Checklist pour organiser un congrès sans rien oublier

Organiser un congrès demande de coordonner le lieu, le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique technique. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : adaptateurs HDMI, badges nominatifs, besoins alimentaires et informations d’accès. Les équipements, supports imprimés et fournitures nécessaires sont regroupés dans la liste associée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du congrès
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Demander les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer les indications d'accès
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Commander les imprimés
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer les informations sur les intervenants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer la caisse à outils technique
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Charger les présentations
Tester le son
2 personnes
Tester l’image
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Lancer les présentations
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Assister la technique
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Enrouler les câbles
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Tables podiumqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Chauffe-platsqté 6
Pinces de serviceqté 10
Rouleaux de nappesqté 4
Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Bacs d’inscriptionqté 4
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 6
Brochures du programmeqté 120
Blocs-notesqté 120
Formulaires d’évaluationqté 120
Numéros de tableqté 14

Décoration

Fond de scèneqté 2
Panneaux directionnelsqté 10
Porte-noms des intervenantsqté 8
Chemins de table en cotonqté 14

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Commencez par fixer la date et réserver le lieu avant de confirmer les intervenants : la capacité de la salle, sa disposition et les contraintes techniques déterminent le reste du planning.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place. Prévoyez des adaptateurs HDMI, des rallonges et une batterie externe en secours.
Fermez les inscriptions avec suffisamment de temps pour traiter les besoins alimentaires et commander le catering selon le nombre réel de participants. Gardez une marge pour les inscriptions tardives.
Envoyez les indications d’accès et de parking avant l’événement, puis imprimez la liste des participants, les programmes et les informations sur les intervenants pour l’accueil.
Préparez la salle la veille ou plusieurs heures avant l’ouverture : installez les tables d’inscription, les badges, les microphones, les écrans et les carafes d’eau avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, puis établissez le programme et confirmez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez une première invitation 8 à 12 semaines avant le congrès. Ouvrez ensuite le formulaire d’inscription et envoyez les informations pratiques, comme l’accès et le parking, environ 1 à 2 semaines avant.
Combien de temps avant faut-il commander le catering d’un congrès ?: Passez la commande définitive au moins 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez une marge pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès ?: Vérifiez les présentations, les microphones, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI et les adaptateurs. Préparez également les badges, les programmes, la liste des participants et les boissons afin que l’accueil puisse commencer sans délai.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.