Zo organiseer je een jeugdconcert

Begin met de datum, locatie en het programma; pas daarna nodig je artiesten, begeleiders en publiek uit. Verzamel vroeg ouderinformatie, toestemmingen, dieetwensen en technische wensen, zodat je niet vlak voor het concert achter ontbrekende gegevens aan gaat. Werk vervolgens naar één draaiboek met tijden, verantwoordelijkheden en een technische opstelling. Op de dag zelf draait een jeugdconcert vooral op voorbereiding: gecontroleerde bestanden, werkende microfoons, duidelijke entreeborden en vrijwilligers die weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en optredens vastleggen
2 personen
3
Artiesten en begeleiders bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Ouderinformatie versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Toestemmingen controleren
2 personen
10
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
11
Technische wensen verzamelen
2 personen
12
Draaiboek en tijdschema maken
2 personen
13
Reserveringen voor materialen maken
14
Catering bestellen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Contactlijst afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Polsbandjes sorteren
19
Programmafolders printen
2 personen
20
Route- en entreeborden maken
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Catering sorteren
2 personen
23
Techniek controleren
2 personen
24
Optredens en bestanden verzamelen
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
29
Techniek opbouwen
4 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Licht en decor ophangen
3 personen
32
Entree en garderobe inrichten
3 personen
33
Backstage inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Programmafolders klaarleggen
2 personen
38
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Artiesten laten soundchecken
4 personen
41
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Deuren openen
4 personen
43
Bezoekers registreren
4 personen
44
Programmafolders uitdelen
2 personen
45
Garderobe bemannen
2 personen
46
Optredens aankondigen
47
Podiumwissels begeleiden
3 personen
48
Geluid tijdens concert bedienen
2 personen
49
Licht tijdens concert bedienen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Backstage bevoorraden
2 personen
53
Publieksruimte controleren
2 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Pauze catering aanvullen
3 personen
56
Vertrek bezoekers begeleiden
3 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen
58
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

59
Techniek uitschakelen
3 personen
60
Apparatuur afkoppelen
3 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Afval afvoeren
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Techniek en materialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen afhandelen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Borg en sleutels afhandelen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Laptop voor muziek
Audiokabelsaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoek
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Decoratietapeaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Drankkrattenaantal 10
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelzakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 8
EHBO-set
Zaklampenaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Garderobenummersaantal 150

Tips

Plan de sluiting van het aanmeldformulier minimaal 7 dagen vóór het concert. Dan heb je tijd om aanmeldingen, toestemmingen, dieetwensen en naambadges te verwerken in plaats van alles op de laatste avond te doen.
Vraag artiesten en begeleiders uiterlijk 2 weken vooraf om hun muziekbestanden, opstelling en microfoonbehoefte. Noteer per optreden ook of er een DI-box, monitorluidspreker of laptopaansluiting nodig is.
Maak het draaiboek niet alleen met optreedtijden, maar ook met 30 minuten voor techniekcontrole en 15 minuten voor het verzamelen van artiesten. Controleer speakers, mengpaneel, kabels, microfoons en stroomhaspels vóór de deuren opengaan.
Verdeel vrijwilligers per blok van 2 tot 3 uur en geef iedere vrijwilliger een contactpersoon. Zet entree, garderobe, artiestenbegeleiding en catering apart; anders blijft bij een wijziging niemand beschikbaar om het publiek op te vangen.
Leg route- en entreeborden, programmafolders, polsbandjes en contactlijsten de avond ervoor klaar. Reserveer voor techniek en decoratie minstens 60 minuten vóór ontvangst van bezoekers, omdat kabels en lichtstatieven zelden direct goed staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Plan de definitieve toestemmingen, technische wensen en catering uiterlijk 2 weken voor het concert.
Wanneer moet ik de toestemmingen van ouders verzamelen?: Vraag toestemmingen tegelijk met de aanmelding en sluit de controle minimaal 7 dagen vóór het concert af. Maak daarna een lijst van ontbrekende formulieren en neem binnen 2 werkdagen contact op met de betreffende ouders.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een jeugdconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor opbouw en nog 30 minuten voor een volledige controle. Test per optreden de microfoons, muziekbestanden, DI-boxen, monitoren en het volume voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer bestel je catering voor een jeugdconcert?: Bestel de catering 7 tot 10 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen bekend zijn. Sorteer de catering op de dag zelf vóór de vrijwilligersbriefing, zodat uitgifte en speciale maaltijden duidelijk zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.