Checklist para organizar un concierto de aniversario

Organizar un concierto de aniversario exige coordinar artistas, público, permisos y equipos técnicos en el orden correcto. Este plan reúne 83 tareas y 72 materiales, desde confirmar la fecha y el lugar hasta abrir el recinto y revisar el montaje. También contempla las inscripciones, las necesidades técnicas de cada artista, el catering y la información de acceso. Úsalo como guía de trabajo para no dejar decisiones críticas para la última semana.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Registrar el programa y los artistas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar equipo de sonido
Reservar la iluminación
Reservar sillas y mesas
Imprimir el programa
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Enviar briefing a los artistas
Asignar voluntarios
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar la sala de recepción
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Descargar el equipo de sonido
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino del artista
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Realizar la prueba de luces
3 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar briefing al equipo de catering
3 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera parte del concierto
3 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la pausa
4 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Pronunciar el discurso de aniversario
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar el concierto final
4 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Revisar los baños
2 personas
Contar y empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 18
Mesas altascant. 8
Piezas de escenariocant. 12
Percheroscant. 3
Mesas de buffetcant. 6

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 8
Atriles de músicacant. 12
Lámparas de atrilcant. 12
Portátilcant. 2
Memorias USBcant. 4
Atrilescant. 12
Fusibles de repuestocant. 10

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Luces decorativascant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Bateríascant. 24

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 8
Paneles de flechascant. 8
Cinta adhesivacant. 10
Cinta gaffercant. 8
Cuerdacant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 200
Platos de postrecant. 200
Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 200
Tenedorescant. 200
Cucharascant. 160
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Paños de cocinacant. 12

Catering

Compras

Registro

Tarjetas de nombrecant. 200
Bolígrafoscant. 20
Listas de visitantescant. 4
Programascant. 200
Cajones para fichascant. 3

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Limpiador multiusoscant. 4
Limpiador de bañoscant. 3
Guantes de gomacant. 8
Contenedores de basuracant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos fluorescentescant. 8
Señales de advertenciacant. 8
Extintorescant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de diseñar las invitaciones. Si el recinto necesita seguro o autorización específica, tramítalos con varias semanas de margen, porque condicionan el resto del plan.
Recopila las necesidades técnicas de cada artista en un único documento. Pide con antelación los canales, micrófonos, monitores, atriles y conexiones eléctricas necesarios para que el equipo de sonido pueda preparar el montaje.
Abre las inscripciones online y revisa la lista de visitantes al menos 48 horas antes. Usa los datos recogidos para preparar las tarjetas de nombre y calcular sillas, mesas, comida y bebida.
Envía a los artistas un briefing con horarios, accesos, aparcamiento y requisitos técnicos como mínimo 7 días antes. Comparte la misma información con los voluntarios para evitar preguntas durante la apertura.
Haz una comprobación final del pronóstico y del montaje el día anterior. Reserva tiempo para colocar escenario, iluminación, cables protegidos, mesas de buffet, señalización y materiales impresos antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios artistas, inscripciones, catering y alquiler de equipos. Deja cerrados el lugar, los permisos, el seguro y los proveedores al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones del concierto?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y abre las inscripciones al mismo tiempo si necesitas controlar el aforo. Haz un recordatorio 7 días antes y cierra la lista, si es posible, 48 horas antes del concierto.
¿Qué información técnica debo pedir a los artistas?: Solicita entre 3 y 4 semanas antes el número de intérpretes, entradas de audio, micrófonos, monitores, atriles, necesidades eléctricas y tiempo de prueba. Envía el briefing definitivo al menos 7 días antes.
¿Cuándo se prepara el recinto el día del concierto?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la llegada del público para abrir el lugar, montar sonido e iluminación, colocar sillas y mesas, proteger los cables y revisar la señalización. Añade 30 minutos para una prueba técnica final.

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