Checklist pour organiser un événement relationnel
Un événement relationnel réussi repose surtout sur une préparation séquencée. Commencez par les invités, les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouillez le lieu, le traiteur et le programme. Dans les derniers jours, confirmez les livraisons, préparez les badges et contrôlez le matériel. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, le buffet, le bar, l’éclairage et tester la musique avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver le catering
Gérer la musique
Définir le programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
Préparer le matériel de présentation
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Annoncer le programme
Animer la présentation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Suivi
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables hautesqté 6
- Tables à mangerqté 6
- Chaisesqté 50
- Portantsqté 2
- Tables de buffetqté 3
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 60
Cuisine
- Cuillères de serviceqté 12
- Saladiers de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à steakqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
Décoration
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-cartesqté 8
- Panneau d’accueil
- Arches de ballonsqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de table LEDqté 8
Présentation
- Écran de projection
- Cliqueur de présentation
- Paperboard
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Éponges de nettoyageqté 6
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Serviettesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant, afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez un affichage clair au buffet pour éviter les erreurs de service.
- Préparez les badges nominatifs la veille, classés par ordre alphabétique ou par entreprise. Gardez au moins 5 badges vierges et des porte-cartes à l’accueil pour les changements de dernière minute.
- Réservez au minimum 2 heures avant l’ouverture pour acheminer le matériel, installer les tables, les chaises, le buffet, le bar et la décoration. Testez aussi les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et l’éclairage pendant ce créneau.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et vérifiez les quantités de vaisselle séparément : assiettes, verres, tasses et couverts. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour les invités supplémentaires et la casse.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un événement relationnel ?
- Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu et le traiteur, puis consacrez les 2 dernières semaines aux inscriptions, au programme, aux badges et aux livraisons.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un événement relationnel ?
- Prévoyez au moins 2 heures pour une installation complète, davantage si le mobilier et le matériel arrivent séparément. Gardez 30 minutes supplémentaires pour vérifier le lieu, les boissons, le buffet et les tests techniques.
- Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?
- Transmettez un premier chiffre 7 jours avant l’événement, après la date limite d’inscription. Faites une dernière confirmation 48 heures avant si le traiteur l’accepte, notamment pour les régimes alimentaires.
- Combien de vaisselle prévoir pour un événement relationnel ?
- Prévoyez une pièce par personne et par usage, plus environ 10 % de réserve. Pour 50 participants, comptez donc au moins 55 assiettes, verres et couverts adaptés au service prévu.
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