Qué comprar y llevar para viajar a un congreso

Un viaje a un congreso requiere más que reservar transporte y hotel. Necesitas preparar acreditaciones, carpetas, material para tomar notas y todo lo necesario para que las presentaciones funcionen al llegar. Esta lista reúne compras y objetos para un grupo de participantes, desde vasos y café hasta cables, adaptadores y baterías externas. Ajusta las cantidades al número definitivo de asistentes y deja preparado el material al menos un día antes del viaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 24
Perchero
Perchascant. 30
Neveras portátilescant. 3
Cajas de transportecant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 24
Vasoscant. 30
Vasos para aguacant. 30
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30

Equipo

Portátilcant. 2
Pantalla de presentación
Cable HDMIcant. 2
Kit de adaptadores HDMI
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Cables de cargacant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Puntero láser
Soporte para portátilcant. 2

Decoración

Portanombrescant. 24
Manteles individualescant. 4
Banner del congreso
Señales de orientacióncant. 6

Oficina

Carpetas para congresocant. 24
Bloc de notascant. 30
Bolígrafoscant. 36
Portabadgescant. 24
Lanyardscant. 24
Papel de impresión
Cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 2
Rotuladorescant. 2
Pancartas con nombrescant. 6

Artículos de viaje

Carpetas para documentos de viajecant. 4
Etiquetas de equipajecant. 24
Paraguascant. 6
Chalecos reflectantescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Escoba y recogedor
Paños de microfibracant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 6 unidades
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Frutos secos salados - 3 bolsas
- Crackers de arroz - 3 paquetes
- Miniwraps - 48 unidades
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 1,5 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Untables vegetarianos - 6 recipientes
- Pepinos - 6 unidades
- Pimientos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Uvas - 2 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 24 unidades
- Mini muffins - 48 unidades
- Galletas - 4 paquetes
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Acompañamiento vegano - 4 bandejas
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 200 unidades
- Vasos de papel - 50 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Recipientes para conservar alimentos - 20 stuks
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula una carpeta, un bloc de notas y un bolígrafo por participante confirmado, más un 10 % adicional para cambios de última hora.
Lleva al menos dos cables HDMI y un kit de adaptadores HDMI: los ponentes pueden usar conexiones distintas a la del portátil principal.
Prepara una regleta y un cable alargador por cada zona de trabajo con equipos; añade una batería externa y un cable de carga por cada dos participantes que necesiten trabajar durante el trayecto.
Para una pausa de café, calcula dos tazas, dos vasos de agua y dos bebidas por persona si dura aproximadamente una hora; compra un 10 % extra para cubrir pérdidas y reposición.
Guarda acreditaciones, señales, carpetas y material impreso en cajas de transporte separadas por función. Lleva las acreditaciones clasificadas por nombre al menos 24 horas antes de salir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material de congresos necesito por persona?: Prepara una carpeta, un bloc y un bolígrafo por participante confirmado. Añade un 10 % de unidades extra, redondeando siempre hacia arriba, para sustituciones y nuevas inscripciones.
¿Cuántos cables HDMI y adaptadores debo llevar?: Lleva como mínimo dos cables HDMI y un kit de adaptadores HDMI, aunque el grupo sea pequeño. Para más de 25 participantes o varias salas, prepara un juego completo por sala y uno de repuesto.
¿Cuánta bebida necesito para un viaje de congreso?: Para una pausa de una hora, calcula dos bebidas por persona y aproximadamente dos vasos de agua por asistente. Añade un 10 % extra y separa las necesidades dietéticas antes de hacer la compra.
¿Cuándo debo preparar y empaquetar todo el material?: Haz la compra y comprueba la tecnología entre 48 y 24 horas antes de la salida. Deja las acreditaciones clasificadas y las cajas de transporte cerradas como máximo el día anterior.

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