Jugendkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Jugendkonzert braucht mehr als ein Programm und eine Bühne. Bis zum Einlass müssen Auftritte, Anmeldungen, Elterninformationen, Genehmigungen, Technik, Catering und Helfer zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, sammle früh die technischen Anforderungen und halte den Ablauf schriftlich fest. Kurz vor dem Konzert entscheidest du mit einer Technikprobe, sortiertem Catering, Namensschildern und klaren Eingangsschildern, ob der Abend ruhig startet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Auftritte festlegen
2 Personen
Künstler und Begleiter bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Elterninformationen versenden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Ablaufplan und Zeitplan erstellen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Catering bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder sortieren
Programmhefte drucken
2 Personen
Weg- und Eingangsschilder erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering sortieren
2 Personen
Technik prüfen
2 Personen
Auftritte und Dateien sammeln
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Technik aufbauen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Licht und Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler den Soundcheck machen lassen
4 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Ton während des Konzerts steuern
2 Personen
Licht während des Konzerts bedienen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Backstage versorgen
2 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Pausenverpflegung nachfüllen
3 Personen
Abreise der Besucher begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
Garderobe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
3 Personen
Geräte abkoppeln
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Technik und Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- KlappischeAnz. 4
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- KabelmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 6
- LautsprecherstativeAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 3
- XLR-KabelAnz. 12
- Jack-KabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- Laptop für Musik
- AudiokabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- Hintergrundtuch
- WimpelkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- DekoklebebandAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 130
- MesserAnz. 130
- GabelnAnz. 130
- LöffelAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
Catering
- KühlboxenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- KühlelementeAnz. 20
- GetränkekistenAnz. 10
- KaffeefilterAnz. 100
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- KühltaschenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
- DesinfektionsspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 3
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 2
- KabelmattenAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
- Erste-Hilfe-Set
- TaschenlampenAnz. 4
Registrierung
- NamensaufkleberAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- GarderobennummernAnz. 150
Tipps
- Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 14 Tage vorher. Für ein Jugendkonzert müssen unter anderem Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorlautsprecher und passende XLR- oder Jack-Kabel zusammenpassen.
- Schicke Elterninformationen nicht erst mit der letzten Erinnerung. Versende sie mindestens 10 Tage vor dem Konzert und erfasse dabei Anmeldung, Ernährungswünsche sowie die wichtigsten Kontaktdaten.
- Plane die Technikprobe als eigenen Termin am Veranstaltungstag ein. Prüfe Laptop, Audiokabel, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Funkmikrofone und Ersatzbatterien, bevor die ersten Auftritte beginnen.
- Drucke Kontaktliste, Programmhefte, Namensschilder sowie Weg- und Eingangsschilder vor dem Aufbau. Lege zusätzlich Armbänder und Garderobenmaterial nach Gruppen sortiert bereit, damit der Einlass nicht ins Stocken gerät.
- Bestelle Catering erst nach Ende der Anmeldefrist und teile es anschließend nach Bedarf auf. Rechne dabei mit den erfassten Ernährungswünschen und plane für Ausgabe, Tische sowie mindestens zwei Helfer gleichzeitig ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Jugendkonzert organisieren?
- Starte mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Auftritten. Genehmigungen, Künstlerbestätigungen und technische Anforderungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Jugendkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Elterninformationen mit Ablauf, Ort und organisatorischen Hinweisen sollten spätestens 10 Tage vorher folgen.
- Wie viele Mikrofone braucht ein Jugendkonzert?
- Die Anzahl hängt von den Auftritten ab: Plane pro gleichzeitig singender oder sprechender Person ein Mikrofon und halte mindestens ein Ersatzmikrofon bereit. Kläre die genaue Zahl mit den Künstlern mindestens 14 Tage vorher.
- Wann sollte die Technik bei einem Jugendkonzert geprüft werden?
- Führe eine vollständige Prüfung am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass durch. Teste dabei Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitorspeaker, Mikrofone, Kabel, Laptop und Licht einzeln.
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