Checklist para organizar un evento corporativo sin olvidos
Organizar un evento corporativo requiere coordinar invitados, proveedores, espacio y tiempos en un orden claro. Esta checklist reúne 49 tareas y 39 elementos, desde la lista de asistentes y las preferencias dietéticas hasta el montaje del buffet, la barra, las mesas y la iluminación. Empieza por cerrar fecha, lugar y número estimado de asistentes; después confirma proveedores y necesidades técnicas. En las últimas 24 horas, céntrate en entregas, bebidas frías, materiales y pruebas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Gestionar la música
Fijar el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Confirmar inscripciones
Confirmar entregas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Probar la música
Preparar el material de presentación
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar la presentación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir los platos de dieta
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altas tipo cóctelcant. 6
- Mesas de comedorcant. 6
- Sillascant. 50
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencos de serviciocant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portatarjetascant. 8
- Cartel de bienvenida
- Arcos de globoscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Presentación
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Toallascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista inicial de invitados al menos 4 semanas antes y envía las invitaciones con una fecha límite de respuesta. Reserva después un margen de un 5-10 % para cambios de última hora.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y pásalas al catering al menos 7 días antes. Lleva una lista final para identificar rápidamente las comidas especiales.
- Confirma catering, entregas y equipos 72 horas antes. Comprueba que habrá mesas de buffet, vajilla, cubiertos, vasos, copas y tazas suficientes para el número confirmado de asistentes.
- Programa el montaje para terminar entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Coloca primero mesas, sillas, percheros y buffet; después prepara la barra, las tarjetas con nombres y la decoración.
- Prueba los altavoces, el micrófono y la música antes de abrir las puertas. Lleva cables alargadores y comprueba la iluminación, especialmente si el programa incluye presentaciones o cambia de sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento corporativo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para poder reservar el lugar, el catering y los equipos. Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y cierra las confirmaciones definitivas 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?
- Confirma una cifra provisional al hacer la reserva y la cifra definitiva entre 5 y 7 días antes del evento. Añade un margen del 5-10 % solo si el proveedor lo permite.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un evento corporativo?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, buffet, barra, vajilla, decoración y equipos. Si hay varias salas o una presentación con micrófono, calcula al menos 2 horas.
- ¿Qué se debe comprobar el día antes de un evento corporativo?
- Confirma las entregas, el programa, las inscripciones y las preferencias dietéticas. Revisa también las bebidas, los materiales, las tarjetas con nombres y el funcionamiento de música, micrófono e iluminación.
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