Jubiläumskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumskonzert braucht mehr als ein gutes Programm. Du koordinierst Künstler, Anmeldungen, Genehmigungen, Technik, Bestuhlung und Catering in der richtigen Reihenfolge. Kläre Veranstaltungsort und Datum zuerst, damit Tonanlage, Beleuchtung und Mobiliar rechtzeitig reserviert werden können. In den letzten Tagen zählen vor allem vollständige Künstlerinformationen, Ernährungswünsche, Besucherlisten und ein klares Briefing für Helfer und Musiker.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Künstler festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Tonanlage reservieren
Beleuchtung reservieren
Stühle und Tische reservieren
Programm drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Besucherliste prüfen
2 Personen
Künstlerbriefing versenden
Freiwillige einteilen
Routen- und Parkinformationen teilen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Tontechnik ausladen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Soundcheck durchführen
5 Personen
Lichttest durchführen
3 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Briefing für das Catering-Team geben
3 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Konzertteil eins begleiten
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause betreuen
4 Personen
Zweiter Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Jubiläumsrede halten
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Abendprogramm ankündigen
Finalkonzert begleiten
4 Personen
Abschied und Dankesrede halten
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente einpacken
3 Personen
Tonanlage abbauen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Materialien zählen und einpacken
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 18
StehtischeAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
BuffetischeAnz. 6

Ausstattung

Mischpult
PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 8
NotenpulteAnz. 12
LesepultlampenAnz. 12
LaptopAnz. 2
USB-SticksAnz. 4
NotenständerAnz. 12
ErsatzsicherungenAnz. 10

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
BatterienAnz. 24

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 8
KlebebandAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 8
SeilAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 200
GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 200
GabelnAnz. 200
LöffelAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 200
StifteAnz. 20
BesucherlistenAnz. 4
ProgrammhefteAnz. 200
KartenkistenAnz. 3

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AllzweckreinigerAnz. 4
ToilettenreinigerAnz. 3
GummihandschuheAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
WarnschilderAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Künstler mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert fest. Frage danach sofort technische Anforderungen, Bühnenplan, Ankunftszeiten und besondere Ausstattung ab.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung spätestens 6 Wochen vor dem Termin. Das wird häufig zu spät erledigt, besonders wenn öffentliche Flächen, zusätzliche Technik oder viele Besucher beteiligt sind.
Öffne die Online-Anmeldung 4 bis 6 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Prüfe die Besucherliste 3 bis 5 Tage vor dem Konzert, damit Namensschilder, Stühle und Catering zur erwarteten Zahl passen.
Plane den Technikaufbau mit ausreichend Zeit: Für Mischpult, PA-Lautsprecher, Mikrofone, Monitore und Bühnenlichter solltest du mindestens 3 Stunden vor Einlass vor Ort sein. Ein Soundcheck von 60 bis 90 Minuten verhindert hektische Änderungen kurz vor Beginn.
Schicke Künstlerbriefing, Routen- und Parkinformationen spätestens 7 Tage vorher. Teile Freiwillige in feste Schichten ein und lege Kabelkanäle, Batterien, Notenpulte sowie gedruckte Programme am Vortag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert planen?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Datum, Ort, Programm und Künstler sollten zuerst feststehen; Genehmigungen, Versicherung und Technik folgen spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert.
Wann sollte man die Einladungen für ein Jubiläumskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Öffne die Anmeldung gleichzeitig und setze einen festen Rückmeldetermin, etwa 10 bis 14 Tage vor dem Konzert.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jubiläumskonzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Bühne, Ton und Beleuchtung ein. Für den Soundcheck mit Mikrofonen, DI-Boxen und Bühnemonitoren kommen zusätzlich 60 bis 90 Minuten hinzu.
Wann muss das Catering für ein Jubiläumskonzert reserviert werden?: Reserviere das Catering spätestens 4 Wochen vorher und übermittle die erwartete Personenzahl 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.

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