Wat heb je nodig voor een congresreis?

Een congresreis vraagt om meer dan alleen een laptop en een hotelreservering. Je hebt spullen nodig voor registratie, presentaties, deelnemersinformatie, catering en vervoer tussen locaties. Stem aantallen af op het definitieve deelnemersaantal en neem voor techniek altijd reserveonderdelen mee. Controleer uiterlijk een week vooraf welke materialen je op locatie krijgt en wat je zelf moet vervoeren. Zo voorkom je dat badges, adapters of opladers pas tijdens de reis worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24
Garderoberek
Kledinghangersaantal 30
Koelboxenaantal 3
Transportkrattenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Glazenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Presentatiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Laserpointer
Laptopstandaardaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Tafelkleedjesaantal 4
Congresbanner
Wegwijzerbordenaantal 6

Kantoor

Congresmappenaantal 24
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 36
Badgehoudersaantal 24
Lanyardsaantal 24
Printpapier
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 2
Stiftenaantal 2
Naambordjesaantal 6

Reisbenodigdheden

Reisdocumentmappenaantal 4
Bagagelabelsaantal 24
Paraplu'saantal 6
Reflecterende hesjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handveger en blik
Microvezeldoekenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Gezouten nootjes - 3 zakken
- Rijstcrackers - 3 pakken
- Miniwraps - 48 stuks
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 bakjes
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Vegetarische spreads - 6 bakjes
- Komkommers - 6 stuks
- Paprika's - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Worteltjes - 2 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 24 stuks
- Mini-muffins - 48 stuks
- Koekjes - 4 pakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan beleg - 4 bakjes
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 200 stuks
- Papieren bekers - 50 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Voedselbewaarbakjes - 20 stuks
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 4 flessen

Tips

Maak per deelnemer één congresmap met een notitieblok, balpen, programma en eventuele route-informatie. Neem voor de laatste wijzigingen 5 tot 10 extra mappen en pennen mee.
Reken voor servies op minimaal één koffiekopje, glas, waterglas, bord en bestekset per deelnemer per gebruiksmoment. Bij een doorlopend programma zijn 10 tot 15 procent extra exemplaren praktisch.
Neem naast een HDMI-kabel ook een complete HDMI-adapterset mee. Controleer de presentatie op de laptop uiterlijk 24 uur vooraf en pak minstens één verlengkabel en stekkerdoos per gebruikte techniektafel in.
Maak badges op basis van de definitieve deelnemerslijst en sorteer ze vóór vertrek per groep, bus of hotel. Neem 5 tot 10 blanco naamkaartjes mee voor last-minute wijzigingen.
Verpak techniek en congresmateriaal in afzonderlijke transportkratten en label elke krat met inhoud en bestemming. Laad powerbanks en controleer alle oplaadkabels de avond vóór vertrek, niet pas bij het instappen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel congresmappen en notitieblokken heb ik nodig?: Neem voor iedere deelnemer één congresmap en één notitieblok mee. Bestel of pak daarnaast 5 tot 10 procent extra, zodat je nieuwe deelnemers of beschadigde materialen kunt opvangen.
Welke techniek moet ik meenemen naar een congresreis?: Neem minimaal een laptop, presentatiescherm, HDMI-kabel, HDMI-adapterset, laserpointer en oplaadkabels mee. Plan uiterlijk 24 uur vóór vertrek een volledige test en neem per techniektafel een verlengkabel en stekkerdoos mee.
Hoeveel extra badges moet ik meenemen?: Maak één badge per definitieve deelnemer en neem 5 tot 10 blanco naamkaartjes mee. Sorteer de badges uiterlijk één dag vóór vertrek, zodat ontbrekende namen nog kunnen worden aangepast.
Wanneer moet ik congresmaterialen inpakken?: Pak drukwerk, badges en techniek uiterlijk de avond vóór vertrek in. Controleer reisdocumenten, noodcontacten en routegegevens nogmaals 24 uur vooraf en houd belangrijke materialen in je handbagage.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.