Kundenveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Gästeliste mindestens vier bis sechs Wochen vorher an und verschicke die Einladungen so, dass du noch Zeit für Rückfragen und Absagen hast. Eine feste Anmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen vor der Veranstaltung erleichtert die Planung.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und übermittle die endgültige Personenzahl spätestens fünf bis sieben Tage vor dem Termin an das Catering. Plane dabei auch eine kleine Reserve für kurzfristige Zusagen ein.
• Bestätige Lieferungen und Reservierungen zwei bis drei Tage vorher erneut. Prüfe dabei nicht nur das Catering, sondern auch Mobiliar, Geschirr, Getränke, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel.
• Beginne den Aufbau mindestens drei Stunden vor dem Empfang: zuerst Tische, Stühle und Buffet, danach Bar, Geschirr, Namensschilder und Dekoration. So bleibt mindestens eine Stunde für die Kontrolle von Beleuchtung und Musik.
• Stelle Getränke frühzeitig kalt und bereite Snacks sowie Servierschalen vor, bevor die Gäste eintreffen. Teste Lautsprecher und Mikrofon am Veranstaltungsort mit der tatsächlichen Stromversorgung und lege Ersatzbatterien beziehungsweise ein Verlängerungskabel bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kundenveranstaltung planen?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Gästeliste, Location, Catering und Programm. Zwei Wochen vor dem Termin sollten die meisten Anmeldungen vorliegen; fünf bis sieben Tage vorher kannst du die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche bestätigen.

Wann verschicke ich Einladungen für eine Kundenveranstaltung?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung. Setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du Catering, Namensschilder und Sitz- oder Stehbereiche rechtzeitig planen kannst.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Kundenveranstaltung?

Plane mindestens drei Stunden für den Aufbau ein. Rechne zusätzlich 30 bis 60 Minuten für die Kontrolle von Lieferungen, Technik, Beleuchtung, Getränken und dem Veranstaltungsort ein.

Wann bestätige ich Catering und Lieferungen für eine Kundenveranstaltung?

Bestätige Catering und Lieferungen fünf bis sieben Tage vorher mit der aktuellen Personenzahl. Eine zweite kurze Bestätigung zwei bis drei Tage vor dem Termin verhindert, dass sich Lieferzeit oder Umfang kurzfristig ändern.

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