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Kongress organisieren: die komplette Checkliste

Ein Kongress braucht viele Einzelentscheidungen, die aufeinander aufbauen: Termin und Räume zuerst, danach Programm, Referenten und Anmeldungen. Plane Technik, Catering und Drucksachen nicht erst in der letzten Woche, sondern mit festen Fristen. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag geprüfte Präsentationen, passende Adapter oder aktuelle Teilnehmerlisten. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau und zur Registrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kongressdatum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationen anfordern

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Wegbeschreibung versenden

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Drucksachen bestellen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Referenteninformationen ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Technikkiste bereitstellen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetisch aufstellen

    2 Personen

  • Podiumstisch aufstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beamer anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen laden

  • Ton testen

    2 Personen

  • Bild testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Saal begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen starten

  • Zeitplan überwachen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Pausenraum sauber halten

    2 Personen

  • Technik unterstützen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Kabel aufrollen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 14
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • BühnentischeAnz. 2
  • RednerstühleAnz. 6
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierbretterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8

Catering

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • BuffetwärmerAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 10
  • TischdeckenrollenAnz. 4
  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 120
  • LanyardsAnz. 120
  • AnmeldeboxenAnz. 4
  • StifteAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 6
  • ProgrammhefteAnz. 120
  • NotizblöckeAnz. 120
  • EvaluierungsformulareAnz. 120
  • TischnummernAnz. 14

Dekoration

  • BühnenhintergründeAnz. 2
  • Wegweiser-SchilderAnz. 10
  • Namensschilder für SprecherAnz. 8
  • Baumwoll-TischläuferAnz. 14

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • LichtständerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Rutschfeste MattenAnz. 6

Tipps

  • Lege den Termin fest und reserviere die Location möglichst mehrere Monate vorher. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch die Aufteilung für Registrierung, Bühne, Vortragssitzplätze und Catering.
  • Bestätige Referenten frühzeitig und fordere ihre Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen und inkompatible Formate oder fehlende Videos zu klären.
  • Öffne die Anmeldung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular. Schicke Parkinformationen und Wegbeschreibung spätestens 3 Tage vor Beginn an die Teilnehmer.
  • Plane Technik für jeden Raum einzeln: Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Adapter. Teste am Vortag jede Präsentation mit dem tatsächlich verwendeten Laptop und lege eine Technikkiste bereit.
  • Bestelle Catering nach der Anmeldefrist und rechne bei Getränken für das erste Kongressstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Thermoskannen bereit und drucke Teilnehmerliste, Namensschilder und Programmhefte vor dem Einlass aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kongress organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Location und Raumplanung. Programm, Referenten und Anmeldung sollten spätestens 8 Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kongress geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lege eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher fest, damit Catering, Namensschilder und Teilnehmerliste rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kongress?
Plane für das erste Veranstaltungsstündchen 2 bis 3 Getränke pro Person, danach ungefähr 1 bis 2 Getränke pro Person und Stunde. Bei einem halbtägigen Kongress mit 50 Personen sind damit meist etwa 150 bis 250 Getränke ein sinnvoller Ausgangspunkt.
Wann müssen Präsentationen für einen Kongress vorliegen?
Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen. Am Vortag solltest du alle Dateien nochmals auf dem Veranstaltungs-Laptop öffnen und die Anschlüsse testen.

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