Jobmesse organisieren: die Checkliste für den Ablauf
Eine Jobmesse steht und fällt mit der Vorbereitung der Arbeitgeberstände, der Besucherregistrierung und der Technik. Lege zuerst Termin und Ort fest, sichere die benötigten Reservierungen und sprich passende Arbeitgeber frühzeitig an. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung, Programm, Catering und Helfereinteilung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Arbeitgeberpakete, Lagepläne, Präsentationen und einen vollständigen Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Teilnehmende Arbeitgeber ansprechen
3 Personen
Arbeitgeber anmelden
2 Personen
Standplätze einteilen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste prüfen
2 Personen
Arbeitgeberinformationen sammeln
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Lageplan ausarbeiten
Arbeitgeber bestätigen
2 Personen
Catering bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Arbeitgeberpakete zusammenstellen
3 Personen
Lagepläne ausdrucken
Beschilderung drucken
Präsentationen sammeln
Technik testen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Arbeitgeberstände aufbauen
6 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Cateringbereich einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
Arbeitgeber zu den Ständen begleiten
3 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Arbeitgeberstände unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Mikrofone verwalten
Technische Fragen lösen
2 Personen
Zusätzliches Informationsmaterial verteilen
2 Personen
Ruhige Gespräche ermöglichen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Arbeitgeber verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Catering aufräumen
3 Personen
Materialien von Ständen einsammeln
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Danksagungen an Arbeitgeber versenden
Anwesenheitsdaten verarbeiten
Offene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 32
- StühleAnz. 110
- BarhockerAnz. 8
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- LaptopschlösserAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 12
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-C-AdapterAnz. 3
- LadekabelAnz. 6
- Präsentations-FernbedienungAnz. 2
- WLAN-Router
Dekoration
- StehbannerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 32
- NamenskartenständerAnz. 35
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
- Logo-RückwändeAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Fensterabzieher
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- ProgrammhefteAnz. 250
- PläneAnz. 200
- ArbeitgeberbroschürenAnz. 300
- AnmeldeformulareAnz. 250
- EvaluierungsformulareAnz. 200
- NotizblöckeAnz. 120
- UmschlägeAnz. 120
- DruckerpapierAnz. 2
- NamensschilderAnz. 180
- AusweishüllenAnz. 180
- StifteAnz. 150
- StifteAnz. 24
- HaftnotizenAnz. 24
- KlemmbretterAnz. 12
- OrdnerAnz. 12
- FragekartenAnz. 150
Büromaterial
- ScherenAnz. 8
- KlebebandrollenAnz. 12
- TackerAnz. 4
- KlammerboxenAnz. 8
- BüroklammernAnz. 4
- GummibänderAnz. 4
- EtikettenaufkleberAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- KabelbinderAnz. 100
- MessbänderAnz. 2
- GewebeklebebandAnz. 4
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
- Whiteboard
- Flipchart-BlöckeAnz. 3
- Flipchart-MarkerAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 6
- NachtlichterAnz. 4
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 12
- WarnschilderAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
- WarnwestenAnz. 8
Tipps
- Plane die Arbeitgeberstände erst, wenn die Zu- und Absagen weitgehend vorliegen. So vermeidest du doppelte Standnummern und kannst Tische, Stühle und Barhocker passend verteilen.
- Setze für Arbeitgeber und Besucher getrennte Fristen. Prüfe die Besucherliste spätestens 3 Tage vor der Messe und erfasse Ernährungswünsche, bevor du das Catering bestellst.
- Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsgeräte mindestens 1 Tag vorher mit den tatsächlich verwendeten Laptops. Lege HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Ladekabel als Reserve bereit.
- Drucke Lagepläne, Wegweiser, Sicherheitsanweisungen und das Willkommensschild nicht erst am Veranstaltungstag. Beschrifte Registrierungstisch, Standbereiche und Ausgänge so, dass neue Helfer sie ohne Erklärung finden.
- Packe für jeden Arbeitgeber ein eigenes Paket mit den gesammelten Informationen und Namensschildern. Teile die Freiwilligen spätestens am Vortag festen Aufgaben für Registrierung, Technik, Orientierung und Nachbereitung zu.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Ansprache der Arbeitgeber. Reservierungen und Arbeitgeberanmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Messe weitgehend feststehen.
- Wann muss das Anmeldeformular für eine Jobmesse online sein?
- Veröffentliche es idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Besucheranmeldung etwa 3 Tage vorher, damit du die Liste prüfen und das Catering mit belastbaren Zahlen bestellen kannst.
- Wann sollte die Technik für eine Jobmesse getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test mindestens 1 Tag vor Beginn durch und prüfe jedes Präsentationsgerät mit den vorgesehenen Adaptern. Halte zusätzlich mindestens ein Ersatzkabel pro wichtiger Anschlussart bereit.
- Was muss am Tag vor der Jobmesse fertig sein?
- Am Vortag sollten Standaufteilung, Namensschilder, Arbeitgeberpakete, Lagepläne, Beschilderung, Präsentationen und Helfereinteilung abgeschlossen sein. Kontrolliere außerdem Registrierungstisch, WLAN, Stromversorgung und Kabelkanäle.
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