Ein Jugendkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Jugendkonzert laufen Bühne, Technik, Anmeldungen und Betreuung gleichzeitig. Starte deshalb mit Datum, Ort und Programm und arbeite danach in festen Fristen weiter. Künstler, Begleiter und technische Anforderungen sollten früh bestätigt werden, während Elterninformationen und Anmeldungen später genauer werden. Plane außerdem einen Ablauf, der Aufbau, Soundcheck, Auftritte, Pausen und Abbau sichtbar macht. So fallen fehlende Kabel, Namensschilder oder Einlassschilder nicht erst am Veranstaltungstag auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm und Auftritte festlegen
2 Personen
3
Künstler und Begleiter bestätigen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Elterninformationen versenden
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Genehmigungen prüfen
2 Personen
10
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
11
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
12
Ablaufplan und Zeitplan erstellen
2 Personen
13
Materialreservierungen erstellen
14
Catering bestellen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Kontaktliste ausdrucken
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Armbänder sortieren
19
Programmhefte drucken
2 Personen
20
Weg- und Eingangsschilder erstellen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Catering sortieren
2 Personen
23
Technik prüfen
2 Personen
24
Auftritte und Dateien sammeln
2 Personen

Event

25
Location öffnen
2 Personen
26
Räume kontrollieren
2 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
29
Technik aufbauen
4 Personen
30
Mikrofone anschließen
2 Personen
31
Licht und Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
33
Backstage einrichten
2 Personen
34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Programmhefte auslegen
2 Personen
38
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
39
Künstler empfangen
2 Personen
40
Künstler den Soundcheck machen lassen
4 Personen
41
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
42
Türen öffnen
4 Personen
43
Besucher registrieren
4 Personen
44
Programmhefte verteilen
2 Personen
45
Garderobe besetzen
2 Personen
46
Auftritte ankündigen
47
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
48
Ton während des Konzerts steuern
2 Personen
49
Licht während des Konzerts bedienen
50
Getränke nachfüllen
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Backstage versorgen
2 Personen
53
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
54
Abfall sammeln
2 Personen
55
Pausenverpflegung nachfüllen
3 Personen
56
Abreise der Besucher begleiten
3 Personen
57
Fundsachen sammeln
58
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

59
Technik ausschalten
3 Personen
60
Geräte abkoppeln
3 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Catering aufräumen
3 Personen
65
Abfall entsorgen
2 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Technik und Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Fundsachen bearbeiten
69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
70
Kaution und Schlüssel abwickeln
71
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KlappischeAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherstativeAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 3
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
Laptop für Musik
AudiokabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Hintergrundtuch
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
DekoklebebandAnz. 4
WegweiserAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 130
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
GetränkekistenAnz. 10
KaffeefilterAnz. 100
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühltaschenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8
Erste-Hilfe-Set
TaschenlampenAnz. 4

Registrierung

NamensaufkleberAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
GarderobennummernAnz. 150

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und lege danach das Programm fest. Sobald die Auftritte stehen, kannst du Künstler, Begleiter und technische Anforderungen verbindlich abfragen.
Öffne das Anmeldeformular früh und verschicke die Elterninformationen nicht erst wenige Tage vor dem Konzert. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend, damit Catering und Betreuung rechtzeitig angepasst werden können.
Sammle Technikdaten pro Auftritt in einer eigenen Übersicht: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Monitorspeaker und Dateien. Plane den Soundcheck vor dem Einlass ein und teste Laptop, Mischpult und Lautsprecher mit echten Signalen.
Erstelle einen Ablaufplan mit Uhrzeiten für Ankunft, Aufbau, Soundcheck, Einlass, jeden Auftritt, Pausen und Abbau. Drucke Kontaktliste, Programmhefte sowie Weg- und Eingangsschilder spätestens am Vortag.
Teile Freiwillige nicht nur für den Einlass ein, sondern auch für Garderobe, Catering, Bühnenwechsel und Abbau. Sortiere Armbänder, Namensschilder und Reservierungen vor dem Öffnen der Location nach Einsatzort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Jugendkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Künstler, Begleiter und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann sollte man die Elterninformationen verschicken?: Verschicke die ersten Informationen direkt mit der Einladung oder spätestens 4 Wochen vorher. Eine aktualisierte Version mit Ankunftszeit, Ablauf, Kontakt und Abholung sollte 7 Tage vor dem Konzert folgen.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Jugendkonzert?: Plane mindestens 90 Minuten für den Soundcheck ein, bei vielen Auftritten eher 2 bis 3 Stunden. Alle Audiodateien und technischen Anforderungen müssen spätestens 7 Tage vorher vorliegen.
Wann bestellt man das Catering für ein Jugendkonzert?: Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Ernährungswünsche sollten mindestens 7 Tage vorher erfasst und an den Anbieter weitergegeben werden.

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