Zo organiseer je een cabaretfestival

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna artiesten contractueel vast en verzamel hun technische wensen voordat je techniek, podium en verlichting reserveert. Regel vergunningen, verzekering, budget en entreeprijs ruim op tijd. In de laatste weken verschuift de aandacht naar publiciteit, aanmeldingen, catering, vrijwilligers en een draaiboek waarmee de voorstelling en publieksstromen op de dag zelf uitvoerbaar blijven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Artiesten contracteren
2 personen
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Budget en entreeprijs bepalen
2 personen
8
Programma online publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie op sociale media plaatsen
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Catering bestellen
15
Techniek en materialen reserveren
16
Cateringlevering afspreken
17
Artiënteninformatie versturen
18
Draaiboek en plattegrond maken
2 personen
19
Vrijwilligers werven
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Toegankelijkheid controleren
2 personen
22
Nooduitgangen controleren
2 personen
23
Parkeerinformatie publiceren
24
Bezoekerslijst afdrukken
25
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
26
Programmafolders afdrukken
27
Inkooplijst controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Cateringporties klaarzetten
3 personen
32
Materialen naar locatie brengen
4 personen
33
Locatie openen
2 personen
34
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
36
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Publieksstoelen opstellen
4 personen
39
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
40
Bar en buffet inrichten
4 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Route- en prijsborden plaatsen
2 personen
43
Garderobe inrichten
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
EHBO-materiaal klaarleggen
46
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
47
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
48
Artiesten ontvangen
2 personen
49
Artiëntenkleedkamers inrichten
2 personen
50
Soundcheck uitvoeren
3 personen
51
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

52
Deuren openen
4 personen
53
Bezoekers inchecken
4 personen
54
Garderobe beheren
2 personen
55
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
56
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
57
Eerste cabaretblok begeleiden
3 personen
58
Dranken bijvullen
3 personen
59
Hapjes serveren
4 personen
60
Pauze aankondigen
61
Buffet aanvullen
3 personen
62
Tweede cabaretblok begeleiden
3 personen
63
Publieksvragen verzamelen
64
Avondprogramma aankondigen
65
Derde cabaretblok begeleiden
3 personen
66
Koffie en thee serveren
3 personen
67
Finale begeleiden
3 personen
68
Artiesten bedanken
2 personen
69
Afsluiting aankondigen
70
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
71
Garderobe uitgifte afhandelen
2 personen

Nazorg

72
Kassa afsluiten
2 personen
73
Overgebleven catering koelen
2 personen
74
Afval verzamelen
4 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Bar en buffet reinigen
3 personen
77
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
78
Decoratie verwijderen
3 personen
79
Licht en geluid afbouwen
3 personen
80
Podium afbouwen
4 personen
81
Locatie schoonmaken
4 personen
82
Materialen terugbrengen
3 personen
83
Geleende spullen retourneren
2 personen
84
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
85
Artiënten uitbetalingen verwerken
86
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Pupitersaantal 2
Publieksstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Koffielepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Karaffenaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
DI-boxaantal 2
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Kassa
Pinapparaataantal 2
Geldkist
Portofoonsaantal 6
Tijdklok

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Festivalvlaggenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Flessenopenersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Noodverlichtingslampenaantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Contantgeldwissel

Catering

Boodschappen

Tips

Plan techniek per act, niet alleen per avond. Noteer vooraf welke microfoons, DI-box, aansluitingen en monitorgeluiden nodig zijn en test laptop, HDMI-kabels en mengpaneel vóór de deuren opengaan.
Reserveer de locatie pas definitief nadat je podium, publieksstoelen, kleedkamers en nooduitgangen hebt ingetekend. Controleer ook of de stroomgroepen voldoende zijn voor luidsprekers, LED-spots en podiumlampen.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het festival naar alle betrokkenen. Vermeld daarin aankomsttijd, kleedkamer, soundcheck, parkeerinformatie, contactpersoon en de definitieve volgorde van het programma.
Maak vrijwilligersdiensten van 2 tot 3 uur en wijs per dienst één aanspreekpunt aan. Plan afzonderlijk mensen voor ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, zaal en catering; anders blijft vooral de garderobe onbeheerd.
Sluit aanmeldingen voor dieetwensen en catering minimaal 5 werkdagen vóór het festival. Tel bezoekers, artiesten en vrijwilligers apart, zodat je niet alleen genoeg stoelen hebt maar ook voldoende servies, karaffen en koffievoorzieningen klaarzet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cabaretfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Artiestencontracten, vergunningen en technische reserveringen kunnen daarna in de eerste 2 maanden worden vastgelegd.
Wanneer moet je artiesten voor een cabaretfestival boeken?: Boek artiesten zodra datum en locatie beschikbaar zijn, idealiter 4 tot 6 maanden voor het festival. Vraag de technische wensen direct mee, zodat je nog tijd hebt om microfoons, licht en aansluitingen te regelen.
Wanneer moet de techniek voor een cabaretfestival geregeld zijn?: Reserveer techniek uiterlijk 6 weken vooraf en leg de definitieve set-up 2 weken vóór het festival vast. Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw, aansluiting en soundcheck.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een cabaretfestival?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per publieksfunctie en plan per dienst een coördinator. Voor ontvangst, garderobe, zaal, artiestenbegeleiding en catering kom je bij een klein festival al snel uit op 6 tot 10 mensen per dienst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.