Liste de courses pour un voyage de congrès

Un voyage de congrès demande plus qu’une réservation de transport et d’hôtel. Il faut aussi préparer le matériel de présentation, les fournitures remises aux participants et les accessoires utiles pendant les trajets et les repas. Cette liste regroupe les achats à prévoir pour un groupe de congressistes, notamment les équipements HDMI, les badges, les dossiers, la vaisselle et le matériel de transport. Vérifiez chaque quantité selon le nombre de participants, d’intervenants et de jours sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 24
Portant à vêtements
Cintresqté 30
Glacièresqté 3
Caisses de transportqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verresqté 30
Verres à eauqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pointeur laser
Support pour ordinateur portableqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 24
Nappesqté 4
Bannière de congrès
Panneaux directionnelsqté 6

Bureau

Dossiers de congrèsqté 24
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 36
Porte-badgesqté 24
Lanyardsqté 24
Papier d’impression
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 2
Marqueursqté 2
Badges nominatifsqté 6

Articles de voyage

Dossiers de documents de voyageqté 4
Étiquettes de bagagesqté 24
Parapluiesqté 6
Gilets réfléchissantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelle
Chiffons microfibresqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Noix salées - 3 sachets
- Galettes de riz - 3 paquets
- Mini wraps - 48 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Tartinades végétariennes - 6 barquettes
- Concombres - 6 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 24 pièces
- Mini-muffins - 48 pièces
- Biscuits - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Garnitures véganes - 4 boîtes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 200 pièces
- Gobelets en papier - 50 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Boîtes de conservation alimentaire - 20 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un dossier de congrès, un bloc-notes et un stylo à bille par participant, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de réserve pour les inscriptions tardives ou le matériel oublié.
Emportez au moins un câble HDMI et un kit d’adaptateurs HDMI en plus du matériel principal. Les ordinateurs et écrans ne disposent pas toujours du même connecteur.
Comptez une rallonge et une multiprise pour chaque zone technique ou table de présentation, avec au moins 2 batteries externes et leurs câbles de recharge pour les déplacements.
Préparez un porte-nom par participant confirmé et imprimez 5 à 10 porte-noms vierges supplémentaires. Triez-les avant le départ pour accélérer l’accueil.
Pour un repas ou une pause réunissant tout le groupe, comptez un verre, un verre à eau, une tasse à café, une assiette et un couvert par personne, plus 10 % de réserve.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un voyage de congrès ?: Prévoyez le matériel de présentation, les câbles et adaptateurs, les fournitures des participants, les badges, la signalétique, la vaisselle et les accessoires de transport. La quantité dépend du nombre de participants et du programme prévu.
Combien de dossiers de congrès et de blocs-notes faut-il prévoir ?: Prévoyez un dossier et un bloc-notes par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 50 participants, cela représente environ 53 à 55 exemplaires de chaque.
Combien de porte-noms faut-il imprimer pour un congrès ?: Imprimez un porte-nom par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 exemplaires vierges. Pour 50 participants, préparez donc au moins 55 porte-noms.
Quand préparer le matériel pour le voyage de congrès ?: Rassemblez le matériel au moins 7 jours avant le départ et faites un test de l’ordinateur, de l’écran, du câble HDMI, des adaptateurs et du microphone 48 heures avant. Gardez les câbles et les documents dans des caisses de transport identifiées.

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