Jubileumconcert organiseren: checklist en planning

Een jubileumconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk artiesten, vergunningen, techniek, catering, bezoekersstromen en vrijwilligers. Begin met datum, locatie en programma; werk daarna toe naar aanmeldingen, technische afspraken en de uitvoering. Deze checklist bevat 83 taken en 72 spullen, van PA-speakers, microfoons en podiumverlichting tot stoelen, programma’s en route-informatie. Zo zie je wat je vooraf vastlegt en wat op de concertdag nog moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en artiesten vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Verlichting reserveren
Stoelen en tafels reserveren
Programma laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Vrijwilligers indelen
Route- en parkeerinformatie delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur uitladen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting installeren
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestengarderobe inrichten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Lichttest uitvoeren
3 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concertdeel één begeleiden
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Finaleconcert begeleiden
4 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten nalopen
2 personen
Materialen tellen en inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 3
Buffettafelsaantal 6

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 12
Lessenaartlampenaantal 12
Laptopaantal 2
USB-sticksaantal 4
Muziekstandaardsaantal 12
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Pijlenbordenaantal 8
Plakbandaantal 10
Gaffer tapeaantal 8
Touwaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 200
Dessertbordenaantal 200
Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 200
Vorkenaantal 200
Lepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 200
Pennenaantal 20
Bezoekerslijstenaantal 4
Programmaboekjesaantal 200
Kaartjesbakkenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Allesreinigeraantal 4
Toiletreinigeraantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalcontainersaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Fluorvestenaantal 8
Waarschuwingsbordenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 3 weken voor het concert vast. Vraag per artiest naar microfoons, DI-boxen, monitoren, muzieklessenaars en aansluitingen; zo kan de mengtafel en PA passend worden gereserveerd.
Open de online aanmeldingen zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Plan een controle van de bezoekerslijst 7 dagen voor het concert en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf.
Maak voor de opbouw een tijdschema met minstens 2 blokken: eerst podium, stoelen en kabelgoten, daarna licht, geluid en decoratie. Test microfoons, speakers, lessenaartlampen en verlichting vóór de eerste repetitie.
Stuur de artiestenbriefing minimaal 7 dagen voor het jubileumconcert. Zet daarin aankomsttijd, route, parkeren, omkleedplek, geluidscheck en het definitieve programma; vraag ontbrekende informatie direct na.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf als bezoekers buiten moeten parkeren of wachten. Deel route- en parkeerinformatie opnieuw met bezoekers en zorg dat pijlenborden, verlengkabels, stekkerdozen en materialen op de locatie klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Regel vergunningen, verzekering en reserveringen voor geluid, verlichting, meubilair en catering daarna zo snel mogelijk.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een jubileumconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor het concert en open dan ook de online aanmeldingen. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je bezoekerslijst, stoelen en catering kunt afstemmen.
Wanneer verzamel ik technische wensen van artiesten?: Vraag de technische informatie uiterlijk 3 weken voor het concert op. Controleer de gegevens nogmaals 7 dagen vooraf en stuur daarna de artiestenbriefing met aankomsttijd en geluidscheck.
Wat moet ik op de dag van een jubileumconcert controleren?: Open de locatie minimaal 4 uur voor aanvang als er podium, geluid, verlichting en stoelen moeten worden opgebouwd. Controleer daarna de bezoekerslijst, programma’s, naamkaartjes, catering, kabels en de volledige soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.