Checklist para organizar un concierto juvenil
Organizar un concierto juvenil exige coordinar artistas, familias, técnica y entradas sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden habitual: primero fecha, lugar y programa; después inscripciones, permisos y necesidades técnicas; al final, montaje, acreditaciones y control de archivos. Incluye también los puntos que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, la lista de contactos y una prueba completa de sonido e iluminación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Registrar el programa y las actuaciones
2 personas
Confirmar artistas y acompañantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar información a los padres
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar permisos
2 personas
Recopilar información de los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Preparar el guion y el horario
2 personas
Hacer reservas de material
Pedir el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Preparar acreditaciones
2 personas
Clasificar las pulseras
Imprimir folletos del programa
2 personas
Hacer señales de ruta y de entrada
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar el catering
2 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Reunir actuaciones y archivos
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la técnica
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación y la decoración
3 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Montar backstage
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido a los artistas
4 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Abrir las puertas
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Controlar el sonido durante el concierto
2 personas
Controlar la iluminación durante el concierto
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reabastecer backstage
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Reponer el catering del descanso
3 personas
Guiar la salida de los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
3 personas
Desconectar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el material técnico y los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar la catering sobrante
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 12
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 3
- Mesas plegablescant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Micrófonos con cablecant. 4
- Soportes de micrófonocant. 6
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 3
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Enrollacablescant. 6
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 10
- Portátil para música
- Cables de audiocant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Cinta decorativacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
- Atriles para programascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Tenedorescant. 130
- Cucharascant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Cucharonescant. 12
- Cuencoscant. 20
- Bandejas de servircant. 12
- Termoscant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
- Cajas de bebidascant. 10
- Filtros de cafécant. 100
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Bolsas isotérmicascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Escobillas de bañocant. 3
Seguridad
- Extintorescant. 2
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Postes separadorescant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
Registro
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Pulserascant. 150
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Números de guardarropacant. 150
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 3 semanas para confirmar artistas, acompañantes y permisos, porque cualquier cambio afecta al horario y a la información para las familias.
- Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción de cada actuación. Recoge con antelación el número de micrófonos, entradas DI, monitores, cables y tomas eléctricas para no descubrir incompatibilidades durante el montaje.
- Envía a los padres una sola información operativa con horarios, acceso, acompañantes, permisos y contacto del evento. Hazlo al menos 7 días antes y conserva una lista impresa para el equipo el día del concierto.
- Calcula el montaje técnico con tiempo para una prueba completa, no solo para conectar los altavoces. Reserva como mínimo 90 minutos para revisar voces, instrumentos, música del portátil, monitores, focos y archivos de las actuaciones.
- Prepara por separado acreditaciones, pulseras, folletos, señales de entrada y ruta, catering y contactos. Clasificarlos por función y momento de uso evita buscar material mientras llegan los artistas o el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto juvenil?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Las primeras 2 semanas deberían servir para fijar fecha, ubicación, programa, artistas, permisos e inscripciones; reserva la última semana para confirmar horarios, catering y técnica.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los padres?
- Envíala al menos 7 días antes del concierto, cuando ya estén cerrados los horarios y las normas de acceso. Incluye la hora de llegada, los acompañantes, los permisos pendientes, el contacto del equipo y cualquier preferencia dietética registrada.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar y probar el sonido?
- Calcula entre 90 minutos y 2 horas para montar y probar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cables y música del portátil. Si participan varias actuaciones, añade tiempo para probar sus archivos y cambios de escenario.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un concierto juvenil?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes confirmar participantes, recopilar necesidades técnicas y dietéticas, preparar acreditaciones y pulseras, imprimir contactos y ajustar el catering sin trabajar con cifras provisionales.
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