Organiser un concert anniversaire sans rien oublier

Un concert anniversaire demande plus qu’une date, une scène et quelques invitations. Il faut coordonner les artistes, les autorisations, le son, l’éclairage, les inscriptions, le catering et l’ouverture du lieu. Cette checklist rassemble 83 tâches et 72 fournitures pour suivre la préparation dans l’ordre, des premières réservations au briefing des artistes. Elle vous aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés, comme les besoins techniques, les badges, le stationnement et les câbles au sol.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Finaliser le programme et les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver l’éclairage
Réserver des chaises et des tables
Faire imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Répartir les bénévoles
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Décharger le matériel sonore
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager le vestiaire des artistes
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première partie du concert
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Prononcer le discours d’anniversaire
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner le concert final
4 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Compter et emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 18
Tables hautesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Portants à vêtementsqté 3
Tables de buffetqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 8
Pupitres de musiqueqté 12
Lampes de pupitreqté 12
Ordinateur portableqté 2
Clés USBqté 4
Pieds de microqté 12
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Ruban adhésifqté 10
Ruban gafferqté 8
Cordeqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 200
Assiettes à dessertqté 200
Verresqté 220
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 200
Fourchettesqté 200
Cuillèresqté 160
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 200
Stylosqté 20
Listes des visiteursqté 4
Brochures du programmeqté 200
Présentoirs à cartesqté 3

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 8
Conteneurs à déchetsqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets fluorescentsqté 8
Panneaux d'avertissementqté 8
Extincteursqté 4

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu avant de contacter les artistes ou de réserver le catering. Vérifiez ensuite les autorisations et l’assurance : ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Demandez à chaque artiste ses besoins techniques et alimentaires au moins 3 semaines avant le concert. Regroupez ces informations dans un briefing unique pour éviter les changements de dernière minute.
Réservez séparément la sonorisation, l’éclairage, les éléments de podium, les chaises et les tables. Prévoyez notamment les microphones, pieds de micro, boîtiers DI, câbles, rallonges et multiprises nécessaires au programme.
Fermez les inscriptions et vérifiez la liste des participants quelques jours avant l’événement. Imprimez le programme, préparez les badges nominatifs et envoyez les informations d’itinéraire et de stationnement avant l’arrivée des invités.
Ouvrez le lieu assez tôt pour installer la table de mixage, les haut-parleurs, les moniteurs de scène, les projecteurs et les panneaux de direction. Gardez du temps pour tester le son, sécuriser les câbles avec des goulottes et vérifier les piles des lampes de pupitre.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert anniversaire ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, les autorisations, l’assurance, le catering et le matériel technique sont les éléments qui risquent le plus de limiter vos choix.
Quand envoyer les invitations pour un concert anniversaire ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant le concert, puis prévoyez une relance 10 à 14 jours avant la date. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser les repas et la disposition des tables et des chaises.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation et l’éclairage ?: Prévoyez au moins 3 heures sur place pour installer et tester la table de mixage, les haut-parleurs, les moniteurs, les microphones et l’éclairage. Ajoutez du temps si plusieurs artistes se succèdent ou si le programme comprend des changements de plateau.
Que faut-il vérifier le jour du concert anniversaire ?: Vérifiez la liste des participants, les badges, le programme imprimé, le catering et les besoins alimentaires. Contrôlez aussi les câbles, les rallonges, les multiprises, les piles, les panneaux de direction et les prévisions météo avant l’ouverture du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.