betaalterminal
Tabletaantal 2
Opladersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotohouderaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg leningsovereenkomsten en verzekeringsdekking vast voordat werken worden vervoerd. Noteer per werk de eigenaar, staat, waarde en afgesproken terugbrengdatum.
Maak de plattegrond op schaal en controleer die in de zaal met een rolmaat en waterpas. Houd looproutes vrij en test vooraf waar expositiewanden, sokkels en tafels komen te staan.
Verzamel biografieën, werkgegevens en prijzen uiterlijk twee weken vóór de opening. Dan heb je tijd om werklabels, informatieborden en catalogushouders te controleren voordat het drukwerk wordt gemaakt.
Plan transport met verhuisdekens, noppenfolie en verhuisdozen en wijs per verplaatsing één verantwoordelijke aan. Controleer bij aankomst elk werk op schade voordat je het ophangt.
Publiceer openingstijd en route-informatie zodra de uitnodigingen uitgaan en sluit aanmeldingen enkele dagen vóór de opening. Test op de dag zelf de betaalterminal, tablet, opladers, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstexpositie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vóór de opening. Leg in de eerste 2 weken kunstenaars, werken, locatie en datum vast; plan transport, verzekeringen en drukwerk uiterlijk 3 weken vooraf.
Wanneer regel je de verzekering voor een kunstexpositie?: Bevestig de verzekeringsdekking vóór het transport van de werken, bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de opening. Controleer of de dekking ook opslag, vervoer, opbouw en de volledige expositieduur omvat.
Wanneer moeten werklabels en biografieën klaar zijn?: Verzamel biografieën, prijzen en werkgegevens uiterlijk 2 weken vóór de opening. Maak de werklabels daarna en controleer alle namen, titels en bedragen nog één keer tijdens de opbouw.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstexpositie?: Reserveer minimaal één volledige dag voor een kleine expositie en 2 dagen voor een grotere presentatie. Plan extra tijd voor ophangrails, verlichting, labels, informatieborden en een laatste controle van de looproute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.