Eine Kongressreise Schritt für Schritt organisieren

Eine Kongressreise gelingt, wenn du zuerst Teilnehmer und Ziel klärst und danach Anmeldung, Reise und Unterkunft aufeinander abstimmst. Plane die verbindlichen Buchungen früh, denn Transport und Hotel lassen sich später oft nur noch eingeschränkt ändern. Zwei bis drei Wochen vor der Abreise brauchst du belastbare Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. In den letzten Tagen geht es nicht mehr um Grundsatzentscheidungen, sondern um Reisedokumente, Unterlagen, Technik und eine klare Einteilung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Zielgruppe des Kongresses festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Reiseoptionen vergleichen
2 Personen
6
Transport reservieren
7
Kongressanmeldung organisieren
8
Hotelzimmer reservieren
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
12
Endgültige Teilnehmer bestätigen
13
Programm zusammenstellen
2 Personen
14
Sprecherinformationen sammeln
15
Reiseroute kontrollieren
16
Teilnehmer einteilen
2 Personen
17
Notfallkontakte sammeln
18
Badges gestalten
19
Tagungsunterlagen drucken
2 Personen
20
Teilnehmerbrief versenden
21
Diätwünsche weitergeben
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Reisedokumente prüfen
2 Personen
24
Materialien einpacken
2 Personen
25
Badges sortieren

Event

26
Startpunkt prüfen
2 Personen
27
Teilnehmende empfangen
3 Personen
28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
29
Gepäck und Materialien laden
4 Personen
30
Reiseroute erläutern
31
Zur Kongresslocation reisen
2 Personen
32
Teilnehmer einchecken
3 Personen
33
Kongressausweise ausgeben
2 Personen
34
Kongressmaterialien verteilen
2 Personen
35
Programm vorstellen
36
Netzwerkraum einrichten
3 Personen
37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
38
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
42
Netzwerkprogramm betreuen
2 Personen
43
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
44
Gruppenfoto machen
45
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
3 Personen
46
Gepäck und Materialien laden
4 Personen
47
Rückreise begleiten
2 Personen
48
Teilnehmer sicher aussteigen lassen
3 Personen

Nachbereitung

49
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
50
Materialien ausladen
3 Personen
51
Geschirr abwaschen
2 Personen
52
Materialien reinigen
2 Personen
53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Veranstaltungsort sauber hinterlassen
3 Personen
55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
56
Ausgabenbelege sammeln
57
Rechnungen prüfen
58
Dankeschön an Teilnehmer versenden
59
Konferenzfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 24
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 30
KühlboxenAnz. 3
TransportkistenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 24
GläserAnz. 30
WassergläserAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-Adapter-Set
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laserpointer
LaptopständerAnz. 2

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 24
TischdeckenAnz. 4
Kongressbanner
Wegweiser-SchilderAnz. 6

Büro

TagungsmappenAnz. 24
NotizblöckeAnz. 30
KugelschreiberAnz. 36
BadgehalterAnz. 24
LanyardsAnz. 24
Druckpapier
KlebebandAnz. 3
SchereAnz. 2
StifteAnz. 2
NamensschilderAnz. 6

Reiseutensilien

ReisedokumentenmappenAnz. 4
GepäckanhängerAnz. 24
RegenschirmeAnz. 6
WarnwestenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und Kehrblech
MikrofasertücherAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Zielgruppe, Teilnehmerzahl und Kongress fest. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du bereits abfragst, ob jemand besondere Ernährungswünsche, Reiseanforderungen oder einen Notfallkontakt angeben muss.
Vergleiche Reiseoptionen, bevor du Zimmer reservierst. Buche Transport und Hotel möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Abreise und plane bei Gruppen zusätzlich eine verbindliche Frist für die endgültige Teilnehmerbestätigung ein.
Sammle Sprecherinformationen und stelle das Programm spätestens 3 Wochen vor Beginn zusammen. Prüfe danach, ob Präsentationsbildschirm, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Laserpointer zur Technik vor Ort passen.
Schicke den Teilnehmerbrief etwa 10 bis 14 Tage vor der Reise. Darin sollten Route, Abfahrtszeiten, Hotel, Kongressanmeldung, Ansprechpartner und eine kurze Liste der mitzubringenden Reisedokumente stehen.
Packe Materialien und Technik nicht erst am Abreisetag. Sortiere Badges, Tagungsmappen, Notizblöcke und Kugelschreiber nach Teilnehmern und teste Laptop, Bildschirm, Ladekabel und Powerbanks mindestens 24 Stunden vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kongressreise organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 4 Monate vorher. Transport und Hotel solltest du etwa 8 bis 12 Wochen vor der Abreise reservieren, damit die Gruppe nicht auf wenige Optionen angewiesen ist.
Wann müssen die Teilnehmer einer Kongressreise endgültig bestätigt werden?: Setze die Frist auf etwa 3 Wochen vor der Abreise. Danach kannst du Zimmer, Transport, Kongressanmeldungen, Badges und Ernährungswünsche mit verlässlichen Zahlen abschließen.
Was gehört in den Teilnehmerbrief für eine Kongressreise?: Versende ihn 10 bis 14 Tage vorher. Nenne Route, Abfahrtszeiten, Hotel, Kongressadresse, Ansprechpartner, Notfallkontakt und alle Reisedokumente, die jede Person prüfen oder mitnehmen muss.
Wann sollte man die Technik für einen Kongress testen?: Teste Laptop, Präsentationsbildschirm, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vor Beginn. So bleibt Zeit, fehlende Kabel, geladene Powerbanks oder Ersatzgeräte zu organisieren.

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