Kabarettfestival organisieren: So gelingt die Planung

Ein Kabarettfestival braucht mehr als gebuchte Künstler und eine Bühne. Lege zuerst Termin, Programm und Budget fest, kläre danach den Veranstaltungsort und die technischen Anforderungen. Anschließend folgen Genehmigungen, Versicherung, Verkauf oder Anmeldung sowie Werbung. Plane die letzten Tage für Ablaufplan, Sitzplätze, Helfereinteilung, Catering und einen Techniktest ein – besonders dort entstehen sonst Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Künstler buchen
2 Personen
4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
8
Programm online veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung in sozialen Medien posten
11
Poster verteilen
3 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Catering bestellen
15
Technik und Materialien reservieren
16
Cateringlieferung abstimmen
17
Künstlerinformationen versenden
18
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
22
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
23
Parkinformationen veröffentlichen
24
Besucherliste ausdrucken
25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
26
Programmhefte drucken
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Cateringportionen bereitstellen
3 Personen
32
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
33
Location öffnen
2 Personen
34
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
35
Tontechnik anschließen
3 Personen
36
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
37
Mikrofone testen
2 Personen
38
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
39
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
40
Bar und Buffet einrichten
4 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Routen- und Preisschilder aufstellen
2 Personen
43
Garderobe einrichten
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
46
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
3 Personen
48
Künstler empfangen
2 Personen
49
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
50
Soundcheck durchführen
3 Personen
51
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

52
Türen öffnen
4 Personen
53
Besucher einchecken
4 Personen
54
Garderobe verwalten
2 Personen
55
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
56
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
57
Ersten Kabarettblock begleiten
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Snacks servieren
4 Personen
60
Pause ankündigen
61
Buffet auffüllen
3 Personen
62
Zweiten Kabarettblock begleiten
3 Personen
63
Publikumsfragen sammeln
64
Abendprogramm ankündigen
65
Dritten Kabarett-Block begleiten
3 Personen
66
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
67
Finale betreuen
3 Personen
68
Künstler bedanken
2 Personen
69
Abschluss ankündigen
70
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
71
Garderobenausgabe abwickeln
2 Personen

Nachbereitung

72
Kasse abschließen
2 Personen
73
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
74
Abfall sammeln
4 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Bar und Buffet reinigen
3 Personen
77
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
78
Dekoration entfernen
3 Personen
79
Licht und Ton abbauen
3 Personen
80
Bühne abbauen
4 Personen
81
Location reinigen
4 Personen
82
Materialien zurückbringen
3 Personen
83
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
84
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
85
Auszahlungen an Künstler verarbeiten
86
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
NotenpulteAnz. 2
PublikumssitzeAnz. 160
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 100
ServierbesteckAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
KaraffenAnz. 20

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
DI-BoxAnz. 2
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Kasse
KartenterminalAnz. 2
Geldkassette
FunkgeräteAnz. 6
Zeitmesser

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
FestivalflaggenAnz. 12
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammständerAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierplattenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 180
ArmbänderAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
Bargeldwechsel

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 12 bis 16 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Erst wenn die Spielzeiten und Bühnenmaße feststehen, lassen sich Künstler, Technik und Publikumssitze verbindlich planen.
Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens 6 Wochen vor dem Festival. Prüfe Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, DI-Box, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel gemeinsam vor dem Aufbau.
Kläre Genehmigungen, Versicherung und Notausgänge nicht erst kurz vor der Veranstaltung. Lege spätestens 8 Wochen vorher fest, wer für Sicherheitsfragen, Barrierefreiheit und den Fluchtweg verantwortlich ist.
Plane Catering nach Anmeldungen und Ernährungswünschen, nicht nach einer groben Schätzung. Bestätige die Lieferzeit mindestens 7 Tage vorher und rechne Geschirr, Karaffen sowie Kaffee- und Weingläser getrennt vom Essen.
Erstelle 3 bis 5 Tage vorher einen Ablaufplan mit Grundriss und Helfereinteilung. Drucke Besucherliste und Namensschilder am Vortag aus und reserviere am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Bühne, Beleuchtung und Kabelmatten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kabarettfestival organisieren?: Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Künstlerbuchungen, Location, Genehmigungen und Werbung brauchen meist mehrere Abstimmungen; Catering und Helfer lassen sich später ergänzen.
Wie viele Künstler braucht ein Kabarettfestival?: Für ein eintägiges Festival sind häufig 3 bis 5 Acts mit insgesamt 3 bis 5 Bühnenstunden gut planbar. Rechne zusätzlich 15 bis 30 Minuten für Umbauten, Pausen und Moderation ein.
Wann sollte die Technik für ein Kabarettfestival feststehen?: Die technische Ausstattung sollte spätestens 6 Wochen vorher bestätigt sein. Führe am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Einlass einen Soundcheck mit Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern und Laptop durch.
Wie viel Catering brauche ich für ein Kabarettfestival?: Bestelle erst nach Ablauf der Anmeldefrist und erfasse dabei vegetarische, vegane und weitere Ernährungswünsche. Bestätige die Lieferung mindestens 7 Tage vorher und plane zusätzlich Zeit für Aufbau von Buffetischen und Getränkestation ein.

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