Zo organiseer je een kinderconcert zonder verrassingen
Begin met het programma en de locatie, niet met de uitnodiging. Leg vast hoeveel kinderen je verwacht, hoe lang het concert duurt en waar kinderen zitten, voordat je artiesten en begeleiders boekt. Daarna volgen vergunningen, verzekering, aanmeldingen en de praktische indeling van zaal en podium. In de laatste week controleer je techniek, dieetwensen, toegankelijkheid en route-informatie. Op de dag zelf werkt een duidelijke taakverdeling beter dan improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Artiesten en begeleiders boeken
- 4
Vergunningen controleren
- 5
Verzekeringsgegevens controleren
- 6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldformulier openen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Toegankelijkheid inventariseren
- 12
Contactlijst deelnemers maken
- 13
Reserveringen bevestigen
- 14
Muziekprogramma afdrukken
2 personen
- 15
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 16
Podiumindeling uitwerken
2 personen
- 17
Zitplan voor kinderen maken
2 personen
- 18
Vrijwilligers indelen
- 19
Artiesteninformatie versturen
- 20
Route en parkeergegevens delen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Materialen verzamelen
2 personen
Event
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Zaal en entree controleren
2 personen
- 27
Tafels opstellen
3 personen
- 28
Stoelen opstellen
4 personen
- 29
Podium vrijmaken
3 personen
- 30
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
- 31
Microfoons aansluiten
2 personen
- 32
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 33
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 34
Versiering ophangen
3 personen
- 35
Verlichting installeren
2 personen
- 36
Registratietafel inrichten
2 personen
- 37
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 38
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 39
Toiletten controleren
- 40
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
- 41
Artiesten ontvangen
2 personen
- 42
Artiesten begeleiden
2 personen
- 43
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 44
Aanmeldingen afvinken
3 personen
- 45
Kinderen naar hun plaatsen begeleiden
4 personen
- 46
Programma aankondigen
- 47
Kinderconcert uitvoeren
6 personen
- 48
Pauzedranken serveren
4 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Hapjes aanvullen
2 personen
- 51
Kinderen begeleiden bij vertrek
4 personen
- 52
Artiesten uitzwaaien
2 personen
- 53
Overgebleven eten afdekken
2 personen
Nazorg
- 54
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 55
Apparatuur demonteren
3 personen
- 56
Instrumenten inpakken
3 personen
- 57
Versiering verwijderen
3 personen
- 58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Afval verzamelen
2 personen
- 61
Zaal schoonmaken
3 personen
- 62
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 63
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 64
Locatie afsluiten
2 personen
- 65
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 66
Overgebleven boodschappen opruimen
- 67
Betrokkenen bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Kindertafelsaantal 8
- Registratietafel
- Cateringtafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- DI-boxenaantal 2
- Luidsprekerkabelsaantal 4
- Microfoonkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Muziekstandaardsaantal 8
- Keyboard
- Keyboardstandaard
- Gitaarversterker
- Podiumdelenaantal 4
- Gaffer tapeaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare vorkenaantal 100
- Herbruikbare messenaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Maatbekersaantal 2
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Podiumachterdoek
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbordjesaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Overig
- EHBO-koffer
- Portofoonsaantal 4
- Clipboardsaantal 4
- Balpennenaantal 20
- Naambadgehoudersaantal 20
- Programmafoldersaantal 110
- Polsbandjesaantal 100
- Kassa- of geldkist
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma in blokken van ongeveer 20 tot 30 minuten en houd ruimte voor binnenkomst, een korte pauze en vertrek. Zo weet je ook hoeveel begeleiding en zitplaatsen nodig zijn.
- Open de aanmelding zodra datum, locatie en programma vaststaan. Vraag meteen het aantal kinderen, begeleiders, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit; verwerk die gegevens uiterlijk één week vooraf in je contactlijst en zitplan.
- Test de geluidsinstallatie vóór de deuren opengaan: actieve speakers, mengpaneel, microfoons, kabels en DI-boxen moeten op hun definitieve plek liggen. Plak kabels vast met gaffer tape en controleer minstens één reserve-aansluiting.
- Maak voor vrijwilligers een indeling met minimaal drie momenten: registratie, zaalbegeleiding en opruimen. Zet de registratietafel klaar met naambadges en gebruik het zitplan zodat kinderen niet tijdens het concert hoeven te zoeken.
- Regel eten en drinken op aantallen, niet op gevoel. Koel drank vooraf, zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar en controleer de boodschappenlijst ten minste twee dagen voor het concert; route- en parkeergegevens stuur je uiterlijk 48 uur vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een kinderconcert meestal?
- Plan voor het muzikale programma ongeveer 45 tot 60 minuten. Tel 15 tot 20 minuten voor binnenkomst en 10 tot 15 minuten voor vertrek of een pauzemoment op.
- Wanneer moet ik een kinderconcert organiseren en de locatie boeken?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Boek artiesten en begeleiders direct daarna, zodat het programma uiterlijk 6 weken voor het concert definitief is.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een kinderconcert?
- Reken naast de organisator op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 kinderen voor registratie en zaalbegeleiding. Bij 40 kinderen plan je dus ten minste 3 tot 4 extra mensen in, plus iemand voor techniek.
- Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een kinderconcert?
- Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen voor het concert. Gebruik de laatste week om dieetwensen, toegankelijkheid, contactgegevens en het zitplan te controleren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!