LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Congres organiseren: checklist van voorbereiding tot congresdag

Een congres organiseren begint niet met de zaal klaarzetten, maar met datum, locatie en programma. Daarna volgen sprekers, aanmeldingen, catering, techniek en alle informatie voor deelnemers. Deze checklist bevat 76 taken en 56 spullen, van het openen van het aanmeldformulier tot het controleren van presentaties en klaarzetten van de techniekkist. Werk per fase en houd vooral deadlines voor sprekers, drukwerk en techniek apart bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Congresdatum vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

    2 personen

  • Zaalindeling bepalen

    2 personen

  • Programma samenstellen

    3 personen

  • Sprekers bevestigen

    2 personen

  • Presentaties opvragen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Parkeerinformatie versturen

  • Routebeschrijving versturen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Techniek reserveren

    2 personen

  • Drukwerk bestellen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Programmafolders afdrukken

    2 personen

  • Sprekersinformatie afdrukken

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    4 personen

  • Presentaties verzamelen

  • Presentaties controleren

    2 personen

  • Techniekkist klaarzetten

    2 personen

  • Locatiesleutels ophalen

  • Zaal openen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Registratietafel plaatsen

    2 personen

  • Podiumtafel plaatsen

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Registratiemateriaal klaarleggen

    2 personen

  • Naamkaartjes sorteren

    2 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Beamer aansluiten

    2 personen

  • Presentaties laden

  • Geluid testen

    2 personen

  • Beeld testen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    3 personen

  • Lunchbuffet klaarzetten

    4 personen

  • Sprekers ontvangen

    2 personen

  • Sprekersbriefing geven

    2 personen

Event

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Programmafolders uitdelen

    2 personen

  • Deelnemers naar zaal begeleiden

    2 personen

  • Opening verzorgen

    2 personen

  • Sprekers begeleiden

    2 personen

  • Presentaties starten

  • Tijdschema bewaken

  • Vragen uit de zaal verzamelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Lunchbuffet serveren

    5 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Buffet opruimen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Pauzeruimte schoonhouden

    2 personen

  • Techniek ondersteunen

    2 personen

  • Afsluiting verzorgen

    2 personen

  • Deelnemers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koffiepunt schoonmaken

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Kabels oprollen

    2 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten controleren

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Overgebleven catering opruimen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 110
  • Tafelsaantal 14
  • Registratietafelsaantal 2
  • Podiumtafelsaantal 2
  • Sprekersstoelenaantal 6
  • Krukkenaantal 4

Apparatuur

  • Beameraantal 2
  • Projectieschermenaantal 2
  • Laptopsaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • Luidsprekersaantal 2
  • Mengpaneel
  • HDMI-kabelsaantal 4
  • HDMI-adaptersaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Presentatieklikkersaantal 2
  • Powerbanksaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Waterglazenaantal 120
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Serveerplankenaantal 8
  • Serveerschalenaantal 12
  • Koffiekannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 8

Catering

  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Buffetwarmersaantal 6
  • Serveertangenaantal 10
  • Tafelkleedrollenaantal 4
  • Boodschappen

Registratie

  • Naamkaartjesaantal 120
  • Lanyardsaantal 120
  • Registratiebakjesaantal 4
  • Pennenaantal 40
  • Klembordenaantal 6
  • Programmafoldersaantal 120
  • Notitieblokkenaantal 120
  • Evaluatieformulierenaantal 120
  • Tafelnummersaantal 14

Decoratie

  • Podiumachtergrondenaantal 2
  • Wegwijzerbordenaantal 10
  • Naambordjes sprekersaantal 8
  • Katoenen tafellopersaantal 14

Verlichting

  • LED-bouwlampenaantal 4
  • Lichtstandaardsaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Stofzuiger
  • Dweilmoppenaantal 2
  • Emmersaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Veiligheid

  • EHBO-koffer
  • Antislipmattenaantal 6

Tips

  • Leg de congresdatum en locatie eerst vast. Bepaal daarna de zaalindeling: een plenaire opstelling met stoelen vraagt andere ruimte dan tafels, podiumtafels of een aparte registratietafel.
  • Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk enkele dagen vóór het congres op. Controleer de bestanden op de laptop en test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, microfoons en presentatieklikkers vóór de ontvangst begint.
  • Open het aanmeldformulier zodra het programma en de sprekers voldoende vaststaan. Verzamel dieetwensen en stuur parkeerinformatie en een routebeschrijving niet pas met de laatste herinnering, maar uiterlijk één week vooraf.
  • Bestel drukwerk op basis van de verwachte deelnemersaantallen plus een kleine reserve. Leg naamkaartjes, deelnemerslijst, programmafolders en sprekersinformatie per onderdeel klaar bij de registratietafel.
  • Plan catering niet alleen rond de maaltijd. Zet koffie, water en servies klaar voor ontvangst en pauzes; koel dranken vooraf en controleer of thermoskannen, koelboxen, buffetwarmers, waterkannen en serveerschalen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een congres organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de datum, locatie en hoofdprogramma. Reserveer techniek en catering zodra het programma grotendeels vaststaat; sprekers en drukwerk volgen daarna.
Wanneer moet ik sprekers voor een congres bevestigen?
Bevestig sprekers idealiter 3 tot 6 maanden vóór het congres. Vraag hun presentaties en praktische informatie uiterlijk enkele dagen vóór de bijeenkomst op, zodat je de bestanden nog kunt controleren.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een congres?
Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 tot 12 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma bekend zijn. Verstuur parkeerinformatie, routebeschrijving en praktische details uiterlijk één week vóór het congres.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreszaal klaar te zetten?
Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw van stoelen, tafels, registratietafel, podium en catering. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige techniek- en presentatietest.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!