Organiser un concert de jeunes sans rien oublier

Un concert de jeunes se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les artistes, les inscriptions et les autorisations. Les informations destinées aux parents doivent partir assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires, les contacts et les documents manquants. La technique demande ensuite un vrai suivi, notamment pour les microphones, retours, câbles et balances. Enfin, le planning du jour J doit prévoir l’accueil, l’ouverture du lieu, le catering et la remise en état.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer le programme et les spectacles
2 personnes
3
Confirmer les artistes et accompagnateurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les informations aux parents
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les autorisations
2 personnes
10
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
11
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
12
Élaborer le planning et le déroulé
2 personnes
13
Faire les réservations de matériel
14
Commander le catering
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Imprimer la liste de contacts
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Trier les bracelets
19
Imprimer les programmes
2 personnes
20
Créer les panneaux d’itinéraire et d’entrée
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier le catering
2 personnes
23
Vérifier la technique
2 personnes
24
Collecter les prestations et les fichiers
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer des tables d'accueil
2 personnes
29
Monter la technique
4 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Installer l’éclairage et la déco
3 personnes
32
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
33
Aménager les coulisses
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer les brochures du programme
2 personnes
38
Effectuer la balance technique
4 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Faire faire la balance sonore aux artistes
4 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
42
Ouvrir les portes
4 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Tenir le vestiaire
2 personnes
46
Annoncer les spectacles
47
Coordonner les changements de scène
3 personnes
48
Gérer le son pendant le concert
2 personnes
49
Gérer l’éclairage pendant le concert
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Approvisionner les coulisses
2 personnes
53
Vérifier l’espace public
2 personnes
54
Rassembler les déchets
2 personnes
55
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
56
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
58
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

59
Éteindre la technique
3 personnes
60
Débrancher l’équipement
3 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Retourner le matériel et les fournitures techniques
2 personnes
68
Gérer les objets trouvés
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Gérer la caution et les clés
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Tables pliantesqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Ordinateur portable pour la musique
Câbles audioqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban décoratifqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Pupitres de programmeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20
Casiers de boissonsqté 10
Filtres à caféqté 100
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Extincteursqté 2
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Inscription

Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Numéros de vestiaireqté 150

Conseils

Commence par confirmer la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les artistes et leurs accompagnateurs doivent recevoir un déroulé provisoire avant l’envoi des invitations.
Ferme les inscriptions plusieurs jours avant le concert pour traiter les autorisations, les besoins alimentaires et les coordonnées des participants. Garde une liste de contacts imprimée pour l’accueil, même si tout est enregistré en ligne.
Demande à chaque artiste ses besoins techniques dans un format simple : nombre de microphones, branchements, retours, fichiers audio et durée de la balance. Vérifie ensuite le matériel sur place avant l’arrivée du public.
Prévois un planning avec des horaires précis pour l’ouverture du lieu, l’installation, les balances, le catering et les spectacles. Ajoute une marge d’au moins 15 minutes entre deux temps sensibles pour absorber les retards.
Prépare la signalétique, les badges, les programmes et les bracelets avant le jour J. Trie le catering et le matériel par zone afin que les bénévoles ne cherchent pas les éléments pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de jeunes ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, le programme, les artistes, les autorisations, les inscriptions et les réservations techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concert de jeunes ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les principales prestations sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement pour traiter les informations reçues.
Quelles autorisations faut-il prévoir pour les jeunes artistes ?: Demande les autorisations nécessaires au moment de l’inscription et vérifie chaque dossier au plus tard 7 jours avant le concert. Prépare une liste des documents manquants afin de relancer les familles avant la répétition.
Quand vérifier la sonorisation et les fichiers musicaux ?: Rassemble les besoins techniques et les fichiers au moins 10 jours avant le concert. Effectue une vérification complète du matériel, des câbles, des microphones et des branchements avant l’ouverture du lieu, puis prévois une balance le jour même.

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