Cómo organizar un concierto juvenil paso a paso

Un concierto juvenil necesita más coordinación que una simple actuación: participan artistas, acompañantes, familias, voluntarios y un equipo técnico. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el programa; después organiza las inscripciones, los permisos y las necesidades de cada actuación. Durante la última semana, convierte toda la información en un guion con horarios, contactos y responsables. La prueba de sonido, las acreditaciones y la apertura del recinto deben estar listas antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Registrar el programa y las actuaciones
2 personas
3
Confirmar artistas y acompañantes
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Enviar información a los padres
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar permisos
2 personas
10
Recopilar información de los artistas
2 personas
11
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
12
Preparar el guion y el horario
2 personas
13
Hacer reservas de material
14
Pedir el catering
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Imprimir la lista de contactos
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Clasificar las pulseras
19
Imprimir folletos del programa
2 personas
20
Hacer señales de ruta y de entrada
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Clasificar el catering
2 personas
23
Comprobar la técnica
2 personas
24
Reunir actuaciones y archivos
2 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar los espacios
2 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Colocar las mesas de recepción
2 personas
29
Montar la técnica
4 personas
30
Conectar los micrófonos
2 personas
31
Colgar la iluminación y la decoración
3 personas
32
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
33
Montar backstage
2 personas
34
Preparar el buffet de catering
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Preparar folletos del programa
2 personas
38
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Hacer la prueba de sonido a los artistas
4 personas
41
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
42
Abrir las puertas
4 personas
43
Registrar a los visitantes
4 personas
44
Repartir folletos del programa
2 personas
45
Atender el guardarropa
2 personas
46
Anunciar las actuaciones
47
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
48
Controlar el sonido durante el concierto
2 personas
49
Controlar la iluminación durante el concierto
50
Rellenar las bebidas
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Reabastecer backstage
2 personas
53
Inspeccionar el área de público
2 personas
54
Recoger la basura
2 personas
55
Reponer el catering del descanso
3 personas
56
Guiar la salida de los visitantes
3 personas
57
Recoger objetos perdidos
58
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

59
Apagar la técnica
3 personas
60
Desconectar el equipo
3 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Retirar sillas y mesas
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger el catering
3 personas
65
Retirar los residuos
2 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Devolver el material técnico y los materiales
2 personas
68
Gestionar objetos perdidos
69
Guardar la catering sobrante
2 personas
70
Gestionar la fianza y las llaves
71
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 3
Mesas plegablescant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Soportes para altavocescant. 2
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Portátil para música
Cables de audiocant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Lona de fondo
Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Cinta decorativacant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Atriles para programascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 130
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 6

Catering

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 2
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Cajas de bebidascant. 10
Filtros de cafécant. 100
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bolsas isotérmicascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 3

Seguridad

Extintorescant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 8
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4

Registro

Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 150
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Números de guardarropacant. 150

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Pide a cada artista la duración de su actuación, el número de acompañantes y sus necesidades técnicas para evitar cambios de última hora.
Envía a las familias la información completa al menos 7 días antes: horario de llegada, ubicación, contacto del evento, preferencias dietéticas y documentación o permisos necesarios.
Reserva el material técnico con antelación y haz una prueba de sonido antes de abrir el recinto. Comprueba especialmente los micrófonos, la mesa de mezclas, los altavoces, los cables y los monitores.
Asigna voluntarios por función y franja horaria, no solo por nombre. Necesitas responsables identificables para la entrada, los artistas, el catering, los cambios de escenario y las incidencias técnicas.
Prepara el día anterior los folletos, las señales de ruta, las acreditaciones, las pulseras y la lista impresa de contactos. Clasifica también el catering y los archivos de las actuaciones para encontrarlos rápidamente durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto juvenil?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, programa, artistas, permisos y material. Deja la última semana para cerrar inscripciones, necesidades dietéticas, voluntarios y horarios.
¿Cuándo hay que enviar la información a los padres?: Envíala como mínimo 7 días antes del concierto, cuando ya estén confirmados los horarios y la ubicación. Incluye la hora de llegada, el programa, los contactos, los permisos pendientes y la información sobre comida.
¿Cuánto tiempo antes se hace la prueba de sonido?: Hazla entre 2 y 3 horas antes de la apertura, según el número de actuaciones y los cambios de equipo. Comprueba cada micrófono, entrada de la mesa de mezclas, monitor, altavoz, cable y archivo de audio.
¿Qué debe tener el guion de un concierto juvenil?: Incluye el orden y la duración de las actuaciones, las horas de llegada, las pruebas de sonido, los cambios de escenario, las pausas y los responsables. Prepara una versión final al menos 24 horas antes y entrega una copia a técnica, voluntarios y coordinación.

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