Ein Kinderkonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Kinderkonzert gelingt, wenn Programm, Raum und Betreuung früh aufeinander abgestimmt sind. Lege zuerst Datum, Repertoire und Zielgruppe fest, bevor du Location und Künstler buchst. Danach folgen Anmeldung, Sitzplätze, Barrierefreiheit, Technik und Helfereinteilung. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Aufbau, Soundcheck und Registrierung ein – besonders die Bühnenaufteilung und kindgerechte Sitzordnung werden sonst schnell zu spät fertig.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Künstler und Begleiter buchen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Versicherungsdaten prüfen
- 6
Einladungen gestalten
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Barrierefreiheit erfassen
- 12
Kontaktliste der Teilnehmer erstellen
- 13
Reservierungen bestätigen
- 14
Musikprogramm ausdrucken
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 17
Sitzplan für Kinder erstellen
2 Personen
- 18
Freiwillige einteilen
- 19
Künstlerinformationen versenden
- 20
Route und Parkinformationen teilen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
3 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Bühne freiräumen
3 Personen
- 30
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 33
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 37
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Notausgänge freihalten
2 Personen
- 41
Künstler empfangen
2 Personen
- 42
Künstler betreuen
2 Personen
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Anmeldungen abhaken
3 Personen
- 45
Kinder zu ihren Plätzen begleiten
4 Personen
- 46
Programm ankündigen
- 47
Kinderkonzert aufführen
6 Personen
- 48
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks auffüllen
2 Personen
- 51
Kinder beim Verlassen begleiten
4 Personen
- 52
Artiesten verabschieden
2 Personen
- 53
Verbliebene Lebensmittel abdecken
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 55
Geräte abbauen
3 Personen
- 56
Instrumente einpacken
3 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
2 Personen
- 61
Saal reinigen
3 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Fundsachen sammeln
- 64
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 65
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
- 67
Beteiligte bedanken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- KindertischeAnz. 8
- Registrierungstisch
- Catering-TischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- LautsprecherkabelAnz. 4
- MikrofonkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- NotenständerAnz. 8
- Keyboard
- Keyboardständer
- Gitarrenverstärker
- BühnenelementeAnz. 4
- Gaffer TapeAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbare GabelnAnz. 100
- Wiederverwendbare MesserAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 12
- Bühnenhintergrund
- TischdeckenAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sonstiges
- Erste-Hilfe-Koffer
- FunkgeräteAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- NamensschildhalterAnz. 20
- ProgrammhefteAnz. 110
- ArmbänderAnz. 100
- Kasse oder Geldkassette
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Prüfe dabei sofort Genehmigungen, Versicherungsdaten und die Bedingungen für Künstler und Begleitpersonen.
- Öffne die Anmeldung spätestens 4 Wochen vor dem Konzert und frage neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf ab. Eine aktuelle Teilnehmerliste erleichtert Reservierungen und Einlass.
- Plane die Sitzplätze nicht erst am Veranstaltungstag: Kinder sitzen besser an Kindertischen oder in klar markierten Reihen, während Begleitpersonen gut erreichbar bleiben. Bereite Namensschilder und einen Registrierungstisch mindestens einen Tag vorher vor.
- Schicke Künstlern und Familien spätestens 7 Tage vor dem Termin Programm, Anfahrt und Parkinformationen. Drucke außerdem das Musikprogramm aus und bestätige Reservierungen, damit Änderungen nicht am Eingang geklärt werden müssen.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Baue Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Instrumente und Notenständer zuerst auf, teste jedes Kabel und kühle Getränke erst danach – so bleibt Zeit für einen vollständigen Soundcheck.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kinderkonzert organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Location und nötige Genehmigungen brauchen oft mehr Vorlauf als Einladungen und Einkauf.
- Wann sollte die Anmeldung für ein Kinderkonzert öffnen?
- Öffne das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vor dem Konzert und schließe es 3 bis 5 Tage vorher. So kannst du Teilnehmerliste, Sitzplan, Namensschilder und Getränke rechtzeitig vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Kinderkonzert?
- Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Darin enthalten sind Bühnenaufteilung, Bestuhlung, Technikaufbau, Soundcheck und die Einrichtung des Registrierungstisches.
- Was sollte man beim Kinderkonzert nicht vergessen?
- Besonders häufig fehlen gedruckte Musikprogramme, Notenständer, Verlängerungs- und Mikrofonkabel oder ein klarer Sitzplan. Prüfe die komplette Materialliste spätestens am Vortag und teste die Tontechnik vor dem Einlass.
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