Organiser un festival de cabaret, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de communiquer quoi que ce soit. Les artistes viennent ensuite, avec leurs besoins techniques, leurs horaires d’arrivée et leurs exigences alimentaires. Prévoyez un déroulé précis pour enchaîner les numéros, les changements de plateau et les pauses sans temps mort. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, l’accessibilité, les câbles, les bénévoles et les informations envoyées trop tard aux artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Engager les artistes
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Définir le budget et le prix d’entrée
2 personnes
8
Publier le programme en ligne
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Commander le catering
15
Réserver le matériel technique et les matériaux
16
Convenir de la livraison du catering
17
Envoyer les informations aux artistes
18
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
22
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
23
Publier les informations de stationnement
24
Imprimer la liste des visiteurs
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Imprimer les programmes
27
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Préparer les portions de catering
3 personnes
32
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
35
Raccorder le matériel audio
3 personnes
36
Installer l'éclairage
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Installer les sièges du public
4 personnes
39
Installer des tables d'accueil
2 personnes
40
Installer le bar et le buffet
4 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Installer les panneaux d’itinéraire et de prix
2 personnes
43
Aménager le vestiaire
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Préparer le matériel de premiers secours
46
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
3 personnes
48
Accueillir les artistes
2 personnes
49
Aménager les loges des artistes
2 personnes
50
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
51
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

52
Ouvrir les portes
4 personnes
53
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
54
Gérer le vestiaire
2 personnes
55
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
56
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
57
Animer le premier bloc de cabaret
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Servir des amuse-bouches
4 personnes
60
Annoncer la pause
61
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
62
Animer le deuxième bloc de cabaret
3 personnes
63
Recueillir les questions du public
64
Annoncer le programme du soir
65
Animer le troisième bloc de cabaret
3 personnes
66
Servir le café et le thé
3 personnes
67
Encadrer la finale
3 personnes
68
Remercier les artistes
2 personnes
69
Annoncer la clôture
70
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
71
Gérer la remise de vestiaire
2 personnes

Suivi

72
Clôturer la caisse
2 personnes
73
Refroidir le catering restant
2 personnes
74
Rassembler les déchets
4 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Nettoyer le bar et le buffet
3 personnes
77
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
78
Retirer la décoration
3 personnes
79
Démonter l’éclairage et le son
3 personnes
80
Démonter la scène
4 personnes
81
Nettoyer le lieu
4 personnes
82
Rapporter le matériel
3 personnes
83
Rendre les articles empruntés
2 personnes
84
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
85
Traiter les paiements des artistes
86
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Pupitresqté 2
Chaises pour le publicqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4
Cintresqté 180
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Cuillères à caféqté 100
Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Boîtier DIqté 2
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Talkies-walkiesqté 6
Horloge de chronométrage

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bâche de fond
Drapeaux de festivalqté 12
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Fond de caisse

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant de lancer les invitations ou les affiches. Gardez une marge d’au moins 30 minutes dans le planning pour les retards et les changements entre deux artistes.
Demandez à chaque artiste ses besoins techniques au moins 3 semaines avant le festival : microphones, branchements, ordinateur, vidéo, éclairage et temps nécessaire pour les balances.
Vérifiez les autorisations, l’assurance, les sorties de secours et l’accessibilité au plus tard 4 semaines avant l’ouverture des portes. Ne vous contentez pas de confirmer ces points la veille.
Organisez l’accueil séparément du spectacle : inscriptions, liste des visiteurs, badges nominatifs, stationnement et répartition des bénévoles doivent être prêts avant l’arrivée du public.
Commandez le catering en fonction du nombre confirmé de personnes et convenez de l’heure de livraison. Prévoyez aussi les verres, tasses, assiettes, couverts de service, carafes et plateaux, souvent oubliés dans la commande principale.

Questions fréquentes

Par quoi commencer pour organiser un festival de cabaret ?: Commencez par fixer la date, le programme et le lieu. Faites ensuite le budget, le prix d’entrée et la liste des artistes avant de publier le programme en ligne.
Quand réserver le matériel technique pour un festival de cabaret ?: Réservez-le au moins 3 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les besoins des artistes. Vérifiez notamment les microphones sans fil, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et les passe-câbles.
Combien de temps prévoir entre deux numéros de cabaret ?: Prévoyez généralement 10 à 15 minutes pour un changement simple de plateau, et davantage si vous déplacez des éléments de scène ou modifiez les branchements. Inscrivez ces temps dans le déroulé plutôt que de les laisser à l’improvisation.
Quand envoyer les informations aux artistes ?: Envoyez les horaires, l’adresse, les conditions techniques, le stationnement, les contacts et les consignes d’arrivée au moins 7 jours avant le festival. Demandez une confirmation écrite afin de repérer rapidement les changements de dernière minute.

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