Einkaufs- und Packliste für eine Kongressreise

Für eine Kongressreise brauchst du mehr als nur Reisedokumente und ein Laptop. Neben Tagungsmappen, Notizblöcken und Kugelschreibern müssen Präsentationstechnik, Namensschilder und die Ausstattung vor Ort rechtzeitig bereitstehen. Plane Verbrauchsmaterial nach der bestätigten Teilnehmerzahl und packe Technik mit Ersatzlösungen ein. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, Ladekabel, Wegweiser und Unterlagen für kurzfristig angemeldete Personen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 24
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 30
KühlboxenAnz. 3
TransportkistenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 24
GläserAnz. 30
WassergläserAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-Adapter-Set
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laserpointer
LaptopständerAnz. 2

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 24
TischdeckenAnz. 4
Kongressbanner
Wegweiser-SchilderAnz. 6

Büro

TagungsmappenAnz. 24
NotizblöckeAnz. 30
KugelschreiberAnz. 36
BadgehalterAnz. 24
LanyardsAnz. 24
Druckpapier
KlebebandAnz. 3
SchereAnz. 2
StifteAnz. 2
NamensschilderAnz. 6

Reiseutensilien

ReisedokumentenmappenAnz. 4
GepäckanhängerAnz. 24
RegenschirmeAnz. 6
WarnwestenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und Kehrblech
MikrofasertücherAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 6 Stück
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Tortillachips - 4 Beutel
- Salzige Nüsse - 3 Tüten
- Reiswaffeln - 3 Packungen
- Miniwraps - 48 Stück
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 3 Becher
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 6 Becher
- Gurken - 6 Stück
- Paprika - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 24 Stück
- Mini-Muffins - 48 Stück
- Kekse - 4 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Vegane Aufstriche - 4 Schalen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 200 Stück
- Pappbecher - 50 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Lebensmittelbehälter - 20 Stück
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen

Tipps

Plane für jede bestätigte Person eine Tagungsmappe, einen Notizblock, einen Kugelschreiber und ein Namensschild ein. Bestelle zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und beschädigte Unterlagen abgedeckt sind.
Prüfe Laptop, Präsentationsbildschirm, HDMI-Kabel und das HDMI-Adapter-Set spätestens 2 Tage vor der Abreise gemeinsam. Nimm für jedes benötigte Gerät ein passendes Ladekabel und mindestens eine Powerbank mit.
Rechne bei einer Reisegruppe mit mindestens einem Wegweiser pro wichtigen Abzweig und einem Kongressbanner am Veranstaltungsort. Beschrifte die Schilder vor dem Packen, damit sie vor Ort ohne Nacharbeit aufgehängt werden können.
Packe Kaffeetassen, Gläser, Wassergläser, Teller und Bestecksets nicht lose, sondern in Transportkisten. Plane Kühlboxen für verderbliche Verpflegung ein und kontrolliere die Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Abfahrt.
Sammle Reisedokumente, Notfallkontakte und Teilnehmerdaten in einer separaten Mappe und speichere die wichtigsten Informationen zusätzlich offline. Sortiere Namensschildhalter und Badges nach Teilnehmerliste, bevor die Gruppe losfährt.

Häufige Fragen

Was muss ich für eine Kongressreise einkaufen?: Du brauchst je nach Teilnehmerzahl Tagungsmappen, Notizblöcke, Kugelschreiber, Namensschildhalter sowie die geplante Tisch- und Geschirrausstattung. Für die Technik gehören unter anderem Laptop, Präsentationsbildschirm, HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel, Powerbanks und Ladekabel auf die Liste.
Wie viele Kongressunterlagen brauche ich pro Teilnehmer?: Plane pro bestätigter Person eine Tagungsmappe, einen Notizblock, einen Kugelschreiber und ein Namensschild ein. Eine Reserve von 5 bis 10 Prozent deckt Nachmeldungen und Ersatzbedarf ab.
Wann sollte ich die Technik für die Kongressreise prüfen?: Prüfe Laptop, Bildschirm, Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher spätestens 2 Tage vor der Abreise. Teste die Präsentation zusätzlich vor Ort, sobald der Raum zugänglich ist.
Wann muss ich Ernährungswünsche und Verpflegung festlegen?: Erfasse die Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Abfahrt und gib sie anschließend an die zuständige Person weiter. Kaufe verderbliche Lebensmittel möglichst am Tag vor der Reise und transportiere sie in Kühlboxen.

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