Kongressreise organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kongressreise verbindet Teilnehmermanagement, Anreise, Unterkunft und ein belastbares Veranstaltungsprogramm. Beginne mit Zielgruppe und Teilnehmerliste, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Reiseoptionen, Transport und Hotel müssen früh verglichen und reserviert werden, während Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Reisedokumente später geprüft werden. Kurz vor der Abreise zählen klare Teilnehmerinformationen, sortierte Badges, vollständige Tagungsunterlagen und getestete Präsentationstechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Zielgruppe des Kongresses festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Reiseoptionen vergleichen
2 Personen
Transport reservieren
Kongressanmeldung organisieren
Hotelzimmer reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Endgültige Teilnehmer bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Sprecherinformationen sammeln
Reiseroute kontrollieren
Teilnehmer einteilen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Badges gestalten
Tagungsunterlagen drucken
2 Personen
Teilnehmerbrief versenden
Diätwünsche weitergeben
Einkaufen gehen
2 Personen
Reisedokumente prüfen
2 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Badges sortieren

Event

Startpunkt prüfen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Gepäck und Materialien laden
4 Personen
Reiseroute erläutern
Zur Kongresslocation reisen
2 Personen
Teilnehmer einchecken
3 Personen
Kongressausweise ausgeben
2 Personen
Kongressmaterialien verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Netzwerkraum einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Netzwerkprogramm betreuen
2 Personen
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
Gruppenfoto machen
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
3 Personen
Gepäck und Materialien laden
4 Personen
Rückreise begleiten
2 Personen
Teilnehmer sicher aussteigen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
Materialien ausladen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Materialien reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Veranstaltungsort sauber hinterlassen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ausgabenbelege sammeln
Rechnungen prüfen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Konferenzfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 24
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 30
KühlboxenAnz. 3
TransportkistenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 24
GläserAnz. 30
WassergläserAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-Adapter-Set
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laserpointer
LaptopständerAnz. 2

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 24
TischdeckenAnz. 4
Kongressbanner
Wegweiser-SchilderAnz. 6

Büro

TagungsmappenAnz. 24
NotizblöckeAnz. 30
KugelschreiberAnz. 36
BadgehalterAnz. 24
LanyardsAnz. 24
Druckpapier
KlebebandAnz. 3
SchereAnz. 2
StifteAnz. 2
NamensschilderAnz. 6

Reiseutensilien

ReisedokumentenmappenAnz. 4
GepäckanhängerAnz. 24
RegenschirmeAnz. 6
WarnwestenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und Kehrblech
MikrofasertücherAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens 8 bis 12 Wochen vor der Reise Zielgruppe, Teilnehmerliste und Anmeldeformular fest. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und die endgültige Teilnehmerzahl zu bestätigen.
Vergleiche Reiseoptionen und reserviere den Transport, sobald die ersten verbindlichen Anmeldungen vorliegen. Plane pro Teilnehmer eine geprüfte Reiseroute und halte Notfallkontakte separat bereit.
Schließe die Hotelzimmerreservierung nicht erst nach dem Anmeldeschluss ab. Prüfe anschließend Teilnehmerdaten, Zimmerbedarf und Ernährungswünsche erneut, bevor du die Angaben weitergibst.
Versende den Teilnehmerbrief spätestens 7 Tage vor der Abreise. Er sollte Programm, Reiseroute, Treffpunkte, benötigte Reisedokumente und einen klaren Ansprechpartner für Notfälle enthalten.
Teste Laptop, Präsentationsbildschirm, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einpacken gemeinsam. Sortiere Badges, Tagungsmappen, Notizblöcke und Kugelschreiber nach Teilnehmern, damit die Ausgabe vor Ort nicht zur Sucharbeit wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kongressreise organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Zielgruppe, Teilnehmerliste und Anmeldeformular. Transport und Hotel sollten reserviert werden, sobald die Reiseoptionen und der erwartete Teilnehmerumfang absehbar sind.
Wann sollte die Anmeldung für eine Kongressreise schließen?: Plane den Anmeldeschluss etwa 3 bis 4 Wochen vor der Abreise. Danach bleiben ungefähr 2 Wochen, um Teilnehmerdaten, Hotelzimmer, Ernährungswünsche, Transport und die endgültige Teilnehmerliste zu prüfen.
Was muss 7 Tage vor einer Kongressreise erledigt sein?: Versende spätestens 7 Tage vorher den Teilnehmerbrief und kontrolliere Reiseroute, Reisedokumente und Notfallkontakte. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Badges, Tagungsunterlagen und das benötigte Material vollständig vorbereitet sein.
Wie viel Technik braucht man für einen Kongress?: Plane mindestens einen Laptop, einen Präsentationsbildschirm, ein HDMI-Kabel und ein HDMI-Adapter-Set ein. Ergänze Mikrofon und tragbare Lautsprecher bei größeren Räumen und teste jedes Gerät mindestens 24 Stunden vor Beginn.

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