Cómo organizar un festival de cabaret sin perder el control

Un festival de cabaret se organiza primero desde el escenario y después desde la sala. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; con esos datos puedes contratar artistas, calcular el presupuesto y comprobar permisos, seguro y necesidades técnicas. Luego pasa a la venta de entradas, la promoción y el catering. La última semana debe servir para cerrar horarios, plano, accesibilidad, voluntarios, equipos y la información que recibirán artistas y visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Contratar artistas
2 personas
4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Fijar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
8
Publicar el programa en línea
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar promoción en redes sociales
11
Distribuir carteles
3 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Pedir el catering
15
Reservar tecnología y materiales
16
Coordinar la entrega del catering
17
Enviar información de los artistas
18
Hacer el cronograma y el plano
2 personas
19
Reclutar voluntarios
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Comprobar la accesibilidad
2 personas
22
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
23
Publicar información de estacionamiento
24
Imprimir la lista de visitantes
25
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
26
Imprimir folletos del programa
27
Revisar la lista de compras
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Preparar las porciones de catering
3 personas
32
Llevar materiales al lugar
4 personas
33
Abrir la ubicación
2 personas
34
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
35
Conectar el equipo de sonido
3 personas
36
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
37
Probar los micrófonos
2 personas
38
Colocar las sillas para el público
4 personas
39
Colocar las mesas de recepción
2 personas
40
Montar el bar y el buffet
4 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Colocar los carteles de ruta y premios
2 personas
43
Montar el guardarropa
2 personas
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Preparar el material de primeros auxilios
46
Probar la caja y el datáfono
2 personas
47
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
48
Recibir a los artistas
2 personas
49
Montar los camerinos de los artistas
2 personas
50
Hacer la prueba de sonido
3 personas
51
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

52
Abrir las puertas
4 personas
53
Registrar a los visitantes
4 personas
54
Gestionar el guardarropa
2 personas
55
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
56
Presentar la apertura
2 personas
57
Guiar el primer bloque de cabaret
3 personas
58
Rellenar las bebidas
3 personas
59
Servir aperitivos
4 personas
60
Anunciar el descanso
61
Reponer el bufé
3 personas
62
Coordinar el segundo bloque de cabaret
3 personas
63
Recoger preguntas del público
64
Anunciar el programa de la noche
65
Guiar el tercer bloque de cabaret
3 personas
66
Servir café y té
3 personas
67
Coordinar la final
3 personas
68
Agradecer a los artistas
2 personas
69
Anunciar el cierre
70
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
71
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

72
Cerrar la caja
2 personas
73
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
74
Recoger la basura
4 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Limpiar el bar y el bufé
3 personas
77
Retirar sillas y mesas
4 personas
78
Retirar la decoración
3 personas
79
Desmontar la luz y el sonido
3 personas
80
Desmontar el escenario
4 personas
81
Limpiar el lugar
4 personas
82
Devolver los materiales
3 personas
83
Devolver los objetos prestados
2 personas
84
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
85
Gestionar los pagos a los artistas
86
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Pupiterscant. 2
Asientos para el públicocant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Perchascant. 180
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 100
Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 20

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Caja DIcant. 2
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Caja registradora
Walkie-talkiescant. 6
Temporizador

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Lona de fondo
Banderas del festivalcant. 12
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 8
Atriles para programascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas para servircant. 12
Abrebotellascant. 4
Cubiterascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Postes separadorescant. 8
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Registro

Tarjetas de nombrecant. 180
Pulserascant. 180
Folletos del programacant. 180
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Cambio de efectivo

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de contratar el equipo técnico. Pide a cada artista sus necesidades de micrófonos, conexiones, tiempos de montaje y pruebas; sin esa información, el cronograma se queda corto.
Comprueba permisos, seguro y salidas de emergencia al reservar el lugar, no después de publicar las entradas. Hazlo como mínimo 6 semanas antes, porque un cambio de sala afecta al programa y a la promoción.
Planifica el acceso del público con el plano: coloca asientos, escenario, percheros, mesas y recorridos accesibles antes del día del festival. Reserva también un margen para formar colas y entregar tarjetas de nombre o entradas.
Encarga el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas al registrarse. Confirma cantidades y hora de entrega 7 días antes; el día del evento deja a una persona responsable de recibirlo.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir puertas, no solo una comprobación rápida. Prueba los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables, iluminación y conexiones de cada actuación, y etiqueta los cables que cruzan zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cabaret?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y confirma artistas al principio; deja las comprobaciones técnicas, el plano y la asignación de voluntarios cerrados al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas?: Contrátalos en cuanto tengas fecha, lugar y presupuesto provisional, idealmente entre 8 y 10 semanas antes. Pide sus necesidades técnicas y horarios de llegada en el mismo momento, no durante la última semana.
¿Cuándo se debe pedir el catering para un festival?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido 7 días antes. Revisa el número final de asistentes entre 48 y 72 horas antes y acuerda una hora concreta de entrega.
¿Qué hay que probar antes de abrir las puertas?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Comprueba cada micrófono, altavoz, conexión, foco y cable, y reserva tiempo para resolver fallos sin retrasar la primera actuación.

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