Checklist pour organiser un concert de jeunes

Un concert de jeunes demande plus qu’un programme et une scène. Il faut coordonner les artistes, les accompagnateurs, les parents, les autorisations et la technique, tout en gardant un accueil simple pour les participants. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, préparer le déroulé, puis vérifier chaque détail avant l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les éléments souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les fichiers des prestations et les badges nominatifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer le programme et les spectacles
2 personnes
Confirmer les artistes et accompagnateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les informations aux parents
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le planning et le déroulé
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Commander le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les bracelets
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer les panneaux d’itinéraire et d’entrée
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier le catering
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Collecter les prestations et les fichiers
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Monter la technique
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage et la déco
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Faire faire la balance sonore aux artistes
4 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Gérer le son pendant le concert
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant le concert
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Approvisionner les coulisses
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Débrancher l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner le matériel et les fournitures techniques
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Stocker la restauration restante
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Tables pliantesqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Ordinateur portable pour la musique
Câbles audioqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban décoratifqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Pupitres de programmeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20
Casiers de boissonsqté 10
Filtres à caféqté 100
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Extincteursqté 2
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Inscription

Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Numéros de vestiaireqté 150

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’annoncer le concert. Garde au moins 2 à 3 semaines entre l’ouverture des inscriptions et la date prévue pour traiter les réponses, les autorisations et les besoins alimentaires.
Demande aux artistes leurs besoins techniques en même temps que leurs informations pratiques. Regroupe les horaires, fichiers audio, branchements et microphones dans un seul document au plus tard 7 jours avant le concert.
Prévois un responsable clairement identifié pour chaque zone : accueil, artistes, technique, catering et circulation. Pour un événement de jeunes, répartis les bénévoles au minimum 2 heures avant l’ouverture du lieu.
Vérifie la sonorisation sur place avant l’arrivée du public : table de mixage, microphones, câbles XLR, boîtiers DI, retours, enceintes et alimentation doivent être testés ensemble, pas seulement sortis des caisses.
Prépare les supports imprimés la veille : liste de contacts, badges, bracelets, programmes et panneaux d’entrée. Imprime quelques exemplaires supplémentaires, notamment pour les changements de dernière minute dans le programme.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert de jeunes ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les spectacles et les accompagnateurs, puis de gérer les inscriptions, les autorisations et la technique.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concert de jeunes ?: Ouvre le formulaire environ 3 à 4 semaines avant le concert et fixe une date limite 7 à 10 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi traiter les inscriptions et transmettre aux parents les informations utiles avant le jour J.
Quand vérifier le matériel technique d’un concert ?: Fais l’inventaire au moins 10 jours avant, puis réalise un test complet 1 à 2 jours avant l’ouverture. Vérifie notamment les microphones, pieds, câbles, retours, enceintes, multiprises, rallonges et piles de rechange.
Combien de bénévoles prévoir pour un concert de jeunes ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’accompagnement des artistes, 1 pour le catering et 1 référent technique, puis adapte selon le nombre de participants. Tous doivent connaître leur rôle et être présents au moins 2 heures avant l’accueil du public.

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