Organiser un concert pour enfants, étape par étape
Un concert pour enfants demande une préparation à la fois artistique, logistique et très précise sur l’accueil. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis réservez rapidement les artistes et leurs accompagnateurs. Les inscriptions servent ensuite à connaître le nombre d’enfants, les besoins alimentaires et les questions d’accessibilité. Prévoyez enfin une vraie répétition technique : scène, micros, câbles, circulation, repas et accueil doivent être vérifiés avant l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver des artistes et des accompagnateurs
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Vérifier les informations d'assurance
- 6
Concevoir les invitations
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Recenser l’accessibilité
- 12
Établir la liste de contact des participants
- 13
Confirmer les réservations
- 14
Imprimer le programme musical
2 personnes
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
- 17
Établir un plan de table pour les enfants
2 personnes
- 18
Répartir les bénévoles
- 19
Envoyer les informations sur les artistes
- 20
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
- 21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
- 27
Installer les tables
3 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Dégager la scène
3 personnes
- 30
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 31
Brancher les microphones
2 personnes
- 32
Installer les instruments
3 personnes
- 33
Effectuer la vérification du son
3 personnes
- 34
Suspendre la décoration
3 personnes
- 35
Installer l'éclairage
2 personnes
- 36
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 37
Installer la table traiteur
2 personnes
- 38
Préparer les en-cas
3 personnes
- 39
Vérifier les toilettes
- 40
Dégager les sorties de secours
2 personnes
- 41
Accueillir les artistes
2 personnes
- 42
Accompagner les artistes
2 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 44
Cocher les inscriptions
3 personnes
- 45
Accompagner les enfants à leurs places
4 personnes
- 46
Annoncer le programme
- 47
Réaliser le concert pour enfants
6 personnes
- 48
Servir les boissons de pause
4 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 51
Accompagner les enfants au départ
4 personnes
- 52
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
- 53
Couvrir les restes de nourriture
2 personnes
Suivi
- 54
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 55
Démonter l’équipement
3 personnes
- 56
Emballer les instruments
3 personnes
- 57
Retirer la décoration
3 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Rassembler les déchets
2 personnes
- 61
Nettoyer la salle
3 personnes
- 62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 63
Rassembler les objets trouvés
- 64
Fermer le lieu
2 personnes
- 65
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 66
Ranger les provisions restantes
- 67
Remercier les personnes impliquées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 100
- Tables pour enfantsqté 8
- Table d'inscription
- Tables de cateringqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles de haut-parleurqté 4
- Câbles de microqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Pieds de microqté 8
- Clavier
- Support de clavier
- Amplificateur de guitare
- Éléments de podiumqté 4
- Ruban gafferqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Fourchettes réutilisablesqté 100
- Couteaux réutilisablesqté 50
- Louchesqté 6
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Verres doseursqté 2
- Pains de glaceqté 12
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 12
- Fond de scène
- Nappesqté 12
- Panneaux de directionqté 8
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Autre
- Trousse de premiers secours
- Talkies-walkiesqté 4
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 20
- Supports de badges nominatifsqté 20
- Brochures du programmeqté 110
- Braceletsqté 100
- Caisse ou coffre à argent
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le programme et le lieu avant de concevoir les invitations. Gardez une marge d’au moins 30 minutes dans le planning pour l’installation de la scène et les réglages sonores.
- Ouvrez les inscriptions dès l’envoi des invitations et demandez une date limite claire, idéalement 7 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi établir la liste de contacts, le plan de table des enfants et les besoins alimentaires.
- Traitez l’accessibilité et les autorisations avant de confirmer les réservations. Une vérification à 2 semaines du concert évite de découvrir trop tard une contrainte liée au lieu, à l’assurance ou à l’accueil du public.
- Préparez un plan de scène écrit avec les artistes : emplacement de la table de mixage, microphones, pieds, clavier, amplificateur, boîtiers DI et chemins de câbles. Testez chaque branchement avant l’arrivée des enfants et fixez les câbles avec du ruban gaffer.
- Répartissez les bénévoles par poste au plus tard 3 jours avant le concert : inscription, accompagnement des enfants, catering, vestiaire et circulation. Refroidissez les boissons la veille et rassemblez le matériel avant l’ouverture du lieu, plutôt que pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert pour enfants ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les artistes, vérifier les autorisations et l’assurance, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et préparer la technique.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert pour enfants ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date du concert et fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant. Vous aurez encore quelques jours pour confirmer les réservations et ajuster l’accueil.
- Que faut-il tester avant un concert pour enfants ?
- Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture : table de mixage, microphones, câbles, multiprises, rallonges, clavier et amplificateur. Vérifiez aussi que les câbles sont sécurisés et que les passages restent dégagés.
- Combien de bénévoles prévoir pour un concert pour enfants ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour le vestiaire et 1 adulte pour 10 à 15 enfants pendant l’accueil et les déplacements. Ajoutez une personne dédiée au catering si les enfants mangent sur place.
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