Checklist voor een goed georganiseerd relatie-evenement
Een relatie-evenement vraagt meer voorbereiding dan alleen een gastenlijst en catering. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, naamkaartjes, techniek en de inrichting van de locatie op elkaar afstemmen. Begin met gasten en locatie, leg daarna catering en programma vast en werk in de laatste dagen naar een draaiklaar evenement toe. Deze checklist helpt je de 49 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat leveringen, koude dranken of geteste muziek pas op het laatste moment aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Muziek regelen
Programma vastleggen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Muziek testen
Presentatiemateriaal klaarleggen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma aankondigen
Presentatie begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Hoge statafelsaantal 6
- Eettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Garderoberekkenaantal 2
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Keuken
- Serveerlepelsaantal 12
- Serveerkommenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koksnijmessenaantal 3
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
- Kaartstandaardsaantal 8
- Welkomstbord
- Ballonnenbogenaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledtafellampenaantal 8
Presentatie
- Projectiescherm
- Presentatieklikker
- Flip-over
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaaksponzenaantal 6
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Handdoekenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verwerk aanmeldingen direct in één overzicht en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Zo kan de catering aantallen en aangepaste gerechten nog verwerken.
- Bevestig locatie, catering, muziek en alle leveringen opnieuw 3 tot 5 werkdagen vooraf. Controleer daarbij ook het tijdstip waarop materialen, buffettafels en apparatuur binnenkomen.
- Maak naamkaartjes pas nadat de aanmeldingen zijn bevestigd en leg ze op de dag zelf per tafel of alfabetisch klaar. Houd minstens 5 extra kaartjes achter de hand voor last-minute wijzigingen.
- Plan de opbouw in blokken: eerst tafels, stoelen en garderoberekken, daarna buffet en bar, en pas daarna servies, decoratie en verlichting. Reserveer minimaal 2 uur voor de volledige inrichting.
- Test Bluetoothspeakers, microfoon, verlengkabels en verlichting vóór de gasten arriveren. Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en controleer tegelijk of koffiezetapparaten en waterkokers op de juiste plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een relatie-evenement organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en catering. Leg het programma en de muziek uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat er nog tijd is voor aanpassingen.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een relatie-evenement versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor het evenement, zodat aantallen, dieetwensen en naamkaartjes op tijd kunnen worden verwerkt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een relatie-evenement?
- Reken voor een locatie met tafels, stoelen, buffet, bar, decoratie en techniek op minimaal 2 uur opbouw. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle en het testen van muziek en microfoon.
- Wanneer zet ik de dranken koud voor een relatie-evenement?
- Zet dranken ongeveer 2 uur voor de ontvangst koud in koelboxen of koelingen. Controleer daarna nog één keer de voorraad water, wijn en andere dranken voordat de gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!