Cómo organizar un concierto infantil sin perder el control
Un concierto infantil se organiza en dos líneas paralelas: el programa artístico y la experiencia de las familias. Empieza fijando la fecha, el repertorio y el lugar; después cierra artistas, permisos y seguro antes de abrir las inscripciones. Cuando sepas cuántos niños asistirán, podrás distribuir los asientos, asignar voluntarios y ajustar comida, bebidas y material técnico. Los fallos suelen aparecer el día del concierto: información incompleta, cables sin asegurar o reservas que nadie ha reconfirmado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar artistas y acompañantes
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar los datos del seguro
- 6
Diseñar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Inventariar la accesibilidad
- 12
Crear lista de contactos de participantes
- 13
Confirmar las reservas
- 14
Imprimir el programa musical
2 personas
- 15
Preparar acreditaciones
2 personas
- 16
Definir la distribución del escenario
2 personas
- 17
Crear plano de asientos para niños
2 personas
- 18
Asignar voluntarios
- 19
Enviar la información de los artistas
- 20
Compartir la ruta y los datos de aparcamiento
- 21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Reunir los materiales
2 personas
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Despejar el escenario
3 personas
- 30
Colocar el equipo de sonido
3 personas
- 31
Conectar los micrófonos
2 personas
- 32
Preparar los instrumentos
3 personas
- 33
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Instalar la iluminación
2 personas
- 36
Montar la mesa de registro
2 personas
- 37
Montar la mesa de catering
2 personas
- 38
Preparar aperitivos
3 personas
- 39
Comprobar los baños
- 40
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
- 41
Recibir a los artistas
2 personas
- 42
Acompañar a los artistas
2 personas
- 43
Recibir a los visitantes
4 personas
- 44
Marcar las inscripciones
3 personas
- 45
Guiar a los niños a sus asientos
4 personas
- 46
Anunciar el programa
- 47
Realizar un concierto infantil
6 personas
- 48
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer los aperitivos
2 personas
- 51
Acompañar a los niños a la salida
4 personas
- 52
Despedir a los artistas
2 personas
- 53
Cubrir la comida sobrante
2 personas
Seguimiento
- 54
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 55
Desmontar el equipo
3 personas
- 56
Empacar instrumentos
3 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
2 personas
- 61
Limpiar la sala
3 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Recoger objetos perdidos
- 64
Cerrar el recinto
2 personas
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
- 66
Recoger las compras sobrantes
- 67
Dar las gracias a los implicados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas para niñoscant. 8
- Mesa de registro
- Mesas de cateringcant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables de altavozcant. 4
- Cables de micrófonocant. 6
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Atrilescant. 8
- Teclado
- Soporte para teclado
- Amplificador de guitarra
- Piezas de escenariocant. 4
- Cinta gaffercant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 100
- Tenedores reutilizablescant. 100
- Cuchillos reutilizablescant. 50
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Telón de fondo del escenario
- Mantelescant. 12
- Carteles de flechascant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Otros
- Botiquín de primeros auxilios
- Walkie-talkiescant. 4
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Portanombrescant. 20
- Folletos del programacant. 110
- Pulserascant. 100
- Caja registradora o caja de efectivo
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de diseñar las invitaciones. Reserva a los artistas y sus acompañantes con varias semanas de margen y confirma por escrito horarios, necesidades técnicas y ruta de llegada.
- No abras el formulario de inscripción hasta tener claros el aforo y la distribución de la sala. Pide en el mismo formulario alergias, preferencias dietéticas, necesidades de accesibilidad y datos de contacto de la persona responsable.
- Haz una prueba técnica antes de recibir al público: comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, teclado, amplificador, cajas DI y todos los cables. Fija los cables al suelo con cinta gaffer y deja regletas y alargadores fuera de las zonas de paso.
- Prepara un plano de asientos para niños y asigna voluntarios a funciones concretas, como registro, acompañamiento, escenario y salida. Entrega a cada voluntario una lista de contactos y la información de artistas al menos un día antes.
- Organiza la apertura por horarios: monta primero escenario y sonido, después registro y catering, y enfría las bebidas con antelación. Reúne vasos, platos, cubiertos, jarras, termos y bandejas antes de abrir el recinto, porque reponerlos durante la entrada distrae al equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto infantil?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para reservar el lugar y los artistas, comprobar permisos y seguro, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones sin improvisar.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un concierto infantil?
- Ábrelas cuando estén confirmados el lugar, el aforo y el programa, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Ciérralas al menos 5 días antes para preparar asientos, contactos, comida y bebidas según el número real de asistentes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto infantil?
- Calcula 1 voluntario por cada 10-15 niños, además de una persona responsable del registro y otra del escenario. Para 40 niños, por ejemplo, prepara al menos 4 voluntarios y 2 responsables de coordinación.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Hazla entre 90 y 120 minutos antes de la entrada del público. Prueba cada micrófono, instrumento, monitor y conexión, y reserva los últimos 30 minutos para corregir cables, niveles o cambios en la distribución del escenario.
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