Checklist voor een jeugdconcert organiseren

Een jeugdconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk artiesten, ouderinformatie, toestemmingen, aanmeldingen, catering en techniek. Begin met datum, locatie en optredens en werk daarna naar een vast draaiboek toe. Controleer in de laatste week vooral bestanden, microfoons, kabels, polsbandjes en dieetwensen: juist die details worden vaak pas bij de opbouw ontdekt. Met deze checklist houd je de voorbereiding en de concertdag overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en optredens vastleggen
2 personen
Artiesten en begeleiders bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Ouderinformatie versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Draaiboek en tijdschema maken
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
Programmafolders printen
2 personen
Route- en entreeborden maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering sorteren
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Optredens en bestanden verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Techniek opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht en decor ophangen
3 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Backstage inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten soundchecken
4 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Geluid tijdens concert bedienen
2 personen
Licht tijdens concert bedienen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Backstage bevoorraden
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Pauze catering aanvullen
3 personen
Vertrek bezoekers begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek en materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Laptop voor muziek
Audiokabelsaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoek
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Decoratietapeaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Drankkrattenaantal 10
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelzakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 8
EHBO-set
Zaklampenaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Garderobenummersaantal 150

Tips

Leg programma, optredens en begeleiders eerst vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en open het aanmeldformulier, zodat je informatie over deelnemers, oudercontacten en dieetwensen op tijd verzamelt.
Controleer toestemmingen niet pas bij de entree. Plan een eerste controle bij de aanmelding en een tweede controle uiterlijk 7 dagen voor het concert; noteer ontbrekende gegevens op een aparte contactlijst.
Maak een draaiboek met tijden voor locatie openen, techniekcontrole, soundcheck, optredens, pauzes en opruimen. Reserveer per optreden extra wisseltijd, vooral wanneer microfoons, DI-boxen of laptopbestanden worden vervangen.
Test alle techniek met de echte opstelling: speakers, mengpaneel, microfoonstatieven, monitoren, XLR- en jack-kabels. Leg stroomhaspels, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen vóór de soundcheck klaar en label kabels per positie.
Verdeel vrijwilligers per taak en geef hen een korte briefing bij aankomst. Leg contactlijst, naambadges, polsbandjes, programmafolders, routeborden en entree-informatie op één uitgiftepunt, zodat ouders en artiesten niet naar verschillende personen hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jeugdconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Verstuur ouderinformatie en open de aanmelding uiterlijk 4 weken voor het concert, zodat je toestemmingen en dieetwensen tijdig kunt controleren.
Wanneer moet ik de techniek voor een jeugdconcert testen?: Doe een technische controle 1 tot 2 weken vooraf en een volledige test op de concertdag vóór de eerste soundcheck. Controleer dan ook alle optredens en bestanden op de laptop, plus microfoons, speakers, kabels en stroomvoorziening.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jeugdconcert?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 persoon voor entree en aanmeldingen, 1 begeleider per optredende groep en 1 à 2 personen voor techniek en catering. Bij meerdere zalen of meer dan 100 bezoekers heb je meestal extra entree- en publieksbegeleiding nodig.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een jeugdconcert?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf aan de cateraar. Sorteer de catering op de dag zelf vóór de deuren opengaan en markeer afwijkende maaltijden duidelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.